論全程干預(yù)式檔案館“軟安全”建設(shè)

王蒙

摘? 要：檔案館安全，依是否有人工干預(yù)，分為“軟安全”和“硬安全”。通過對“軟安全”和“硬安全”可靠度特性分析。發(fā)現(xiàn)在“硬安全”環(huán)境相對穩(wěn)定的情況下，“軟安全”是影響檔案館安全的最大變量與風(fēng)險，是檔案館安全工作的重中之重。南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館在貫徹“三位一體”安全工作原則時，加強(qiáng)了對以“人防”為核心的“軟安全”的全程干預(yù)，收效良好。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案安全;軟安全;硬安全;人工干預(yù);安全管理

Abstract： Archives security， according to whether there is manual intervention， is divided into 'Soft security' and 'hard security'. By analyzing the reliability characteristics of 'soft security' and 'hard security'， It is found that under the relatively stable environment of 'hard security'， 'soft security' is the biggest variable and risk affecting the security of archives， and it is the top priority of the security work of archives. Nanyang Urban and Rural Planning and Construction Archives， when implementing the 'Trinity' security work principle， strengthened the whole-process intervention in 'soft security' with 'civil air defense' as the core， and achieved good results.

Keywords： Archives; File security; Soft security; Hard security; Manual intervention; Security management

“人防、物防、技防‘三位一體'的安全防范體系” [1]是我國檔案館普遍采用的安防體系，也是檔案館安全工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。在安全領(lǐng)域，有一種依照是否有人工干預(yù)，將安全“分為硬安全與軟安全”[2]進(jìn)行研究的方法。依照這種方法，“硬安全”大致對應(yīng)著檔案安全防范體系中的“物防、技防”，而“軟安全”對應(yīng)著其中的“人防”。學(xué)界在檔案館安全研究上，對“三位一體”安全體系進(jìn)行整體性研究的多，對人防、物防、技防分別進(jìn)行研究的少，分“軟安全”“硬安全”研究的還未見有成果發(fā)表。

本文以南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館安全工作實(shí)踐為例，嘗試對檔案館“軟安全”進(jìn)行初步探討。

1 檔案館“硬安全”“軟安全”定義

1.1 檔案館“硬安全”定義。陳健庚“把機(jī)械設(shè)備、物理環(huán)境等生產(chǎn)條件的安全（不需要人現(xiàn)時的參與）稱作本質(zhì)安全[3]”，即“硬安全”。比照這個定義，我們將檔案館“硬安全”定義為：在檔案館安全工作中與自然、物理環(huán)境、設(shè)備裝具相關(guān)，不需要人現(xiàn)時的參與的安全稱作“硬安全”。

1.2 檔案館“軟安全”定義。陳健庚“把需要人現(xiàn)時地采取正確行為的安全稱作軟安全[4]”。比照這個定義，我們將檔案館“軟安全”定義為：在檔案館安全工作中與人相關(guān)，需要人現(xiàn)時地采取正確行為的安全稱作“軟安全”。

2 “軟安全”和“硬安全”界分及可靠程度分析

2.1 “軟安全”和“硬安全”界分。檔案界人防、物防、技防“三位一體”安全防范體系，與“軟安全”“硬安全”并不是完全重合或一一對等。但大體上“三位一體”安全防范體系中的“人防”對應(yīng)“軟安全”的范疇，“物防”對應(yīng)“硬安全”的范疇。只有“技防”比較特殊，從“技防”依賴和使用的設(shè)施設(shè)備看，它應(yīng)該屬于“硬安全”的范疇;但如果從其發(fā)揮安全效能時，往往離不開人的參與，甚至必須有賴于人的參與行為看，它不應(yīng)該完全歸入“硬安全”的范疇。

因此，實(shí)際工作中，并不能簡單地將“物防”“技防”對應(yīng)“硬安全”、將“人防”對應(yīng)“軟安全”。而是要以“有無人為參與”為標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)安全措施實(shí)施時，是否有人為參與進(jìn)行再劃分。安全措施實(shí)施時，有人為參與的就是“軟安全”，沒有人為參與的就是“硬安全”。

