解析信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

李艷芳

摘 要：基于解析信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化。首先分析出信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義，以及信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化存在的問題。其次分析出信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效策略。最后分析出在社會信息化的迅速發(fā)展下，行政事業(yè)單位的檔案管理逐漸科學(xué)化，行政事業(yè)單位要重視檔案管理工作，來提高單位的檔案管理水平，實現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理。

關(guān)鍵詞：信息化時代;行政事業(yè)單位;檔案管理;科學(xué)化

伴隨著社會時代的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)。在信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理更加科學(xué)化。檔案管理包含著一定的技術(shù)性，做好檔案管理工作不僅可以提高單位的整體管理水平，對推動行政事業(yè)單位的發(fā)展也具有重要的意義。因此相關(guān)部分要高度重視行政事業(yè)單位檔案管理工作，提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和水平，來促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

一、信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

檔案管理作為一項基礎(chǔ)性的工作，具有管理性、服務(wù)性、政治性。在信息化的發(fā)展中，提高檔案管理科學(xué)化水平，保證單位高效的運(yùn)行，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化是信息化社會發(fā)展的必然要求。因此要加強(qiáng)檔案管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，滿足行政事業(yè)單位的需求，并且不斷的完善檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。而且檔案管理已經(jīng)不僅是一份抄寫和保管的工作，提高檔案管理工作者的積極性。從而科學(xué)化的檔案管理是行政事業(yè)單位深化改革的重要保證。

二、信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化存在的問題

（一）不夠重視檔案管理工作

我國行政事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，相對比一些發(fā)達(dá)國家仍然有很大的差距。主要是由于部分行政事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，在工作中缺乏健全的管理制度。并且檔案管理工作的內(nèi)容較多，檔案管理工作者對設(shè)備和技術(shù)缺乏有效的利用，導(dǎo)致檔案管理的效果不理想，現(xiàn)代化水平較低，使檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置比較混亂。而且行政事業(yè)單位沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)，以及缺乏科學(xué)性的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作中的隨意且盲目。同時行政事業(yè)單位沒有結(jié)合部門的實際情況制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，使檔案資料的難以開發(fā)和利用，在一定程度上影響了行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和份工作效率。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員

在目前我國行政事業(yè)單位檔案管理中，部分從事檔案管理的工作人員，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)技能和管理能力，無法滿足檔案管理的根本需求。部分行政事業(yè)單位的檔案管理人員還是從其他部分所轉(zhuǎn)過來的，由于身兼數(shù)職，不能將全部精力放在檔案管理工作上，從而導(dǎo)致檔案管理水平低下，使檔案的利用率不高。并且行政事業(yè)單位對檔案管理人員的素質(zhì)要求在不斷的提高，但沒有對檔案管理人員的開展有效的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和文化素質(zhì)比較滯后，在進(jìn)行檔案管理時明顯力不從心，難以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）資金投入較少

由于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在檔案管理工作方面的資源投入也較少。在單位的各種配置都更換的情況下，也沒有及時的置換檔案管理工作設(shè)備，使檔案管理部門的工作環(huán)境比較簡陋，設(shè)備陳舊落后，檔案柜也不夠高尚。而且部分行政事業(yè)單位的檔案室依舊沿用紙質(zhì)檔案，沒有現(xiàn)代的管理設(shè)備，缺少計算機(jī)辦公設(shè)備，從而影響了檔案管理工作者的工作積極性，長此以往，使檔案管理工作效率下降，無法達(dá)到檔案管理的科學(xué)性目標(biāo)。

（四）信息化管理程度低

在信息化行政事業(yè)單位檔案管理的工作中，檔案管理科學(xué)化已經(jīng)步入了檔案管理工作。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理走向也順應(yīng)了時代的發(fā)展需求，但在部分行政事業(yè)單位的檔案管理工作上，沒有自身的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。盡管部分事業(yè)單位有網(wǎng)絡(luò)有網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，但也沒有安排專門的管理人員進(jìn)行維護(hù)，使網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)流于形式。而且還有部分行政事業(yè)單位沿用的紙質(zhì)檔案，不僅不利于檔案的長期保存，還使檔案管理工作的質(zhì)量下降，降低了檔案管理檢索查閱的工作效率，浪費成本。

