淺議高校會(huì)計(jì)檔案管理

文/山東建筑大學(xué) 張秀麗；江蘇公證天業(yè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所（特殊普通合伙）山東分所 張倩

高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要一環(huán)，在學(xué)校開(kāi)展績(jī)效評(píng)估、編制預(yù)算決算、實(shí)施全面審計(jì)中起著重要作用，扮演著非常重要的角色，高質(zhì)量的高校會(huì)計(jì)檔案是當(dāng)今教育產(chǎn)業(yè)反腐的有力武器。目前，外部審計(jì)越來(lái)越頻繁，也越來(lái)越深入，對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理水平要求也越來(lái)越高，筆者作為一名在高校從事財(cái)務(wù)工作的高級(jí)會(huì)計(jì)師，隨著學(xué)校各項(xiàng)審計(jì)和巡視工作的深入和發(fā)展，針對(duì)高校的會(huì)計(jì)檔案管理，提出自己的一點(diǎn)拙見(jiàn)。

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，為更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新《管理辦法》），并于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》第三條對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了定義：會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

新《管理辦法》中的會(huì)計(jì)檔案的定義同樣適用于高校，高校會(huì)計(jì)檔案是高校檔案的重要組成部分，高校會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)資料是高校制定計(jì)劃、進(jìn)行決策、組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、開(kāi)展財(cái)務(wù)工作的重要依據(jù)；各層級(jí)的政府主管部門(mén)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)也是這些會(huì)計(jì)資料的使用者，這些會(huì)計(jì)資料為報(bào)表使用者展現(xiàn)了高校的財(cái)務(wù)狀況和各項(xiàng)預(yù)算資金運(yùn)用的合規(guī)性、合法性。盡管新《管理辦法》的實(shí)施規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案管理工作，提高了會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理水平，但近些年，隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，資金量不斷增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不斷擴(kuò)大，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在不少的局限和挑戰(zhàn)。

一、存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵。雖然近年來(lái)檔案管理工作在學(xué)校中越來(lái)越被重視，但在實(shí)際工作中，受傳統(tǒng)教育理念和專(zhuān)業(yè)背景的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作重心一般放在教學(xué)、科研上，對(duì)檔案管理仍有許多高校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有指定校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，更別提會(huì)計(jì)檔案管理工作了，而是由有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)組織、協(xié)調(diào)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作缺乏系統(tǒng)性和權(quán)威性。

（二）學(xué)校職能部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位。長(zhǎng)期以來(lái)，大家存在著一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作悠閑清凈，進(jìn)檔案部門(mén)工作就是去養(yǎng)老，任何人都能勝任。財(cái)務(wù)部門(mén)也沒(méi)有針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)置專(zhuān)崗，崗位由其他會(huì)計(jì)人員兼任，一旦忙不過(guò)來(lái)，就會(huì)造成會(huì)計(jì)憑證等原始資料不能及時(shí)整理并裝訂成冊(cè)，現(xiàn)在頻繁的審計(jì)、巡視、檢查等等很容易遺失會(huì)計(jì)資料。

（三）高校會(huì)計(jì)檔案管理制度構(gòu)建缺乏針對(duì)性，會(huì)計(jì)制度規(guī)范體系不夠細(xì)致。新《管理辦法》第十三條規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。但有些高校尚未按照新《管理辦法》的規(guī)定制定具體的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則；沒(méi)有指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案分散在不同業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人手中，這些經(jīng)辦人基本上沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，整理的會(huì)計(jì)檔案也非常不規(guī)范、不完整；沒(méi)有建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記審批流程，會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)太過(guò)簡(jiǎn)單，學(xué)校財(cái)務(wù)處的內(nèi)部人員（不管是哪個(gè)崗位的財(cái)務(wù)人員）可以自行查閱（筆者覺(jué)得這嚴(yán)重違反了內(nèi)控制度），對(duì)于財(cái)務(wù)處以外的人員，由財(cái)務(wù)處的兼職檔案員帶到學(xué)校檔案館自己查閱，有的登記，有的不登記，致使會(huì)計(jì)信息保密性得不到保證；會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，由于原《管理辦法》規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”但未明確銷(xiāo)毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，這在一定程度上將銷(xiāo)毀的主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人，雖然新《管理辦法》增加了鑒定銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)，要求“單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷(xiāo)毀?！钡趯?shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)最低保管期限且符合銷(xiāo)毀條件的會(huì)計(jì)檔案，一些高校的負(fù)責(zé)人一般也不愿意銷(xiāo)毀，大量已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案占據(jù)了儲(chǔ)存空間，造成了資源浪費(fèi)。

