高校教務(wù)秘書隊伍的現(xiàn)狀及發(fā)展路徑探析

陳思成

【摘 要】伴隨高等教育的迅速發(fā)展，教務(wù)管理工作在高校作用日益凸顯。因此教學(xué)管理制度的改革創(chuàng)新更需要一支高水平的教務(wù)員隊伍。教務(wù)員作為院系、教師、學(xué)生之間的重要紐帶，其職能是否能夠有效發(fā)揮高校教學(xué)工作順利開展有著重要意向。教學(xué)秘書工作的持續(xù)健康發(fā)展，離不開完善合理的教務(wù)秘書選拔機制，健全教務(wù)秘書隊伍的培訓(xùn)機制。為教務(wù)秘書提供合理的發(fā)展通道，促進(jìn)高校教務(wù)員工作積極性，為教學(xué)管理制度的改革創(chuàng)新提供動力。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)管理;教務(wù)秘書;現(xiàn)狀;發(fā)展

中圖分類號： G647.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A文章編號： 2095-2457（2019）32-0177-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.32.083

當(dāng)前伴隨著高等學(xué)校深化教育體制改革的不斷推進(jìn)，加強高校質(zhì)量建設(shè)的主體地位，實在組織教學(xué)、落實教務(wù)計劃、分配教學(xué)資源、收集教學(xué)訴求、協(xié)調(diào)教學(xué)管理等工作，保日常教學(xué)的順利進(jìn)行，發(fā)揮著日益重要的作用。但目前教務(wù)秘書普遍出現(xiàn)的職業(yè)倦怠現(xiàn)象以及工作不受重視、發(fā)展受阻及缺乏合理的培訓(xùn)通道等現(xiàn)狀確日益影響著教務(wù)秘書工作人員的穩(wěn)定性和工作積極性，在一定程度上對教學(xué)管理制度的改革創(chuàng)新產(chǎn)生了阻礙。

1 教務(wù)秘書工作特點

1.1 內(nèi)容多樣、頭緒繁雜、服務(wù)范圍廣

作為院系教育教學(xué)工作最直接的組織者、管理者和參與者，工作內(nèi)容多樣、頭緒繁雜、服務(wù)范圍廣是主要特點。相關(guān)工作涉及學(xué)籍管理、教學(xué)檔案管理、培養(yǎng)方案制訂、任課教師安排、課表制定、各類考試安排與成績修改、教師教學(xué)工作量和科研工作量核算，及各類教學(xué)相關(guān)競賽等，事無巨細(xì)，繁雜瑣碎。教務(wù)秘書工作有著管理和服務(wù)的雙重要求。通過為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)來保證教學(xué)管理正常有序地運行。要做到解教師之急，解學(xué)生所難，通過做好服務(wù)推動教學(xué)管理工作的進(jìn)行，兩者相輔相成，相互促進(jìn)。

1.2 時效性

教務(wù)秘書工作常涉及學(xué)生的考試安排、課程替換、課程審核、選課管理、實習(xí)計劃安排等，這都要求在限定時間內(nèi)及時完成，以以防影響學(xué)校和學(xué)院整體教學(xué)計劃安排以及學(xué)生的成績級畢業(yè)。

1.3 掌握政策靈活性

各高校靈活的教育管理規(guī)章制度都是緊緊圍繞國家和地方的教育方針政策制定的。教務(wù)秘書必須靈活掌握才能在教學(xué)管理中按照政策指示，做好相關(guān)工作。在堅持具原則之外，需堅持人文關(guān)懷。如教師突發(fā)性疾病、學(xué)生因病休學(xué)、受傷免修相關(guān)課程、學(xué)生自主降級等，需堅持“以人為本”的理念，辦理好相關(guān)手續(xù)。

1.4 教學(xué)事件的突發(fā)性

教學(xué)秘書工作中教學(xué)事件的突發(fā)性常有發(fā)生。大到學(xué)生的突然受傷，小到一次簡單的調(diào)課都需要及時的解決。相關(guān)類似的狀況一旦發(fā)生，就需要準(zhǔn)確、及時、合理的解決問題，盡可能降低不良影響，杜絕和防止教學(xué)事故的發(fā)生。這就要求教務(wù)秘書在工作實踐中掌握處理應(yīng)急事件的方法，不斷總結(jié)、積累經(jīng)驗，提高教務(wù)管理水平和成效。

