試論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案管理

文/河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 王瑞利

檔案管理是高校管理工作的組成部分，關(guān)系到高校各種日常工作，并且與高校的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。提升高校檔案管理工作的效率，利于高校長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案管理人員要對自己的工作進(jìn)行重視，創(chuàng)新管理思路，加強(qiáng)檔案管理，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化與智能化。

一、高校檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）管理手段的創(chuàng)新。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校管理人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)行文檔編輯工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并且對于電子檔案來說，可以隨時(shí)按照相應(yīng)的情況對其進(jìn)行復(fù)制及修改，這不僅可以有效減少高校檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，還能夠有效提高檔案管理水平及效率。在傳統(tǒng)檔案管理中，對于檔案的查看、調(diào)閱要采取人工的方式，這不僅增添了管理人員的工作量，同時(shí)也需要花費(fèi)大量的時(shí)間。但是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理者只需要在檢索欄中輸入關(guān)鍵字詞或是檔案編碼等，就能夠快速查找到所需信息。另外，傳統(tǒng)檔案管理中對于文字檔案與聲像檔案的管理是分開的，兩者不能夠有效進(jìn)行整合，所以在查找資料時(shí)，需要有關(guān)人員進(jìn)行多次翻找，十分麻煩。但是使用多媒體技術(shù)，能夠有效解決這一問題，因?yàn)槎嗝襟w技術(shù)可以將文字及聲像信息進(jìn)行統(tǒng)一保存，在查找信息時(shí)，能夠快速查找出自己所需資料及相關(guān)資料。

（二）增添高校檔案管理的服務(wù)功能?；ヂ?lián)網(wǎng)是現(xiàn)階段一種新傳輸物質(zhì)，可以提升高校檔案管理工作的服務(wù)水平，在某種程度上，能夠增添其服務(wù)功能。在傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)中，檔案信息所具有的服務(wù)功能有查詢、利用等，這些服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)需要浪費(fèi)許多時(shí)間成本及人力成本，并且服務(wù)范圍較狹窄。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)用力度的提升，將檔案信息管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的融合，可以增加檔案管理服務(wù)功能，提升服務(wù)效率。

（三）加強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性。雖然檔案都是記錄已發(fā)生的事情，但是在進(jìn)行檔案管理時(shí)也要注重時(shí)效性，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，對于檔案的管理都是直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行編輯，并且第一時(shí)間在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布，以確保其具有較強(qiáng)的時(shí)效性。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的容量較大，不受時(shí)間、空間的束縛，可以直接進(jìn)行信息共享，并且查閱檔案也十分便捷，可以按照自身的需求查找檔案信息并利用。在此時(shí)代中，檔案管理工作得到了進(jìn)一步的發(fā)展，高校檔案管理者應(yīng)追隨時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，并將其應(yīng)用于自己的工作之中，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，促進(jìn)高校管理更好發(fā)展。

二、高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中。對于高校檔案管理來說，不管是管理模式，或是工作方法，都要對其進(jìn)行一定的優(yōu)化及完善。

（一）觀念要轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)高校檔案管理的工作內(nèi)容包括檔案的收集、管理、編制以及查詢等，其收藏觀念大于使用觀念。此種管理觀念不利于高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，所以要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來整合有關(guān)檔案資源，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。

（二）現(xiàn)階段大部分高校都要使用卷宗制度，因?yàn)榇朔N制度的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。各個(gè)高校都按照自己的想法進(jìn)行檔案管理工作，這使得檔案的管理、收集及整理等存在混亂現(xiàn)象。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息交流方式得到了很大的改變，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得新媒體出現(xiàn)在公眾視野之中，各種網(wǎng)站或是微博都存有一定的數(shù)據(jù)資源，這些數(shù)據(jù)資源可以看作是電子檔案。所以高校也可以利用此種方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，把學(xué)校各種信息資源的收錄工作在網(wǎng)絡(luò)中完成，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。與此同時(shí)，也要做好紙質(zhì)檔案的管理，以此增強(qiáng)檔案信息的真實(shí)性。除此之外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行檔案管理工作，需要高校檔案管理者具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)及操作知識。若是管理人員不學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，依舊憑借經(jīng)驗(yàn)及已有知識進(jìn)行檔案管理工作，就不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。因此，高校檔案管理人員要進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升技術(shù)水平及管理水平。

