我國(guó)中小企業(yè)ERP系統(tǒng)優(yōu)化的研究

摘要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)必須迅速轉(zhuǎn)型升級(jí)，以提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平、多元化自身的經(jīng)營(yíng)模式，而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也應(yīng)淘汰原始低效的手工記賬，由ERP系統(tǒng)代替。ERP系統(tǒng)是企業(yè)精益化管理的重要手段，但ERP軟件種類繁多，如何根據(jù)企業(yè)自身情況選擇適用的ERP系統(tǒng)，如何高效地使用ERP系統(tǒng)及在使用過程中根據(jù)企業(yè)的不斷變化進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化，滿足企業(yè)高層管理者對(duì)會(huì)計(jì)信息的需求，進(jìn)而做出正確的決策是本文研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);會(huì)計(jì)信息;系統(tǒng)優(yōu)化

ERP是由美國(guó)加特納公司在1990年提出的，是一套企業(yè)管理思想的集成系統(tǒng)，能夠有效管理企業(yè)內(nèi)部的各種資源。在引入中國(guó)的20多年中，大多數(shù)中小企業(yè)并沒有實(shí)施ERP的條件，有條件實(shí)施的企業(yè)大多數(shù)也沒有達(dá)到理想的效果，其中中小企業(yè)薄弱的信息化基礎(chǔ)使ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗，如何完善中小企業(yè)成功實(shí)施ERP，是本文主要研究和探討的問題。

一、中小企業(yè)ERP系統(tǒng)的整體缺陷

我國(guó)中小企業(yè)應(yīng)正確選擇適用的ERP系統(tǒng)，由于引用ERP系統(tǒng)的企業(yè)勢(shì)必會(huì)增加系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)成本和棄置舊的管理系統(tǒng)沉沒成本。但啟用ERP系統(tǒng)是行業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果，如何選擇ERP系統(tǒng)是當(dāng)下首先要解決的問題，表1所示為國(guó)內(nèi)外ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)比較，相較之下，我國(guó)中小型企業(yè)適用國(guó)內(nèi)軟件。

（一）修改會(huì)計(jì)信息流程復(fù)雜

ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊遵循企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則ERP的優(yōu)勢(shì)是使企業(yè)內(nèi)部不同部門結(jié)合成一個(gè)良好運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)，邏輯性強(qiáng)，但當(dāng)會(huì)計(jì)人員這一環(huán)操作失誤時(shí)，ERP整個(gè)系統(tǒng)錄入具有固定模式導(dǎo)致修改錯(cuò)誤的流程復(fù)雜煩瑣，會(huì)計(jì)信息是通過會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表共同全面反映。會(huì)計(jì)人員每天都要處理很多會(huì)計(jì)憑證的審核和核算工作，再錄入ERP系統(tǒng)，錄入過程中很容易出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息錯(cuò)誤的情況，如會(huì)計(jì)科目錄入錯(cuò)誤，數(shù)字填寫錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤只有在月末的才能審核出來，在ERP系統(tǒng)中查找錯(cuò)誤就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，會(huì)計(jì)人員還需要將涉及錯(cuò)誤信息的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表記錄在系統(tǒng)中全部刪除后再重新錄入，這會(huì)付出更多的時(shí)間成本去更正錯(cuò)誤的信息，增加了會(huì)計(jì)人員的工作量。

（二）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度不高

有效的ERP系統(tǒng)需要大量準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)，失真或者不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)會(huì)造成系統(tǒng)運(yùn)作低效率，加上需要人工錄入數(shù)據(jù)，增加了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的幾率，導(dǎo)致系統(tǒng)中的大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而無(wú)法進(jìn)行下一環(huán)節(jié)的操作，會(huì)計(jì)人員需要重新錄入數(shù)據(jù)和對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新定義等工作。為了降低數(shù)據(jù)錄入的出錯(cuò)率和ERP系統(tǒng)的正確使用，大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)部門都會(huì)對(duì)信任進(jìn)行短時(shí)間的崗前培訓(xùn)，但新人只掌握了某類業(yè)務(wù)的操作步驟和流程，對(duì)ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊之間強(qiáng)大的邏輯關(guān)系并不熟悉，一旦一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，新人對(duì)錯(cuò)誤輸入會(huì)無(wú)從下手，不知道應(yīng)該從哪個(gè)模塊開始修改和修改哪個(gè)模塊里的會(huì)計(jì)信息。