三、信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效策略

（一）完善管理制度

在信息化時代下行政事業(yè)單位檔案管理中，要改變行政事業(yè)單位對檔案管理的認(rèn)知程度。首先要加強(qiáng)對檔案管理的宣傳工作，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加大宣傳力度，對檔案管理的相關(guān)知識和法律法規(guī)進(jìn)行詳細(xì)的講解，使行政事業(yè)單位和檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作。[2]其次事業(yè)單位還根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定一套健全的檔案管理制度，不僅對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，還要對單位領(lǐng)導(dǎo)也有一定的制約力，將管理的責(zé)任劃分到每一個人的身上，對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為要都要進(jìn)行規(guī)范化的管理，推動檔案管理的有效進(jìn)展。并且要在不斷的實踐摸索中，對檔案管理制度進(jìn)行完善與創(chuàng)新，采取合理的手段保證制定的各項制度得到落實，提高檔案管理制度的有效性。而且要定期組織考核，賞罰分明，對于工作優(yōu)秀的給予實質(zhì)獎勵，對于不能履行制度的人員適當(dāng)?shù)膽土P，從而調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提高檔案管理人員的工作動力。同時要保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高檔案案卷的管理質(zhì)量。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的管理人員

在行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。因此行政職業(yè)單位要定期開展檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊。首先行政事業(yè)單位要緊跟社會發(fā)展的步伐，及時更新檔案管理技術(shù)，引進(jìn)最先進(jìn)的管理方案進(jìn)行檔案管理。[3]同時行政事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作人員的思想建設(shè)，使管理人員明確自身的職責(zé)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不要抱有僥幸的心理敷衍工作，要真正投入到檔案管理的工作中，來保證檔案管理的科學(xué)化，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。其次檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，在管理人員具備專業(yè)的知識后，也要具備一定的管理能力，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任感和使命感。在信息化的時代，要讓檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)，掌握管理方法，用知識提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。并且檔案管理人員要掌握相關(guān)的法律法規(guī)，具備較高的職業(yè)道德，切實做好檔案管理工作。

（三）加大資金投入

在行政事業(yè)單位檔案管理工作中，要想實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就要滿足信息時代對檔案管理工作提出的要求。因此行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要在檔案管理工作的設(shè)施上，要加大資金的投入，充分利用計算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立一套高效的檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確的導(dǎo)入檔案信息，實現(xiàn)檔案管理的自動化處理，提高檔案管理檢索效率。[4]并且要改善檔案室的管理工作環(huán)境。在舒適的環(huán)境下工作，會提高檔案管理工作人員的工作熱情。而且要在檔案室配備檔案的專用柜子和消防設(shè)備，完善信息化的檔案管理工作。因此要為檔案室配備計算機(jī)，實施網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

（四）實現(xiàn)檔案管理的信息化

在信息技術(shù)的發(fā)展下，計算機(jī)得到了廣泛的使用，在各個領(lǐng)域中都發(fā)揮到了重要的作用。行政事業(yè)單位的檔案管理也要與時俱進(jìn)，引進(jìn)信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信心花。[5]首先可以將紙質(zhì)檔案認(rèn)真核查后，用掃描儀將檔案資料掃描到電腦上，建立電子檔案。并且對檔案設(shè)置關(guān)鍵詞搜索，方便檔案信息的查詢與管理。其次要對每一個檔案進(jìn)行編號，通過輸入編號就可以隨時的調(diào)檔，提高檔案管理工作的效率。而且利用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行備份，防止檔案資料的流失。因此將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅可以降低檔案管理的成本，還方便檔案管理人員進(jìn)行有效的管理，提高檔案管理的工作水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在社會信息化的迅速發(fā)展下，行政事業(yè)單位的檔案管理逐漸科學(xué)化。雖然我國行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在著一些問題，但行政事業(yè)單位對檔案管理工作不斷的完善與創(chuàng)新，緊跟時代的發(fā)展步伐，重視檔案管理工作，采用合理的手段來培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)知識和職業(yè)道德，充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性。從而來實現(xiàn)信息化檔案管理的科學(xué)化，提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5] 劉玲.順應(yīng)信息化潮流 大力推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理[J].今日財富：中國知識產(chǎn)權(quán)，2017.