三、對高校檔案管理工作的思考

（一）轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新思維。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，高校檔案管理人員應(yīng)具備一定的互聯(lián)網(wǎng)思維，尤其是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維，要學(xué)會借助網(wǎng)絡(luò)的力量進(jìn)行管理工作。另外，在此時(shí)代中，高校檔案管理部門可以發(fā)揮新媒體的作用，通過微博、公眾號、官方網(wǎng)站等形式擴(kuò)展檔案服務(wù)功能，使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)術(shù)交流或是教育培訓(xùn)等。并且使用網(wǎng)絡(luò)還可以組織檔案管理者進(jìn)行檔案編目以及關(guān)鍵詞錄入等工作，以此提升檔案管理工作質(zhì)量?，F(xiàn)階段，高校檔案管理工作雖以互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合，但是思維上還缺少一些創(chuàng)新性，依舊沿用傳統(tǒng)思想開展工作，使用網(wǎng)絡(luò)簡單進(jìn)行資料整合，思維創(chuàng)新性較差，不能夠解決一些問題。因此高校檔案管理者要轉(zhuǎn)變其自身思想，培養(yǎng)思維創(chuàng)新意識。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校要對檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，以此提升其技術(shù)水平，了解并熟悉新設(shè)備的功能與操作，以此實(shí)現(xiàn)高校信息化檔案管理，提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。首先，對于管理技術(shù)及設(shè)備的使用來說，高校應(yīng)對檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)操作的培訓(xùn)，以此增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)操作水平。其次，要使用激勵(lì)制度，使檔案管理人員積極主動(dòng)地參與到培訓(xùn)中去，認(rèn)真進(jìn)行培訓(xùn)，從而使其能夠具備較強(qiáng)的信息技術(shù)水準(zhǔn)及操作能力。比如：依據(jù)激勵(lì)制度及考核辦法，獎(jiǎng)勵(lì)那些進(jìn)步較快，具有較高技術(shù)技能的員工，以此增強(qiáng)其學(xué)習(xí)自信心，掌握更多的技能與技術(shù)。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案，整合數(shù)字資源。當(dāng)下，高校檔案管理人員正在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，但是缺乏利用計(jì)算機(jī)與新媒體進(jìn)行信息收集、整理等意識?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息占有較大比重，若不對其進(jìn)行重視，就會使檔案信息不完整。因此，高校檔案管理者要了解新媒體、網(wǎng)絡(luò)的信息分類方式，依照其方法轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案分類方式。另外，政府要發(fā)揮一定的作用，使各大高校的檔案管理部門可以相互協(xié)作，進(jìn)行高校檔案資源平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)與檔案的有效融合，并運(yùn)用合理的方式將其完善，收集網(wǎng)絡(luò)中開放性的檔案信息，進(jìn)行信息資源共享。

（四）加強(qiáng)防范，提升檔案信息的安全性。傳統(tǒng)高校檔案管理工作中，會涉及到檔案的實(shí)體安全與信息安全，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校同樣要對檔案進(jìn)行安全防范，對于檔案保存問題，可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)予以解決；對于檔案信息泄密問題來說，要使用信息技術(shù)，對平臺登錄及信息調(diào)取操作進(jìn)行身份認(rèn)證權(quán)限設(shè)置，只有核實(shí)登錄者身份，確保其具有查看、使用等權(quán)限后，才可以調(diào)取信息，以此來確保檔案信息不被泄露，增強(qiáng)檔案信息的安全性。另外各大高校在建設(shè)檔案信息服務(wù)平臺時(shí)，可以將其登錄賬號與身份證進(jìn)行綁定，實(shí)現(xiàn)實(shí)名制登錄。與此同時(shí)，還可以按照登錄者的信息設(shè)置應(yīng)用權(quán)限，對于目錄、資源等信息的查看及使用進(jìn)行規(guī)范化處理，以此提升檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)信息泄露、篡改等問題。此外，還要進(jìn)行備份管理，當(dāng)管理系統(tǒng)或其他原因出現(xiàn)故障后，可以利用備份信息完善數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)束語

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案管理工作會遇到一些機(jī)遇與挑戰(zhàn)，所以對于傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些問題，可以通過轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新思維；加強(qiáng)培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)；建設(shè)數(shù)字化檔案，整合數(shù)字資源；加強(qiáng)防范，提升檔案信息的安全性等方式解決，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量。