（四）高校會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員配備缺失。高校會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會(huì)計(jì)從業(yè)知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)的基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。出于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性和專(zhuān)業(yè)性的考慮，高校應(yīng)配備技術(shù)能力強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)人員從事會(huì)計(jì)檔案保管工作，然而在實(shí)際工作中，由于經(jīng)費(fèi)緊張等諸多原因，有的高校并沒(méi)有針對(duì)檔案管理設(shè)置專(zhuān)崗，崗位由其他財(cái)務(wù)人員兼任，也很少開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)的技能培訓(xùn)。

二、解決措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案不但可為制定工作計(jì)劃、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和宏觀經(jīng)濟(jì)決策提供可靠的資料，而且能給處理行政訴訟事項(xiàng)，解決有關(guān)經(jīng)濟(jì)糾紛和考核提拔使用干部提供翔實(shí)的依據(jù)。我們知道，不管什么事只要領(lǐng)導(dǎo)一重視就容易解決了，會(huì)計(jì)檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，領(lǐng)導(dǎo)是否重視是做好此項(xiàng)工作的先決條件。

（二）高校應(yīng)按照新《管理辦法》構(gòu)建完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系。高校應(yīng)根據(jù)新《管理辦法》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況嚴(yán)把會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，及時(shí)收集、分類(lèi)、整理及時(shí)立卷，無(wú)論是會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制，還是移交、銷(xiāo)毀等等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要統(tǒng)一口徑，要用制度來(lái)規(guī)范。

（三）隊(duì)伍建設(shè)是搞好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，而提升現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)。高校在選拔培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)，要注重強(qiáng)調(diào)德才、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、奉獻(xiàn)精神、開(kāi)拓進(jìn)取精神，注重把政治素質(zhì)好，業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的人員陸續(xù)選配到會(huì)計(jì)檔案管理崗位上來(lái)，并創(chuàng)造機(jī)會(huì)，采取多種形式，多種渠道，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，且高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，使之適應(yīng)快速發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理工作的需求。要嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案管理人員的入職資質(zhì)，不要把檔案部門(mén)當(dāng)成高校解決高層次人才家屬和教工子女的“收容站”，不能把會(huì)計(jì)檔案管理人員當(dāng)成圖書(shū)管理員的角色。在短期無(wú)法引進(jìn)高層次會(huì)計(jì)檔案管理人員的情況下，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍加強(qiáng)建設(shè)無(wú)疑是短、平、快的選擇。建議高校能增設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)提升專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，專(zhuān)款用于教育培訓(xùn)和對(duì)理論研究成果突出、專(zhuān)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作熱情。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)——提供技術(shù)支撐。近年來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院積極推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)和“大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新”，我國(guó)基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起。新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子管理化管理，將大大推動(dòng)電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了有力的政策支持；黨的十八大報(bào)告強(qiáng)調(diào)，要著力推進(jìn)綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，形成節(jié)約資源和保護(hù)環(huán)境的空間格局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、生活方式；黨的十八屆三中全會(huì)進(jìn)一步提出要加快建立生態(tài)文明制度。新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，同時(shí)要求建立會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度，完善銷(xiāo)毀流程，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案工作有序開(kāi)展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。電子會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)資料的歸屬，新《管理辦法》明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將大力推動(dòng)電子數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云技術(shù)的廣泛運(yùn)用，過(guò)去那種會(huì)計(jì)檔案管理模式已不適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，為了順應(yīng)信息化建設(shè)的大趨勢(shì)，高校也要加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)信息檔案入庫(kù)規(guī)范化，需要建立健全規(guī)范高效的信息技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案從初始分類(lèi)整理到最終查閱使用的一體化流程，建設(shè)高水平信息化平臺(tái)，由以往的“人治、人管、人控”轉(zhuǎn)變?yōu)橐约夹g(shù)“管人、管事、管行為、管風(fēng)險(xiǎn)”，從而提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作效率。