城建檔案收集工作的實踐與思考

文/咸陽市城市建設(shè)檔案館 高黨莉

切實保證城建檔案資料收集的完整性，能夠為城市規(guī)劃和城市建設(shè)以及城市建設(shè)過程中出現(xiàn)的新問題和新矛盾提供準確的資料。然而，為了能夠保證城建檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，需要切實做好城建檔案的收集工作，有效提升城建檔案的收集水平。

一、做好城建檔案管理宣傳，認識檔案管理的重要性

城建檔案資料能夠真實地反映出城市建設(shè)的整個過程，其不僅具有經(jīng)濟和科技價值，而且還具有政治價值。因此，為了更好地做好城建檔案收集工作，需要充分利用相關(guān)的媒體做好城建檔案價值和作用的宣傳工作，讓城建檔案管理工作人員能夠真正認識到城建檔案收集工作的重要性，為提升城建檔案收集水平、促使城建檔案工作更加穩(wěn)定健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、制定完善的規(guī)章制度，為收集工作提供法律保證

常言道：“沒有規(guī)矩，就不成方圓”。由于城建檔案資料具有分散性的特征，所以在開展城建檔案收集工作的過程中會涉及很多業(yè)務(wù)部門和個人，工作難度較大和工作內(nèi)容較多。如果在城建檔案資料收集工作開展過程中缺乏相應的法律法規(guī)，則難以保證城建檔案資料的完整性。為了更好地保證城建檔案資料的質(zhì)量，需要有大量的城建檔案資料作保證，而一些殘缺的城建檔案資料將在一定程度上影響城建檔案資料的質(zhì)量和開發(fā)利用效率。因此，針對城建檔案資料收集工作制定完善的規(guī)章制度具有重要的現(xiàn)實意義。首先，應該明確城建檔案資料保存的責任人，合理將城建設(shè)計項目、設(shè)計方案和規(guī)范方案落實到具體的責任人身上，如工程負責人、科室負責人和各個環(huán)節(jié)的實際操作人員。其次，應該合理劃分城建檔案資料收集的分級管理和階段劃分，并根據(jù)不同的管理級別和管理程序完善檔案資料，切實做好城建檔案資料的分類工作、整理和組卷工作。再次，應該明確城建檔案資料的移交時限，合理安排城建檔案資料的主要責任人，統(tǒng)籌整理城建活動開展過程中所形成的檔案資料，在限定的時間內(nèi)移交給接收人。最后，需針對城建檔案收集工作人員設(shè)立明確的獎懲規(guī)定，鼓勵檔案收集人員積極參與到工作中，嚴厲懲戒不負責任的檔案收集人員。在嚴格的規(guī)章制度下，通過明確檔案收集人員的責任，既能夠避免檔案資料長時間滯留于業(yè)務(wù)部門或者是個人的手中，以此造成遺失而影響城建工作的開展，而且還能夠從根本上消除城建檔案收集工作開展過程中出現(xiàn)的不負責任的推諉、拖延等不利因素，從而為城建檔案資料的收集工作奠定堅實的法律保障。

三、加大城建檔案收集力度，提升城建檔案收集水平

在城市建設(shè)規(guī)模不斷擴大的背景下，城建檔案資料的數(shù)量也不斷增多，增加了城建檔案管理工作的難度。同時，關(guān)于城建檔案管理的法律、法規(guī)的頒布實施，需要城建檔案管理部門嚴格按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等相關(guān)的法規(guī)內(nèi)容，對規(guī)定的城市建設(shè)范圍內(nèi)的工程在開工或者是與建設(shè)單位簽訂《建設(shè)工程竣工檔案移交責任書》的過程中進行跟蹤指導，直到檔案資料被安全接收進館。其中，在城建檔案收集的過程中，應重點接收城市建設(shè)工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門的業(yè)務(wù)管理技術(shù)檔案、城市規(guī)劃建設(shè)等方面的檔案資料，及時解決檔案資料接收過程中出現(xiàn)的不愿意移交、拖延移交等問題，嚴格依法辦事，加大檔案資料收集力度，讓整個城市建設(shè)的歷程能夠真實記錄下來，從而為今后的城市管理和維護提供原始性的材料。

為了更好地保證城建檔案收集工作與城市建設(shè)工程同步進行，切實保證城建檔案資料收集的完整性和及時性，需要在行業(yè)主管部門的領(lǐng)導下對城建工程項目檔案進行執(zhí)法檢查。同時，對于不按照規(guī)定收集檔案的建設(shè)單位，在工程竣工驗收之后，尚未在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案或者是造成檔案資料遺失、偽造等現(xiàn)象提出口頭上和書面上的整改意見。針對一些拒不移交檔案的單位，便需要在上報建設(shè)行政主管部門之后，嚴格按照相關(guān)的法律法規(guī)進行處罰，充分發(fā)揮城建檔案法律的懲罰、警戒和教育的作用，真正做到有法必依、違法必究，以便能夠更好地實現(xiàn)依法治檔，讓法律來約束城建檔案收集工作。

總之，收集工作是城建檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，也是提升城建檔案管理水平的重要條件。因此，為了有效提升城建檔案收集工作水平，需要做好城建檔案收集工作，豐富城建檔案館藏，增加城建檔案信息存儲量，有效提升城建檔案資料的開發(fā)和利用效率。只有這樣，才能夠更好地適應現(xiàn)代市場經(jīng)濟的發(fā)展需求，更好地服務(wù)于現(xiàn)代城市建設(shè)。