2 教務(wù)秘書工作現(xiàn)狀

2.1 缺少相關(guān)的專業(yè)背景和系統(tǒng)的教育

伴隨高等教育改革不斷深入發(fā)展，高校招生規(guī)模不斷擴大，教務(wù)秘書面臨著更多新挑戰(zhàn)。如果缺乏相關(guān)的專業(yè)背景，往往會碰到難以理解的學(xué)科及專業(yè)問題，因此也就很難在專業(yè)課程建設(shè)和教材建設(shè)過程中發(fā)揮作用。大家對教務(wù)秘書的工作認(rèn)識是繁瑣、簡單的事務(wù)性的工作。對該崗位的職業(yè)認(rèn)知仍停在不需要任何的管理理念便可以做的層面上。加之對教務(wù)秘書隊伍的重視程度不夠，缺乏對教務(wù)秘書的科研要求，忽視對教務(wù)秘書的培訓(xùn)。直接導(dǎo)致了教務(wù)秘書在繁忙的工作中忽視自身的提升。教務(wù)秘書從開學(xué)到學(xué)期結(jié)束，從上班到下班都要處理各種學(xué)生學(xué)習(xí)相關(guān)事務(wù)，部分教務(wù)秘書還兼職行政事務(wù)，都導(dǎo)致培訓(xùn)時間缺乏。

2.2 缺少激勵機制和工作激情

教務(wù)秘書職稱、職務(wù)晉升通道相對狹窄，與輔導(dǎo)員和機關(guān)職員相比缺少更加直接的晉升路徑。當(dāng)前多數(shù)教務(wù)秘書有學(xué)歷，但缺乏單獨的職稱評定制度，職稱評審?fù)c機關(guān)行政人員一起參加，競爭處于劣勢。甚至出現(xiàn)評上副高領(lǐng)取的還是科員檔次津貼的情況。在職務(wù)晉升方面，機關(guān)行政人員上升的空間比較大，而很多教務(wù)秘書晉升通道狹窄，嚴(yán)重挫傷了他們的工作積極性。由于教務(wù)工作繁雜，很多的教務(wù)秘書在工作中只是單純的應(yīng)付工作，這種消極的情緒和懶散的狀態(tài)，在一定程度上影響教務(wù)秘書整體工作能力提高。

2.3 高校教務(wù)秘書頻繁更換，隊伍不穩(wěn)定

教務(wù)秘書所在的系部和自己的專業(yè)缺乏共通性，教務(wù)秘書工作成為了過渡工作，一旦有選擇，就會選擇辭其他部門工作。全天坐班的制度，事務(wù)的繁雜、枯燥，工作量大，涉及范圍廣，工資待遇相對較低，在職稱評定、職務(wù)晉升和科研項目等方面得不到重視，造成了人員流動比較大。教務(wù)秘書頻繁的更換間接地影響了教學(xué)管理質(zhì)量。

3 高校教務(wù)秘書工作發(fā)展展望

3.1 提高對教務(wù)秘書工作重要性的認(rèn)識

教務(wù)管理工作是專業(yè)性、系統(tǒng)性很強的工作，是高校的重要中心工作之一。教務(wù)秘書崗位更是系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，是具體工作的執(zhí)行者。這就要求教務(wù)秘書要有強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感以及極大地耐心，要保持積極樂觀的情緒，寬松的心理，積極加強與各個部門之間的配合。提高高效的溝通協(xié)調(diào)方式從而形成明確目標(biāo)、一致步調(diào)的局面。要不斷地提高了自身的認(rèn)知能力和創(chuàng)新能力，保證能夠積極主動開展有成效的工作，實施計劃管理和質(zhì)量管理。

3.2 加強后備人才儲備

院系需推動雙崗位制度的建立，積極采用老人帶新人的辦法，在具體的工作實踐中帶動新進(jìn)教務(wù)秘書工作能力和管理水平的快速提升，因此可以有效的解決因人員頻繁調(diào)動和教務(wù)秘書轉(zhuǎn)崗等狀況而導(dǎo)致教務(wù)秘書崗位真空現(xiàn)象。有效的連接先后工作，增強相關(guān)工作持續(xù)穩(wěn)定性。

