檔案管理數(shù)字化

周曉

龍口市九鼎房地產(chǎn)中介有限公司 山東龍口 265701

隨著現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展，全球進入信息化時代，以往的人工管理檔案模式弊端逐漸暴露，信息技術的快速發(fā)展，推動著檔案管理逐漸開始朝著網(wǎng)絡化、標準化和自動化方向發(fā)展，很多工作都可以直接在網(wǎng)絡和計算機上完成，大幅度提高了工作效率，同時也減輕了人員的工作量，但數(shù)字化檔案管理有利有弊，這一點需引起檔案管理人員的重視和關注。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義

1.1 有利于管理效率的提升

在檔案信息化管理中引入數(shù)字化管理技術，將紙質檔案、錄音錄像檔案數(shù)字化，能夠實現(xiàn)紙質、錄音錄像檔案管理中檢索編碼的自動生成。此外，檔案數(shù)字化管理中，檔案人員能夠充分利用數(shù)字技術，將其應用到檔案管理中，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式下的時間和空間限制，在遠程操作系統(tǒng)的協(xié)助下，即可實現(xiàn)檔案收集、分類、管理、查閱。無論是檔案管理的即時性，還是檔案管理的有效性均得到大幅提升。此外，隨著大數(shù)據(jù)、云計算的應用，檔案數(shù)字化管理能夠及時掌握館藏檔案數(shù)字資源數(shù)量及利用情況，便于檔案管理者追蹤管理，實現(xiàn)精準服務，有效提升檔案管理效率[1]。

1.2 提高了檔案管理質量

目前，全社會都提高了對檔案資料的重視程度，在此情況下，也對檔案管理模式提出更高要求。通過對檔案進行數(shù)字化管理，可大幅度提高檔管理工作質量。首先，數(shù)字化檔案管理，能夠為檔案資料的精準性提供保障，從而緩解了以往管理模式下出錯率高的問題，從收集到制作，都要嚴格按照標準和格式來進行，因此對于檔案管理工作質量的提升很有幫助。其次，數(shù)字化檔案管理，可大幅度提升檔案的經(jīng)濟效益，能夠在當前的互聯(lián)網(wǎng)渠道下，實現(xiàn)信息的相互傳遞，從而為企事業(yè)工作決策提供參考和依據(jù)。最后，數(shù)字化檔案管理，可將檔案資料通過圖片、視頻的方式保存下來，之后借助現(xiàn)代化技術進行轉換，避免了對檔案資料的破壞[2]。

1.3 有利于檔案資源的共享

紙質、錄音錄像等檔案數(shù)字化管理，是建立在信息技術快速發(fā)展，且信息技術在檔案管理中獲得普遍應用基礎之上的。檔案數(shù)字化管理摒棄了傳統(tǒng)檔案管理模式及檢索方式，檔案管理的通用性得到有效提升。借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云平臺、計算機信息技術等，數(shù)字化檔案成為“無墻界檔案”，檔案文件以電子信息的形式在互聯(lián)網(wǎng)中實現(xiàn)無障礙傳輸，異地調閱成為現(xiàn)實，檔案庫也從先前的實體保管逐漸變成了提供更為便捷的信息控制服務中心，檔案利用空間進一步拓展，實現(xiàn)了檔案信息資源共享。

2 增強檔案數(shù)字化管理工作的相關建議

2.1 及時建立和更新相關標準

檔案管理的數(shù)字化的實現(xiàn)需要多方的相互努力與配合，這就要求檔案室、檔案管理主管部門以及檔案館三方共同努力。如果僅僅靠一個部門的努力很難完成這一任務。因此想要真正地實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，首先需要查看信息資源，看其是否處在資源共享狀態(tài)，只有達到共享狀態(tài)才可以進行后續(xù)工作。其次還要保證每個階級的檔案管理主管部門做好相應的工作，及時制定出檔案管理的標準規(guī)范，一旦企業(yè)的相關標準不符合現(xiàn)階段的發(fā)展狀況，就要及時進行相關標準的更新。與此同時還需要大力推動檔案數(shù)字化管理工作的有效實施與開展，當數(shù)字化檔案管理工作有序開展之后，為了保證檔案管理工作的規(guī)范性，還需要建立檔案工作標準化體系。數(shù)字化檔案管理工作長期且復雜的，只有做好各方面的管理工作，并與實際情況相結合，才可以實現(xiàn)檔案管理與時代以及信息技術的同步發(fā)展[3]。

2.2 做好檔案鑒定工作

在檔案鑒定工作中，首先應該完成對檔案資料的篩選工作，挑選出具有長期性與永久性保存價值的檔案資料，然后針對這類資料進行數(shù)字化管理。針對相關的檔案部門而言，一定要將現(xiàn)有的檔案鑒定工作進行全面落實，對價值較好并且利用頻率比較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化管理工作，通過這種方式才能有效提升檔案數(shù)字化建設工作的經(jīng)濟效益。另外，應該做好數(shù)字化建設成本與開發(fā)使用收益之間的對比工作，通過對檔案資料的有效鑒定，可以明確不同檔案的性質，分析其是否需要進行數(shù)字化管理，將不同重要程度之間的檔案進行明確劃分，然后結合實際情況按照程序逐步開展。

2.3 數(shù)字化采集的實現(xiàn)

在云時代背景之下，應該積極的關注檔案數(shù)字化管理模式的運用，針對于云端存儲檔案文件而言，可以及時的借助于檔案資料轉換的方式，將原有的文字信息轉變?yōu)閿?shù)字形式，使其可以在電腦上進行存儲，這個目標的實現(xiàn)離不開數(shù)字化信息的采集過程。在具體采集的時候，應該積極的關注數(shù)字化手段的采取，避免出現(xiàn)盲目操作的問題，需要注意的問題是采集的過程必須要借助于數(shù)字化的設備，若是檔案信息中涉及到紙質文件以及照片等事物，可以適當?shù)慕柚趻呙鑳x進行掃描實現(xiàn)信息的傳輸，這樣便可以輕松地將文字信息轉變?yōu)閿?shù)字化信息進行系統(tǒng)化的保存。除了上述的信息采集方式外，還可以適當?shù)倪\用數(shù)碼相機和攝像機等多種多樣的設備進行相關信息的保存和處理，即便是整個過程需要依靠著專用的設備完成操作，但是合理的運用互聯(lián)網(wǎng)技術，能夠彰顯出直接性，同時也能充分的顯現(xiàn)出云時代對檔案信息化管理起到的重要影響。

3 結語

綜上所述，本文主要對數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢進行了分析，同時提出促進檔案數(shù)字化發(fā)展的有效建議，總之，數(shù)字化是我國檔案管理工作未來發(fā)展趨勢，因此，相關檔案管理部門和人員必須要緊跟時代發(fā)展潮流，規(guī)避數(shù)字化檔案管理弊端，并發(fā)揮出其優(yōu)勢，不斷提高檔案管理水平，推動檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展。