基于前端控制的管理類專碩實(shí)踐教學(xué)電子記錄存檔資政研究

葉忠明

摘? 要：本文基于前端控制理念，分析了實(shí)踐教學(xué)中形成的各類電子存檔維護(hù)過程的原始性、消除記錄“黑箱”、兼顧多主體介入等因素，探討了保持存檔與資政有序銜接的措施和充分發(fā)揮電子存檔在提升實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量、凝練優(yōu)勢特色、增強(qiáng)創(chuàng)新能力和就業(yè)應(yīng)對等教學(xué)管理資政功效的實(shí)現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：前端控制;研究生實(shí)踐教學(xué);質(zhì)量控制;存檔資政

1 引言

我國當(dāng)前的專業(yè)學(xué)位研究生教育和人才培養(yǎng)已經(jīng)進(jìn)入規(guī)?；癄顟B(tài)。針對管理類專業(yè)學(xué)位碩士研究生實(shí)踐教學(xué)的培養(yǎng)定位和服務(wù)需求，存檔資政的精益化管理問題顯得十分重要。本文擬引入前端控制理論，探索電子存檔在提升實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量、凝練優(yōu)勢特色、增強(qiáng)創(chuàng)新能力和就業(yè)應(yīng)對等領(lǐng)域的資政渠道，全過程發(fā)揮檔案在全面培養(yǎng)高層次應(yīng)用型人才中的作用。

2 基于前端控制的實(shí)踐教學(xué)電子存檔的預(yù)設(shè)與規(guī)劃

實(shí)踐教學(xué)體系“具有科研合作、產(chǎn)品開發(fā)、社會(huì)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流與咨詢平臺(tái)等多元化功能”[1]和“校內(nèi)實(shí)踐、課外實(shí)踐、社會(huì)實(shí)踐”三個(gè)類型，[2]其實(shí)質(zhì)是基于能力的培養(yǎng)模式。實(shí)踐教學(xué)過程是結(jié)果導(dǎo)向和反向設(shè)計(jì)，結(jié)果與過程形成緊密的邏輯關(guān)系，其中的電子文件形成和參與過程質(zhì)量控制顯得更加重要。

前端控制理論根源于法國檔案學(xué)者C·若加雷（Cif Gareth）提出的“考慮適當(dāng)?shù)母深A(yù)時(shí)機(jī)”，前端控制是“以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)管理者對電子文件的干預(yù)，把后端控制的管理活動(dòng)移到前端”[3]。這一理論用于管理類專業(yè)學(xué)位碩士研究生實(shí)踐教學(xué)過程，根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對生成的各類各層次電子管理文檔過程進(jìn)行系統(tǒng)安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，在實(shí)踐教學(xué)各實(shí)施環(huán)節(jié)和管理流程中嵌入預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，這樣就對科學(xué)設(shè)計(jì)實(shí)踐教學(xué)的電子管理文檔提出了很高的要求。

實(shí)踐教學(xué)電子管理文檔前端控制設(shè)計(jì)和規(guī)劃應(yīng)在流程完整、記錄完整、主體參與、高效資政等方面加以強(qiáng)化。

2.1 維護(hù)實(shí)踐教學(xué)流程的原始性和完整性。前端控制的基本思想是預(yù)先規(guī)劃和嵌入。由于“運(yùn)用前端控制去指導(dǎo)文件應(yīng)如何生成、如何運(yùn)轉(zhuǎn)，無疑是使檔案進(jìn)入了一個(gè)被制造的程序”[4]，會(huì)影響文件的“痕跡”記錄、“痕跡”督查和“痕跡”還原的作用。因此，需要在保持原有流程不變的基礎(chǔ)上進(jìn)行前端控制的設(shè)計(jì)。

2.2 消除電子記錄“黑箱”存在的可能性。在對研究生實(shí)踐教學(xué)的實(shí)施和管理過程中，有很多環(huán)節(jié)是電子文件信息系統(tǒng)無法直接介入記錄的，比如：研究生進(jìn)入校外實(shí)踐教學(xué)現(xiàn)場的過程，包括出勤情況、進(jìn)度情況、實(shí)踐階段成果等等，為了減少信息“黑箱”現(xiàn)象的存在，就有必要事先考慮對數(shù)字化歸檔范圍進(jìn)行規(guī)劃，明確不同類型電子檔案的價(jià)值，以求體現(xiàn)實(shí)踐教學(xué)過程數(shù)據(jù)不僅具有“實(shí)體檔案的憑證價(jià)值和歷史價(jià)值”，還應(yīng)具有“電子文件的利用價(jià)值和保管價(jià)值”[5]。

