淺談醫(yī)院房改檔案的管理與利用

文/江蘇省中醫(yī)院 甄敏

一、房改檔案的內(nèi)容

房改檔案主要包括：職工和配偶姓名、職位、參加工作時間；職工住房的地址、面積、結(jié)構(gòu)、類型及產(chǎn)權(quán)；住房補貼的領(lǐng)取情況；職工住房上市交易情況；房屋抵押、查封等糾紛情況；房屋是否屬于不宜公開上市出售范圍；其它需要說明的情況。職工的房改檔案需要由單位代為建立，其建立為單位申請和發(fā)放住房補貼、核定職工住房面積、職工購買經(jīng)濟適用住房、已購公有住房參與市場交易等活動提供了重要依據(jù)。

因此，醫(yī)院應(yīng)充分認識到房改檔案的重要性，認真做好職工的住房普查和住房檔案的建立、審核、立卷、歸檔及變更工作，并加強檔案的利用，促進我國住房體制改革進一步發(fā)展。

二、醫(yī)院房改檔案管理中存在的問題

房改檔案的發(fā)展雖然已經(jīng)持續(xù)了一段時間，但就醫(yī)院目前的檔案管理現(xiàn)狀而言，房改檔案管理工作仍存在較大的不足，具體表現(xiàn)在以下方面：

一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各個部門沒有認識到房改檔案的重要性，房改檔案的相關(guān)管理措施和制度流于表面。二是職工住房材料的收集工作不到位，有的調(diào)查員只是簡單、表面地收集職工的住房信息，沒有對其進行深入調(diào)查。三是缺乏規(guī)范的指導(dǎo)，住房檔案管理相關(guān)政策法規(guī)的制定還處于摸索階段，相對于其他領(lǐng)域的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范而言較不成熟。同時醫(yī)院對于職工住房資料的調(diào)查和監(jiān)督不夠嚴密，導(dǎo)致房改檔案材料不齊全，缺乏規(guī)范性，從而制約了醫(yī)院房改檔案的有效、科學(xué)管理。

三、加強房改檔案管理的具體措施

（一）提高醫(yī)院工作人員的房改檔案意識和專業(yè)素質(zhì)。房改檔案的有效管理離不開醫(yī)院各個部門工作人員的支持與理解，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加大房改檔案重要性的宣傳力度，并將員工誠實、積極地填寫檔案內(nèi)容納入評價體系，以保證檔案信息的可靠性。同時也要加強檔案管理人員的房改檔案意識，使其意識到員工第一信息的重要性，并加強調(diào)查員的培訓(xùn)力度，使其提高收集檔案資料的能力和有效管理檔案的業(yè)務(wù)水平，從而不斷發(fā)展房改檔案管理工作。

（二）重視房改資料的收集工作。房改資料是關(guān)系檔案真實性、有效性的重要依據(jù)，因此調(diào)查員在入戶收集資料時，要秉持負責任的態(tài)度，對于職工資料的收集不要只憑“一面之詞”，要通過走訪、調(diào)查周圍鄰居收集到準確的檔案信息。

（三）完善房改檔案管理體系。1.建立健全檔案管理體制。醫(yī)院房改檔案內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強，相關(guān)管理體制的建立和完善有助于房改檔案的有效管理。健全的房改檔案體制包含分管院長、檔案室及各科室的三級管理體系，這三個管理部門要明確自身的檔案管理職責，分管院長負責統(tǒng)籌把握房改檔案的管理方向并組織相關(guān)部門落實檔案管理工作；檔案室負責檔案的最終整理、保管和利用，并對檔案制度的落實情況進行監(jiān)督管理；各科室主負責檔案信息的收集與上報工作，保證檔案信息的真實性是其主要責任。2.落實檔案管理制度。目前，針對房改檔案的管理工作，有關(guān)部門和地區(qū)已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理制度。然而大部分制度流于形式，還未真正落到實處。因此醫(yī)院相關(guān)檔案負責人需要組織并監(jiān)督檔案管理工作人員嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，并將檔案的歸檔、移交、接收、存儲以及利用等一系列流程具體化，并將實施結(jié)果反饋到員工績效中，以促進檔案管理規(guī)章制度貫徹落實，保證醫(yī)院房改檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

（四）加強檔案的信息化建設(shè)。隨著檔案信息的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)高效率的管理需要，同時隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，檔案信息化管理已經(jīng)是未來檔案管理的必然趨勢。因此，醫(yī)院需要加大投資力度，加強房改檔案的信息化建設(shè)。首先，醫(yī)院需要引進必要的檔案管理系統(tǒng)，并建立專門的房改檔案數(shù)據(jù)庫，以保證檔案信息的長期儲存。同時醫(yī)院需要加大檔案管理人員的計算機技術(shù)方面的培訓(xùn)，為檔案信息化管理的有效發(fā)展提供重要的人力資源保障。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院房改檔案存在房改檔案意識薄弱、職工住房材料的收集工作不到位、缺乏規(guī)范的指導(dǎo)等問題。因此，醫(yī)院應(yīng)該從提高醫(yī)院工作人員的房改檔案意識和專業(yè)素質(zhì)、重視房改資料的收集工作、完善房改檔案管理體系、加強檔案的信息化建設(shè)這四個方面入手，加強醫(yī)院房改檔案的管理與利用，從而保證醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。