3.3 建立對教務(wù)秘書崗位職責(zé)的有效制度設(shè)計

各管理部門在多項業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)教務(wù)秘書，同樣受崗位層次職責(zé)定位所限，導(dǎo)致了了教務(wù)秘書工作頭緒多、范圍廣、任務(wù)重。教務(wù)秘書有責(zé)無權(quán)的工作狀態(tài)，使得二者無法有效的統(tǒng)一，工作成為了跑腿員。崗位職責(zé)劃分不清晰，帶來了更大的工作量。要對教務(wù)秘書崗位職責(zé)進(jìn)一步開展調(diào)查研究，以“人文關(guān)懷，科學(xué)管理”的指導(dǎo)思想，實現(xiàn)教務(wù)秘書管理工作的轉(zhuǎn)變和調(diào)整。

3.4 建立教務(wù)秘書系統(tǒng)培訓(xùn)制度

建立教務(wù)秘書的專項培訓(xùn)和考評體系，制定培訓(xùn)計劃，劃撥專項培養(yǎng)經(jīng)費，建立教務(wù)秘書培訓(xùn)制度，開展有針對性的培訓(xùn)。要將培訓(xùn)重點放在教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)能力、整體素質(zhì)提高上面，強化教務(wù)管理人員思想政治教育與職業(yè)道德教育，促使形成樹立為教學(xué)、師生服務(wù)的敬業(yè)意識和奉獻(xiàn)精神。積極安排教務(wù)秘書外出進(jìn)修、考察、研討交流，借鑒優(yōu)秀的教學(xué)管理經(jīng)驗，豐富自身的工作方式和方法。結(jié)合現(xiàn)實發(fā)展?fàn)顩r，制定科學(xué)化的、人本主義的激勵機制，表彰和獎勵在教務(wù)管理工作中作出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)集體和個人;展示同行中優(yōu)秀的工作成果，推廣先進(jìn)經(jīng)驗。對在相關(guān)工作中考核優(yōu)秀者予以晉升職務(wù)、職稱或相對應(yīng)的薪酬待遇?？己瞬缓细裾呒皶r調(diào)整崗位或者離崗培訓(xùn)。對工作考核中出現(xiàn)的共性或突出問題，及時調(diào)研并提出切實可行的解決方案，因此來提升教務(wù)秘書工作積極性和工作效率，促進(jìn)教務(wù)秘書隊伍的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

3.5 以制度規(guī)范教務(wù)秘書的晉升和發(fā)展空間

職業(yè)生涯的晉升和發(fā)展是教務(wù)秘書工作獲得學(xué)校和社會認(rèn)可的重要外在表現(xiàn)。作為教務(wù)管理工作的直接參與者和具體執(zhí)行者，工作得到認(rèn)可無疑會進(jìn)一步提升整個隊伍干事創(chuàng)業(yè)的積極性，形成良性發(fā)展。所以，從制度上對教務(wù)秘書工作予以規(guī)范，不斷增強對教務(wù)秘書工作的重視，持續(xù)提高教務(wù)秘書的地位，積極改善教務(wù)秘書的待遇，合理的設(shè)定教務(wù)秘書的職業(yè)發(fā)展道路和晉職空間，開辟建立一條教務(wù)秘書的晉升晉級渠道。以制度留人，才能持續(xù)保持教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定，促進(jìn)教務(wù)教學(xué)管理水平的提升。

教務(wù)秘書在教學(xué)管理中占有舉足輕重的地位，嘗試改變目前教務(wù)秘書隊伍的窘境，如何更加以規(guī)范的、制度化的方式提升教學(xué)秘書在一線教學(xué)管理中的地位教務(wù)秘書隊伍建設(shè)工作需要重點思考的問題。綜上所述，保持一支持續(xù)穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊伍，維持好積極向上、高效執(zhí)行，有著工作熱情的教務(wù)秘書工作團(tuán)隊，才是保證高校各項教學(xué)管理工作持續(xù)、健康、有序地運行的重要基石。采用合理化的教務(wù)秘書保障和制度措施，才能建設(shè)和諧的、綜合素質(zhì)過硬的教學(xué)秘書隊伍，才能為學(xué)校教學(xué)管理工作的改革與可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動力和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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