2.2 “軟安全”和“硬安全”可靠程度特性分析。由于“軟安全”和“硬安全”構(gòu)成成分的特性差異，其各自的可靠程度有所不同?！坝舶踩钡膶?shí)現(xiàn)“主要是通過工程技術(shù)硬手段，且可靠度高[5]”，而“軟安全”往往“需要人現(xiàn)時地采取正確行為（或安全措施）來[6]”實(shí)現(xiàn)?！耙环矫嫒俗罹哂徐`活性和能動性[7]”，使得“軟安全”在包括檔案館安全在內(nèi)的眾多具體生活實(shí)踐中得到廣泛應(yīng)用，另一方面，“人容易受到各種因素的影響，具有不穩(wěn)定性，使軟安全可靠度很低[8]”，成為檔案館安全的大隱患。而“人是否會現(xiàn)時采取正確行為，主要是通過教育管理、法制等軟手段來實(shí)現(xiàn)[9]”，具有可塑性。

3 檔案館“軟安全”可靠性控制的三個要點(diǎn)

檔案館“軟安全”的核心是“人防”，即要求我們在檔案館安全工作中“現(xiàn)時地采取正確行為”。[10]而正確行為的形成則需要長期的安全管理教育、安全技能訓(xùn)練以及潛移默化的安全習(xí)慣養(yǎng)成。

3.1 安全意識形成。安全意識的形成，是一個長期刺激的積累過程。只有在檔案館工作的全過程、全環(huán)節(jié)、全方位上，利用一切形式對員工進(jìn)行安全警示、提醒、提示。使每一位進(jìn)入檔案館工作崗位的人，在潛意識中，形成安全意識，為日后的正確行為選擇奠定基礎(chǔ)。

3.2 肌肉記憶獲得。人體的肌肉是具有記憶效應(yīng)的，同一種動作重復(fù)多次之后，肌肉就會形成條件反射。人體肌肉獲得記憶的速度十分緩慢，但一旦獲得，它就不會忘記這種狀態(tài)。[11]檔案安全行為中諸如滅火器使用，消防、消毒設(shè)備操作，備份發(fā)電機(jī)啟動，等等，不僅要有操作手冊指引，也需要通過反復(fù)演練、操練，獲得肌肉記憶。以便在面臨安全問題時，及時做出正確反應(yīng)。

3.3 錯誤的正常反應(yīng)矯正。所謂錯誤的正常反應(yīng)，是指在正常環(huán)境或情況下的某些反應(yīng)和動作，在檔案館卻可能是錯誤或致命的。比如遇火用水、遇濕曬烤這種的常識性行為，在以紙質(zhì)檔案為主的檔案館卻是錯誤的行為。2021年鄭州世紀(jì)洪水后，鄭大一附院曬檔案[12]就是一例。這種錯誤的正常反應(yīng)必須矯正，而且只有通過矯正，才能保證在遇到安全風(fēng)險時，做出正確的行為，不至于錯上加錯，造成更大損失。

4 “軟安全”全程干預(yù)實(shí)踐

南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館加強(qiáng)對以“人防”為核心的“軟安全”的全程干預(yù)，收效良好。

4.1 建立健全安全工作機(jī)制。南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館切實(shí)加強(qiáng)對檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立了安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期研究安全工作，切實(shí)保障安全工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)，對影響檔案館安全工作的重大問題第一時間研判解決。例如，高標(biāo)準(zhǔn)配置檔案消防、監(jiān)控等檔案安全保護(hù)設(shè)施設(shè)備。嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案館檔案安全“一把手”的主體負(fù)責(zé)制，每年與分管領(lǐng)導(dǎo)、各個部門科室的主要負(fù)責(zé)人簽訂安全管理工作目標(biāo)責(zé)任書，納入各部門的年度安全工作發(fā)展目標(biāo)和安全管理責(zé)任考核，把各部門科室的檔案安全工作逐條逐項(xiàng)細(xì)化分解，確保任務(wù)到人、責(zé)任到人，形成了檔案安全責(zé)任共同體，切實(shí)保障了檔案館安全工作的順利開展。

4.2 完善檔案館安全管理制度。南陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)檔案館高度重視檔案館安全管理制度建設(shè)，堅(jiān)持把制度建設(shè)覆蓋到檔案館各個工作環(huán)節(jié)和管理流程。一是編撰制度匯編，形成了比較完善的檔案安全管理制度體系，做到各個工作環(huán)節(jié)和管理流程都有制度可以遵循，對確保檔案安全發(fā)揮了重要作用。二是強(qiáng)化制度執(zhí)行力度，堅(jiān)持用制度管人，靠制度辦事，保證分工負(fù)責(zé)的同時還能有效協(xié)作配合，共同把檔案館安全工作抓實(shí)抓緊抓好。三是在對庫房的管理上，嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案庫房的安全監(jiān)督管理體系，通過制定和實(shí)施日常精細(xì)化管理制度，從根本上嚴(yán)格抓好庫房安全工作。四是在檔案查閱、移交和接收等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格工作規(guī)范和程序要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案交付接收制度，認(rèn)真履行手續(xù)，在檔案流轉(zhuǎn)過程中確保做到安全保密。

