提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的思考

文/湖北省孝感市緊急醫(yī)療救援中心 楊海霞

在我國(guó)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理是其相關(guān)工作的一項(xiàng)重要組成部分，能夠使其內(nèi)部人員在進(jìn)行具體工作過(guò)程進(jìn)一步提升工作效率，同時(shí)文書(shū)檔案通常會(huì)在一定程度內(nèi)記錄單位具體發(fā)展過(guò)程，對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展具有積極重要的影響，必須對(duì)其加強(qiáng)重視。為了進(jìn)一步明確在企業(yè)建設(shè)過(guò)程中如何更為有效地管理文書(shū)檔案，特此展開(kāi)研究，希望能夠科學(xué)推進(jìn)相關(guān)企業(yè)建設(shè)。

一、文書(shū)檔案管理特征

1.一體化。在開(kāi)展文書(shū)檔案管理具體作業(yè)時(shí)，需要基于文件收集、運(yùn)轉(zhuǎn)和承辦展開(kāi)具體作業(yè)。文書(shū)工作是文書(shū)檔案的一項(xiàng)重要來(lái)源，與檔案質(zhì)量具有極為緊密的聯(lián)系，同時(shí)文書(shū)檔案又是文書(shū)工作最終的落腳點(diǎn)。2.廣泛性。通常情況下，文書(shū)檔案管理具有極為廣泛的內(nèi)容，基于單位文檔室進(jìn)行檔案管理作業(yè)。文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，一般包括上級(jí)及本單位制定的規(guī)章制度、決定、相關(guān)協(xié)議、信件記錄、合同、責(zé)任書(shū)、通知通告、請(qǐng)示與復(fù)函、電子檔案等多方面內(nèi)容。3.保密性。一般情況下，辦公室在進(jìn)行文書(shū)檔案管理過(guò)程中，需要確保相關(guān)檔案具有更高的安全性，為相關(guān)障礙制定權(quán)限，科學(xué)設(shè)定保密要求。4.重要性。在管理文書(shū)檔案過(guò)程中，文書(shū)材料立卷是日常工作的主要內(nèi)容，如果要確保進(jìn)一步發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作應(yīng)用價(jià)值，就必須對(duì)其進(jìn)行更高程度的宣傳推廣，在具體工作過(guò)程中充分體現(xiàn)文書(shū)檔案管理的重要價(jià)值。

二、檔案管理工作實(shí)施策略

（一）科學(xué)制定管理范圍。在制定工作范圍過(guò)程中，需要確保能夠與本部門(mén)工作實(shí)現(xiàn)有效銜接，保證其參考價(jià)值。通常情況下，不同文件資料具有不同的應(yīng)用價(jià)值，因此相關(guān)工作人員需要對(duì)其應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行充分考慮，然后以此為基礎(chǔ)科學(xué)劃分保管期限，使其能夠更為科學(xué)有效地反映部門(mén)活動(dòng)資料。除此之外，在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中，需要確保具有長(zhǎng)期參考資料對(duì)其進(jìn)行有效支撐，該部分資料具有較大的應(yīng)用價(jià)值，需要進(jìn)行長(zhǎng)期保管。在此過(guò)程中，短期查找資料價(jià)值相對(duì)較低，需要有效縮短保存期限。文書(shū)立卷工作的本質(zhì)在于區(qū)分文件材料價(jià)值，因此該部分工作也是進(jìn)行文書(shū)立卷相關(guān)工作的一個(gè)關(guān)鍵性要求。

（二）規(guī)范檔案使用過(guò)程。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，辦公室工作過(guò)程中產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案信息，要確保對(duì)其相關(guān)檔案信息進(jìn)行充分利用，就必須進(jìn)行檔案管理制度的科學(xué)制定，確保檔案管理工作進(jìn)行的動(dòng)態(tài)性，對(duì)其相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)收集，整理和補(bǔ)充，同時(shí)還需要確保材料鑒別、移交以及借閱工作的規(guī)范性，確保能夠順利進(jìn)行檔案管理工作。與此同時(shí)，在辦公室進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中還需要進(jìn)行制度體系的進(jìn)一步完善，基于企業(yè)具體工作及其檔案需求進(jìn)行管理制度體系的科學(xué)制定，確保其合理性，同時(shí)還需要確保在檔案管理工作過(guò)程中有效落實(shí)各項(xiàng)制度，明確不同部門(mén)具體工作職責(zé)，同時(shí)不同部門(mén)工作人員還需要確保高效完成本職工作，保障責(zé)任明確，有效提升檔案管理工作的有序性。

（三）強(qiáng)化檔案管理信息化。在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，管理辦公室檔案工作時(shí)，信息化是其相關(guān)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了進(jìn)一步滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，需要確?？茖W(xué)應(yīng)用信息化管理手段。在進(jìn)行具體工作過(guò)程中，首先，需要確保完善基礎(chǔ)設(shè)施，在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)過(guò)程中，必須科學(xué)配備相關(guān)信息管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，為檔案管理工作信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)還需要基于特定系統(tǒng)進(jìn)行所有文書(shū)檔案的統(tǒng)一體現(xiàn)，確保能夠更為規(guī)范地開(kāi)展文書(shū)分類(lèi)和存儲(chǔ)工作，在相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)納入檔案信息，然后通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施科學(xué)管理，確保進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。以此為基礎(chǔ)，能夠確保檔案管理工作和文書(shū)處理作業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一體化和信息化。其次，還需要確保有效推廣信息化管理，在進(jìn)行具體工作過(guò)程中，需要不斷完善信息系統(tǒng)，同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更為有效的培訓(xùn)教育，實(shí)現(xiàn)其職業(yè)道德素養(yǎng)和信息化技術(shù)能力的有效提升，確保管理人員能夠科學(xué)、熟練地應(yīng)用新設(shè)備和新技術(shù)，科學(xué)規(guī)范檔案模式，統(tǒng)一檔案資源格式，嚴(yán)格基于相關(guān)要求展開(kāi)具體作業(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的有效提升。

（四）提升管理人員素質(zhì)。在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，必須確保相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)性，在檔案管理工作未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，在管理辦公室檔案過(guò)程中，需要進(jìn)一步提升相關(guān)技術(shù)人才的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力和信息素養(yǎng)。在進(jìn)行具體工作過(guò)程中，首先需要引進(jìn)更多管理人才，企業(yè)相關(guān)工作人員需要進(jìn)一步重視檔案管理工作，同時(shí)還需要進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍的科學(xué)構(gòu)建，與高校建立合作關(guān)系，進(jìn)行企業(yè)檔案管理的有效補(bǔ)充。與此同時(shí)，企業(yè)還需要對(duì)檔案管理人員開(kāi)展更為有效的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，在日常工作過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更為專(zhuān)業(yè)的技術(shù)水平教育，從職業(yè)道德素養(yǎng)、管理技能教育和技術(shù)教育等多個(gè)方面展開(kāi)具體工作，確保能夠全面提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)其工作素養(yǎng)的全面提升，使其能夠更好地完成相關(guān)任務(wù)，保障檔案管理工作的高效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，通過(guò)科學(xué)制定管理范圍，規(guī)范檔案使用過(guò)程，強(qiáng)化檔案管理信息化，提升管理人員素質(zhì)能夠?qū)k公室文書(shū)檔案進(jìn)行更為有效的管理，進(jìn)一步確保工作開(kāi)展的一體化、廣泛性、保密性和重要性，為相關(guān)工作的有序開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保辦公室在進(jìn)行日常工作過(guò)程中工作更為有效地應(yīng)用文書(shū)檔案，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。