二、導(dǎo)致ERP系統(tǒng)缺陷的原因

（一）ERP自身功能限制了部門間的合作

企業(yè)內(nèi)部各部門只有財(cái)務(wù)部門頻繁使用ERP系統(tǒng)，其他部門的信息都匯集在財(cái)務(wù)部門，會(huì)計(jì)人員除了處理自身大量的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息還要匯總其他部門的數(shù)據(jù)整理工作，工作負(fù)擔(dān)加重，也增加了出錯(cuò)率。另外，前文提到修改會(huì)計(jì)信息流程復(fù)雜，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理低效，其中的原因有各個(gè)智能部門使用獨(dú)立的辦公軟件，交流少的情況下使企業(yè)的有效信息無(wú)法統(tǒng)一串聯(lián)，重復(fù)錄入信息和傳遞過程中錯(cuò)誤不斷疊加。

（二）會(huì)計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)不高

大多數(shù)中小企業(yè)由于企業(yè)規(guī)模和財(cái)務(wù)能力使財(cái)務(wù)部門一直都采用傳統(tǒng)的手工記賬方式，在大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)的沖擊下，公司不得不使用ERP財(cái)務(wù)軟件來提高工作效率，而習(xí)慣于傳統(tǒng)記賬方式的會(huì)計(jì)人員很難接受這項(xiàng)新技術(shù)，新人的上任又需要老會(huì)計(jì)培養(yǎng)，是ERP系統(tǒng)的功能沒有被很好地理解和正確的使用，再加上ERP的學(xué)習(xí)成本高，企業(yè)又注重自身利益最大化急需能操作ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)人員，忽略了會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，使企業(yè)并沒有達(dá)到引入ERP的目的。

三、我國(guó)中小企業(yè)優(yōu)化ERP系統(tǒng)的方案

（一）培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員的專業(yè)能力

會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵循ERP的實(shí)際操作手冊(cè)進(jìn)行知識(shí)更新，通過對(duì)企業(yè)全員的不斷培訓(xùn)和宣傳使其及時(shí)掌握系統(tǒng)升級(jí)后的操作流程和后期維護(hù)問題，這樣可以幫助企業(yè)ERP功能的充分使用，比如說ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊能帶動(dòng)企業(yè)其他部門使用核算環(huán)節(jié)上下游的生產(chǎn)模塊和銷售模塊等管理模塊，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資金信息和物流信息的資源共享，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部鏈條的業(yè)務(wù)流程。隨著會(huì)計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)的提高，更應(yīng)該注重ERP數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性和輸入系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，企業(yè)應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)信息審核崗位，對(duì)各個(gè)部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。

（二）優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)

企業(yè)綜合管理水平的提高有賴于ERP系統(tǒng)的有效運(yùn)行，由于企業(yè)母子公司進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)采用的會(huì)計(jì)科目不一致，母公司只能通過各個(gè)子公司的財(cái)務(wù)報(bào)表了解各個(gè)子公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，但各個(gè)子公司提交的財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)性很難查證，因而需要ERP系統(tǒng)收集各個(gè)子公司的原始財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如果企業(yè)能及時(shí)升級(jí)ERP系統(tǒng)，使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)子公司會(huì)計(jì)信息的審核，降低各個(gè)子公司財(cái)務(wù)造假的幾率，避免企業(yè)更大的損失。另外，企業(yè)應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)的功能做到事先計(jì)劃、事中控制和事后評(píng)價(jià)，企業(yè)集團(tuán)的高層管理者通過會(huì)計(jì)信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理問題，并能通過ERP系統(tǒng)出具的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行決策和分析，努力實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享。最后，企業(yè)ERP系統(tǒng)部分功能緩慢或者出現(xiàn)死機(jī)現(xiàn)象，都是由于企業(yè)服務(wù)器版本老舊致使數(shù)據(jù)處理功能低效，企業(yè)應(yīng)在有效控制成本的前提下更新或購(gòu)置服務(wù)器，改進(jìn)硬件設(shè)備，使之與ERP系統(tǒng)相匹配，增強(qiáng)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理量和速度。

四、ERP系統(tǒng)優(yōu)化的建議

ERP系統(tǒng)能夠提升企業(yè)整體的信息化管理能力，相較傳統(tǒng)的管理模式有較多的優(yōu)點(diǎn)。對(duì)于我國(guó)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況來看，引入ERP系統(tǒng)的成本較高，但是否能提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益還得看ERP的正確運(yùn)用和企業(yè)配套的硬件，否則ERP系統(tǒng)反而會(huì)造成企業(yè)資源的浪費(fèi)，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，因而企業(yè)在引進(jìn)ERP系統(tǒng)前期應(yīng)做好調(diào)研和評(píng)估等準(zhǔn)備工作，使用過程中及時(shí)進(jìn)行升級(jí)、增加、刪減和修改部分模塊和企業(yè)管理現(xiàn)狀相符合，是企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)管理得到改善。

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作者簡(jiǎn)介：

石楊，女，湖南湘西人，碩士研究生，講師，研究方向：農(nóng)業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表舞弊行為，企業(yè)內(nèi)部控制制度等。