4.3 建立檔案信息安全保障體系。新修訂《中華人民共和國檔案法》要求要建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力;要求電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)進(jìn)行移交。[13]

檔案館主要從以下四方面進(jìn)行完善：一是不斷完善檔案信息安全管理有關(guān)規(guī)章制度，制定完備的信息安全策略，其中涉及設(shè)備、環(huán)境、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)載體安全等，認(rèn)真貫徹執(zhí)行，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理。二是對計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)管理要求專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)利用區(qū)分權(quán)限，設(shè)定密碼管理。加強(qiáng)了保密管理手段，嚴(yán)格遵守國家保密網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范的要求，檢驗(yàn)、認(rèn)證了涉密檔案信息的主要存儲媒體和介質(zhì)，規(guī)范了涉密檔案信息工作流程，手續(xù)管理流程更加嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，對涉密檔案信息實(shí)施物理隔絕，禁止與非涉密網(wǎng)絡(luò)連接。三是充分利用館藏檔案資源。封存館藏已有復(fù)制件的檔案原件，做好館藏檔案保密級別鑒定和開放利用等級工作，嚴(yán)格審查審核開放利用的檔案，努力消除所有信息安全隱患。四是在開展檔案管理工作的實(shí)踐中，將檔案信息安全管理工作和檔案實(shí)體安全管理工作一起進(jìn)行了相應(yīng)的安排部署，加強(qiáng)工作人員思想政治教育，進(jìn)一步提升安全保密意識，確保檔案信息不外傳泄露、檔案實(shí)體不損毀。

4.4 開展常態(tài)化檔案安全監(jiān)督管理工作。一是健全各類檔案倉儲庫房的安全管理體系。定期、不定期地檢查各項(xiàng)安全設(shè)施裝備是否有效地運(yùn)行、各個重點(diǎn)工作流程中是否有漏洞、各個重點(diǎn)部位是否存在安全隱患等情況，增加檢查頻次，認(rèn)真地做好檢查記錄，切實(shí)做到及時發(fā)現(xiàn)問題、立即進(jìn)行整改、嚴(yán)密防范。二是認(rèn)真組織做好安全管理風(fēng)險評估。組織相關(guān)部門專業(yè)技術(shù)力量針對檔案館的安全整體使用情況重點(diǎn)進(jìn)行了安全和使用風(fēng)險評估排查工作，做到了全方位覆蓋，對存在可能及時發(fā)現(xiàn)的安全隱患問題和可能存在的重大安全隱患，第一時間組織進(jìn)行了排查整改并落實(shí)工作到位，切實(shí)做好有效防范，降低、化解了危害檔案安全的重大風(fēng)險。

5 結(jié)語

檔案安全工作責(zé)任重大，只有堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主”理念，[14]強(qiáng)化安全意識，不斷改進(jìn)檔案安全工作，“軟安全”“硬安全”兩手抓，兩手都要硬，才能確保檔案館的安全工作萬無一失。

參考文獻(xiàn)：

[1]倪代川，金波.數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)生存環(huán)境培育研究[J].檔案學(xué)通訊，2017（04）：73-77.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2017.04.017.

[2-10]陳健庚.企業(yè)軟安全論析[J].河南科技，2013（05）：216-217.

[11]肌肉記憶.360百科.https：//baike.so.com/doc/5404075-5641774.html.

[12]吳雁平，梁艷麗，劉永.基于“新規(guī)劃”的檔案應(yīng)急處置能力問題與典型案例分析[J].檔案管理，2022（01）：35-38+44.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2022.01.040.

[13].中華人民共和國檔案法[J].檔案天地，2020（07）：11-15.

[14]鄧麗.淺議施工現(xiàn)場安全管理工作[J].科技信息，2012（17）：377.

（作者單位：南陽市自然資源和規(guī)劃局 來稿日期：2022-02-11）