數(shù)字時代人事檔案管理的發(fā)展趨勢和策略

文/中共湘潭市委黨校 劉娟

人事檔案是每個干部職工的人生經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實績等方面的真實記載和反映，也是單位和上級組織全面歷史地了解、考察和選拔任用干部的重要依據(jù)。因此，人事檔案工作也是人事管理的重要組成部分。加強人事檔案管理發(fā)展趨勢的研究，充分挖掘人事檔案資源，更好地為選拔和使用人才提供真實可靠的材料，對做好單位的人事工作有著重要的意義。

一、數(shù)字時代人事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）人事檔案載體向數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字時代，人事檔案載體由傳統(tǒng)的紙介質(zhì)為主發(fā)展到聲、光、電、磁等多種形式，人們在讀書、工作、年度考核、寫作、職稱申報、婚姻登記、生育審批、醫(yī)保社保申請、戶籍申報、健康檢查時，都在不斷產(chǎn)生電子記錄，形成大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)客觀地記錄了干部職工工作和生活的點點滴滴，數(shù)字技術(shù)把人事檔案信息存貯密度提升到一個前所未有的程度。在數(shù)字時代，人事檔案的載體雖然是紙質(zhì)和數(shù)據(jù)共同存在，但信息管理、傳遞、利用將逐步過渡到以數(shù)據(jù)為主，紙質(zhì)文件材料將逐漸退出利用平臺。我們必須把握好人事檔案工作的這一發(fā)展趨勢，注意把人事檔案數(shù)據(jù)作為管理的重點。

（二）人事檔案傳遞向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。人類信息傳輸方式經(jīng)歷了驛差傳送—郵政—電報、電話—計算機網(wǎng)絡(luò)幾個階段，計算機和網(wǎng)絡(luò)使信息傳遞的速度、廣度、深度達(dá)到了前所未有的水平，大家連結(jié)起來，“天涯若比鄰”。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，人們自由地利用信息，就像利用電和水一樣，這是以往時代無法達(dá)到的境界。人事檔案信息傳遞也和其他信息傳遞一樣，現(xiàn)在，單位和個人通過計算機網(wǎng)絡(luò)，在權(quán)限范圍內(nèi)能方便快捷地查閱干部履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、獎懲等信息。網(wǎng)絡(luò)化傳遞，既給人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，也為它的發(fā)展創(chuàng)造了機遇。

（三）人事檔案積累與利用向大眾化發(fā)展。檔案本質(zhì)上是信息，在數(shù)字時代，人們越來越重視信息的獲取和利用，國家保障公民、法人和其他社會組織依法利用檔案的權(quán)利，人事檔案利用不再是少數(shù)人和組織的特權(quán)，人事檔案也不再是“奢侈品”。由于人事檔案與干部職工的工作生活緊密相聯(lián)，人們利用檔案的愿望不斷增強，查閱范圍不斷擴大，從而使人事檔案工作領(lǐng)域不斷拓展。因此，不僅單位和組織重視人事檔案材料收集，干部職工也注意平時工作生活中產(chǎn)生的照片、成果、證件、履歷、醫(yī)療等資料的積累，人事檔案資源建設(shè)不僅是單位和組織行為，也成為了社會成員的共同責(zé)任。

二、數(shù)字時代人事檔案管理策略

（一）強化集中管理。檔案的集中統(tǒng)一管理，是我國多年來實行的檔案管理模式和制度，它的基本要求是：各單位產(chǎn)生的檔案先集中到機關(guān)檔案室保存，10年之后，各機關(guān)檔案室將長久保存的檔案再移交國家綜合檔案館保管。怎樣實現(xiàn)機關(guān)人事檔案的集中統(tǒng)一管理呢？主要措施是強化收集歸檔。要按照中組部關(guān)于干部人事檔案收集歸檔范圍的規(guī)定，將文字、圖形、音像、電子等各類文件材料集中到機關(guān)檔案室統(tǒng)一管理，不能交一部分，自己留一部分。集中管理是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)和前提，它有利于統(tǒng)一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一操作系統(tǒng)、統(tǒng)一開發(fā)利用，實現(xiàn)專業(yè)化管理與服務(wù)。人事檔案管理的基礎(chǔ)工作是材料的不斷收集、整理和補充。人事檔案內(nèi)容繁多，涉及面廣，需歸檔的材料一部分由個人提供，大部分由人事部門提供，人事檔案管理人員應(yīng)主動與各部門聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作，做到應(yīng)歸盡歸，確保每個干部職工的檔案完整齊全。收集到的人事檔案材料要及時裝訂成卷，做到不散失、不積壓，裝訂程序要按人事檔案管理要求進(jìn)行。