2.3 確保電子記錄主體參與的全面性。研究生實(shí)踐教學(xué)記錄存檔信息的生成執(zhí)行主體是多元化的，包括各層級(jí)教學(xué)管理部門、校內(nèi)外指導(dǎo)教師、研究生本人，這些信息生成執(zhí)行主體存在的場合各不一樣，因此規(guī)劃前端控制下的實(shí)踐教學(xué)電子存檔時(shí)，首先必須考慮這些主體可以適時(shí)、適地、適境介入并提供或生成信息工作;其次，還要從效率、便利等因素充分考慮他們介入的時(shí)間、權(quán)限、所處空間位置，以便完整、快捷、及時(shí)生成信息。

2.4 統(tǒng)籌電子記錄保存與資政的銜接性。通常開展一輪研究生實(shí)踐教學(xué)會(huì)延續(xù)較長時(shí)間，這就向設(shè)計(jì)者提出了要系統(tǒng)性考慮電子存檔和資政相互銜接的命題。往往，針對實(shí)踐教學(xué)過程的信息生成（或獲?。⑿畔⒓庸ぬ幚硐鄬θ菀走B接在一起，并得到實(shí)現(xiàn)，但是如何資政、如何實(shí)現(xiàn)資政功能，則可能會(huì)有由于多重資政需求、多樣資政渠道而分散電子存檔的利用功效。換言之，如果存在多需求、多方向、多目標(biāo)的資政功能，可能會(huì)加大整個(gè)電子存檔資政系統(tǒng)設(shè)計(jì)的難度，即便如此，也務(wù)必做到在信息系統(tǒng)中的電子存檔和資政的一體化銜接。

3 實(shí)踐教學(xué)文件類別劃分

從研究生實(shí)踐教學(xué)存檔資政的全過程來看，應(yīng)重點(diǎn)形成的存檔記錄包括管理制度、總綱規(guī)范、過程實(shí)施、過程總結(jié)、質(zhì)量控制等5個(gè)類別。

3.1 實(shí)踐教學(xué)管理制度類。實(shí)踐教學(xué)管理制度類文件是由管理部門制定對實(shí)踐教學(xué)目標(biāo)、內(nèi)容、過程、結(jié)果考核和質(zhì)量控制等方面進(jìn)行組織管理的規(guī)定和要求。在一個(gè)培養(yǎng)單位內(nèi)部，這種管理制度具有強(qiáng)制性和權(quán)威性，但也會(huì)隨著實(shí)踐教學(xué)外部環(huán)境、內(nèi)在要求的變化而廢止、修訂、調(diào)整。

3.2 實(shí)踐教學(xué)總綱規(guī)范類。實(shí)踐教學(xué)總綱規(guī)范類文件主要有內(nèi)容指導(dǎo)、行動(dòng)規(guī)范兩大類別。實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容指導(dǎo)，即教學(xué)大綱，這是實(shí)踐教學(xué)的總綱，包括實(shí)踐教學(xué)目標(biāo)定位、適用對象、實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)、實(shí)踐教學(xué)組織方式、過程控制措施和要求、實(shí)踐教學(xué)的結(jié)果要求、實(shí)踐教學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)等等;實(shí)踐教學(xué)行動(dòng)規(guī)范，包括勞動(dòng)紀(jì)律要求、職業(yè)道德規(guī)范、總結(jié)撰寫規(guī)范、調(diào)查報(bào)告撰寫規(guī)范、實(shí)踐教學(xué)手冊填報(bào)規(guī)范等等。這些規(guī)范可以由培養(yǎng)單位和實(shí)踐教學(xué)基地雙方共同制定發(fā)布，作為導(dǎo)師和研究生日常實(shí)踐活動(dòng)中的行動(dòng)守則。

3.3 實(shí)踐教學(xué)過程實(shí)施類。實(shí)踐教學(xué)過程實(shí)施類文件是根據(jù)實(shí)踐教學(xué)大綱要求，針對某一特定時(shí)期或某一特定年級(jí)的研究生開展實(shí)踐教學(xué)過程產(chǎn)生的各種記錄。包括實(shí)踐教學(xué)實(shí)施方案、實(shí)踐教學(xué)個(gè)人計(jì)劃、實(shí)踐教學(xué)派遣或崗位分配證明輪崗記錄和個(gè)人實(shí)踐過程記錄等4類。這類過程記錄如果不進(jìn)行前端控制設(shè)計(jì)，很容易形成前述的“黑箱”類信息，容易出現(xiàn)遺漏。

