高校干部人事檔案管理及運用分析

文/赤峰學(xué)院人事處 王志麗

現(xiàn)階段高校干部人事管理的方式正在不斷發(fā)生變化，信息化程度不斷增加，高校必須要進行檔案管理的變革。而且高校干部人事檔案中記載著很多關(guān)于干部自身的簡歷和檔案，能夠反映出高校干部的品德作風(fēng)和個人能力，不僅對干部的個人發(fā)展有著重要的作用，對高校的人才選拔也意義重大。所以高校檔案管理人員需要對這項工作高度重視，盡快地解決現(xiàn)存的問題。最終通過有效的人事檔案管理策略發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。

一、高校干部人事檔案管理相關(guān)內(nèi)容

（一）高校干部人事檔案管理的重要性。高校干部人事檔案有高校干部從入職到離職的所有記錄，包括轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、晉升、調(diào)崗、獎懲等，所以人事檔案是高校對教師的能力和水平進行評價的一項重要的指標(biāo)。所以好的檔案管理工作可以幫助高校挑選出優(yōu)秀的專業(yè)化人才，不斷提升學(xué)校的管理水平和教學(xué)水平，有利于學(xué)校的發(fā)展和壯大。另一方面，檔案管理工作也有助于高校干部的個人發(fā)展，為其提供證明個人能力和思想品德的書面資料。

（二）高校干部人事檔案管理的原則。高校干部人事檔案管理工作不能盲目進行，需要遵循一定的原則才能夠保證這項工作的質(zhì)量。首先需要明確工作的職責(zé)，將檔案管理工作分配到具體的部門并按一定的依據(jù)分配給個人，這樣即使后續(xù)發(fā)生什么問題也能夠及時找到責(zé)任人，明確責(zé)任。另外，管理必須要嚴(yán)格嚴(yán)謹(jǐn)，因為檔案管理的工作相對來說比較細致，需要有嚴(yán)格嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾響B(tài)度進行支撐。所以檔案管理必須明確職責(zé)和管理條目，保證這項工作的有序進行。

二、高校干部人事檔案管理運用存在的問題

（一）人事檔案管理意識淡薄。高校干部人事檔案管理工作是一項效益比較長遠的工作，它的作用在短時間內(nèi)并不會顯現(xiàn)，所以很多高校忽視對他的管理。因為高校的檔案管理意識比較淡薄，就給很多思想出現(xiàn)偏差的人可乘之機。因為管理的不嚴(yán)格，很多高校干部為了個人的利益隨意地篡改個人檔案，而且在填寫的時候也不認(rèn)真，造成檔案信息的失真，影響高校決策。

（二）經(jīng)費投入不足，配套設(shè)施建設(shè)落后。現(xiàn)代化的檔案管理工作逐漸變得信息化和自動化，這就需要有設(shè)備和設(shè)施的支持。但是因為高校的忽視，很多高校并沒有對這項工作投入足夠的資金。這就導(dǎo)致高校干部人事檔案管理缺少配套的設(shè)備和設(shè)施，管理水平始終處于初級階段。而且高校干部人事檔案管理自動化水平非常低，大部分都是依靠人工的錄入和管理，出現(xiàn)誤錄的概率非常大，會影響學(xué)校的人才培養(yǎng)判斷。

（三）檔案管理不規(guī)范，檔案質(zhì)量不高。檔案管理不規(guī)范是目前阻礙檔案管理工作進展的一項重大的問題。很多高校在進行干部個人檔案收集的時候工作態(tài)度不好，不認(rèn)真負責(zé)。在信息搜集的初級階段就存在很多的錯誤，導(dǎo)致檔案信息失真。而且在信息錄入電腦的過程中也缺少必要的查錯手段，信息誤錄的概率很大。檔案管理過程操作不規(guī)范，檔案在儲存過程當(dāng)中可以被隨意地更改，存在丟失現(xiàn)象，最終在檔案需要使用的時候就會發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量不高，難以被用作參考。

（四）檔案管理人員質(zhì)量不高。目前很多高校因為經(jīng)費緊張的原因，并沒有請專業(yè)化的檔案管理人員進行高校干部人事檔案的管理，而是由很多其他人員進行兼任，就會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏專業(yè)性，難以充分發(fā)揮作用。而且很多人員的專業(yè)知識和職業(yè)道德比較缺乏，容易出現(xiàn)問題。另外很多檔案管理人員辦事只依靠經(jīng)驗而不考慮工作的實質(zhì)，管理中存在漏洞。還有很多老員工思想意識和辦事手段還停留傳統(tǒng)檔案管理工作上，不能掌握現(xiàn)代化的工具和信息化的手段，工作的效率很低，也浪費資源。

三、高校干部人事檔案管理的有效策略

（一）提高對檔案管理的重視程度。用人制度的改革和高校的教學(xué)改革促使檔案管理需要被重視起來。所以高校領(lǐng)導(dǎo)需要提高對檔案管理的重視程度，促進該項工作的順利進行。對檔案管理工作的重視并不能只停留在口頭上，而是應(yīng)該落實到實質(zhì)當(dāng)中。應(yīng)該關(guān)注到這項工作的細節(jié)，確保每一步驟的工作質(zhì)量達標(biāo)，也要對工作人員嚴(yán)格要求，保證檔案的質(zhì)量能夠?qū)W(xué)校的決策發(fā)揮重要的參考作用。

（二）加大經(jīng)費投入，提高檔案管理信息化程度。不同時期的高校干部人事檔案管理手段不一樣，現(xiàn)代化的高校檔案管理需要用到一些計算機和專業(yè)化的設(shè)備進行信息存儲和查詢。所以高校檔案管理工作的有效開展需要更大的經(jīng)費投入，從而購置更專業(yè)化的設(shè)備保證檔案質(zhì)量。

（三）強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。好的高校干部人事檔案管理工作離不開優(yōu)秀的工作人員的努力。所以高校需要加強人才的招聘和工作人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。人員素質(zhì)的提升能夠進一步改進檔案管理工作質(zhì)量，達到最佳的工作效果。高校干部人事檔案管理是人才管理的一項重要工作，對高校的合理用人和職員發(fā)展有著重要作用。在新的時期，高校的用人制度在不斷變化，人事檔案管理的手段也需要創(chuàng)新。高校干部人事檔案管理工作不能盲目進行，需要遵循相應(yīng)的實施原則和制度。但是因為改革的不完善性和工作人員的不重視，這項工作存在的問題比較多。為了充分發(fā)揮其積極作用，必須采取有效的策略促進該項工作成果的顯現(xiàn)，從而保證人才管理的合理和最優(yōu)。