（二）強化規(guī)范化管理。一是要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)。由于人事檔案本身不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以，很多單位對人事檔案工作不夠重視，有的人還存在一些認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管文件資料，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了；還有一些干部職工對人事檔案的形成、保管隨意，如填寫履歷表、年度考核表等表格時，能省則省，甚至不填寫，填寫的內(nèi)容和項目不完整，敷衍了事；有的材料如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等資料，認(rèn)為是自己的東西應(yīng)該由自己保管，不愿交給檔案管理部門，造成個人檔案資料短缺，如履歷表、年度考核表、職稱材料、工資、表彰、處分等材料不全。應(yīng)按照國家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，對過去歸檔不齊、整理不規(guī)范的檔案，進(jìn)行全面、細(xì)致的清理核查，逐一核實、完善個人信息。發(fā)現(xiàn)與實際不符的，及時和本人核實、修正，確保不差項、不錯類，重點對干部的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行逐卷逐項審核，認(rèn)真細(xì)致地鑒別材料表述是否準(zhǔn)確，內(nèi)容是否完整，對不符合要求的材料退回，限期糾正再歸檔；不屬于歸檔范圍的材料要退回給有關(guān)部門，缺少的材料要逐一登記、查漏補缺，確保檔案材料的完整性。二是要做好數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)，遵循以用促建、建用并重的原則，根據(jù)干部的調(diào)轉(zhuǎn)、任免、考核等情況，隨時更新干部的職務(wù)、學(xué)歷、薪酬、培訓(xùn)、獎懲等信息，使干部信息更加及時、準(zhǔn)確、全面。三是要加強制度和技術(shù)規(guī)范建設(shè)。要制定《人事檔案管理辦法》，明確單位和個人收集、管理、移交和利用工作中的關(guān)系與職責(zé)；制定《網(wǎng)絡(luò)管理辦法》，確定數(shù)據(jù)移交、歸檔等工作流程和技術(shù)規(guī)范。建立健全《安全保密制度》。人事檔案的主體是個人，記載了每個人的自然情況(姓名、性別、出生地、出生年月、家庭成員)、個人健康、婚姻狀況、財產(chǎn)收入、職業(yè)經(jīng)歷、任職獎勵、專業(yè)特長等方面的信息，其中有很多涉及個人隱私的內(nèi)容。在采集人事檔案信息、利用人事檔案時必須以尊重檔案主體的隱私為前提，不得隨意公開與擴散檔案主體的隱私信息。保證利用者遵守保密規(guī)定，在權(quán)限規(guī)定范圍內(nèi)安全合法使用人事檔案信息。要對人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)與傳播，設(shè)定嚴(yán)格規(guī)范的審核流程與監(jiān)督機制。數(shù)據(jù)的存儲、保管與利用、信息的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用物理隔絕，由專人負(fù)責(zé)，涉密文件目錄和原文數(shù)據(jù)，一律不得上網(wǎng)，嚴(yán)防信息外泄。通過落實這些制度，確保各類數(shù)據(jù)及時、齊全、完整收集、順利移交和安全使用，使人事檔案管理制度化、規(guī)范化。

（三）強化現(xiàn)代化管理。在傳統(tǒng)的檔案管理體制下，人事檔案基礎(chǔ)工作非常薄弱，檔案材料的收集、整理、分類、鑒定及編研等不規(guī)范；人事檔案管理設(shè)施配套滯后，信息化建設(shè)不到位，文件查閱手工檢索，一卷一卷找，一頁一頁翻，工作效率低。一些開展了信息化建設(shè)的單位，也僅是單機錄入檔案目錄和一些沒有核實的基本數(shù)據(jù)，沒有建立符合信息化要求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，更沒有網(wǎng)絡(luò)利用平臺。只有加快推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化，這些問題才能解決。

三、結(jié)語

人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重點是推進(jìn)檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、查閱檢索平臺化。實現(xiàn)這一目標(biāo)，一是要建設(shè)好通用數(shù)據(jù)庫，包括目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實質(zhì)是數(shù)據(jù)的整合，它通過全文數(shù)字化、電子文件在線接收、目錄移交等方式，整合單位內(nèi)部各類人事檔案信息，形成大數(shù)據(jù)與海量信息，為人事檔案管理打下基礎(chǔ)，為人事檔案利用創(chuàng)造條件。二是配置相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。主要是檔案數(shù)字化設(shè)備和人事檔案信息管理系統(tǒng)，包括系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備。可以依托機關(guān)信息化建設(shè)，配置相對獨立、穩(wěn)定、兼容、能夠滿足人事檔案數(shù)字資源管理和共享利用需求的設(shè)施設(shè)備，這是人事檔案信息傳輸、交換和資源共享的基本條件。如果將數(shù)據(jù)庫比作水庫，那么網(wǎng)絡(luò)就如同一條條渠道，將水庫里的水源源不斷地提供給需要的地方。因此，只有建設(shè)好安全、互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)，人事檔案才能實現(xiàn)異地和遠(yuǎn)程利用。三是要建立人事檔案查閱平臺。管理是手段，服務(wù)是目的。要建設(shè)好室內(nèi)查閱中心和網(wǎng)絡(luò)查閱平臺，為利用者提供方便高效的信息服務(wù)。要堅持“以人為本、立檔為民”理念，堅持“積極利用”與“審慎開放”有機結(jié)合，把人事檔案作為人才資源優(yōu)化配置的有力工具，作為維護(hù)社會秩序的有力工具，這樣既提升了人事檔案的價值，也增強了人事檔案工作的意義。