3.4 實(shí)踐教學(xué)過程總結(jié)類。實(shí)踐教學(xué)過程總結(jié)類文件是在實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)全部實(shí)施之后，根據(jù)實(shí)施過程和效果進(jìn)行總結(jié)評(píng)價(jià)而形成的記錄，包括實(shí)踐教學(xué)個(gè)人總結(jié)、社會(huì)或?qū)I(yè)調(diào)查報(bào)告、各類實(shí)踐教學(xué)業(yè)績統(tǒng)計(jì)與證明、實(shí)踐教學(xué)考核過程記錄和結(jié)果報(bào)告等。這類記錄具有內(nèi)容豐富、信息全面、相互印證的鏈條長或角度多的特征。

3.5 實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量控制類。實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量控制類文件是各級(jí)教學(xué)管理部門設(shè)定并發(fā)布實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，具有實(shí)踐教學(xué)過程進(jìn)行監(jiān)控功能，涉及質(zhì)量評(píng)價(jià)體系、計(jì)劃控制資料、過程記錄、教學(xué)總結(jié)、巡查督導(dǎo)等許多方面。這類記錄在內(nèi)容邏輯上具有較強(qiáng)關(guān)聯(lián)性特征。

4 保障電子記錄資政功能發(fā)揮的前端控制機(jī)制

“提高檔案資政服務(wù)能力是提高檔案綜合服務(wù)能力的重要途徑”。[6]研究生實(shí)踐教學(xué)記錄的效用與教學(xué)質(zhì)量控制是融為一體的，僅就研究生實(shí)踐教學(xué)記錄存檔這一特定對象來看，可以發(fā)揮診斷、評(píng)價(jià)、改進(jìn)等資政功能。為充分發(fā)揮存檔記錄的資政功能，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量全面提升、培養(yǎng)模式優(yōu)化改進(jìn)和增強(qiáng)就業(yè)管理應(yīng)對水平，應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)控制、實(shí)體印證和過程控制機(jī)制。

4.1 建立記錄存檔風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。實(shí)踐教學(xué)記錄存檔管理必須重點(diǎn)關(guān)注各個(gè)環(huán)節(jié)上可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，包括接收記錄存檔資料與要求標(biāo)準(zhǔn)不符、記錄內(nèi)容屬性或分類屬性錯(cuò)誤、記錄損毀、記錄流轉(zhuǎn)缺失等等風(fēng)險(xiǎn)。因此需要建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理方法，建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對的系列機(jī)制，針對“檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發(fā)生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動(dòng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患”[7]，認(rèn)真做好實(shí)踐教學(xué)記錄存檔各環(huán)節(jié)上的安全保護(hù)、資料備份。

4.2 建立電子記錄與實(shí)體檔案的相互印證機(jī)制。實(shí)踐教學(xué)過程的電子信息能夠即時(shí)生成并存檔，但這類信息往往是由系統(tǒng)加工處理的，直接用于教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)價(jià)可能缺乏客觀性，也就是說缺乏可以證明這類信息存在的事實(shí)證據(jù)或依據(jù)。因此，需要加強(qiáng)在生成電子文件控制的同時(shí)，要求信息提供者通過上傳等方式加載事實(shí)證據(jù)的圖片等證明，并且保存好相應(yīng)的實(shí)物證據(jù)，形成電子信息與實(shí)體檔案之間的相互印證，這樣對于實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)和監(jiān)督而言，就有了可信、客觀的核查依據(jù)。

4.3 建立實(shí)踐教學(xué)與質(zhì)量監(jiān)控的過程控制機(jī)制。“提高質(zhì)量、內(nèi)涵發(fā)展”是新時(shí)期研究生教育的核心任務(wù)[8]。按照教育部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)研究生思想政治教育的若干意見》的要求，引入電子記錄存檔與資政前端控制理念，建立前端控制機(jī)制，對確保每個(gè)環(huán)節(jié)中嵌入各項(xiàng)質(zhì)量要求和控制措施，推進(jìn)政產(chǎn)學(xué)研合作的“多方共贏、持續(xù)發(fā)展”目標(biāo)要求[9]注入了新的控制手段和方法。

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（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院? ? 來稿日期：2019-08-20）