新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/湖南省常德市鼎城區(qū)人力資源考試院 黃琳娜

在全球經(jīng)濟(jì)化的背景下，我國(guó)不斷加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)，各行各業(yè)的公司不斷成立，人才的加入大大提高了經(jīng)濟(jì)建設(shè)，但隨著人員的逐漸增加，人事檔案的信息資料也隨之增多，且各方對(duì)檔案管理的要求也在不斷提高，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法不能滿足目前需求，在信息技術(shù)的運(yùn)用下，應(yīng)提高人員管理技術(shù)和信息化的建設(shè)。

一、信息化建設(shè)對(duì)人事檔案管理的意義

伴隨著知識(shí)型經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的來臨，我國(guó)從社會(huì)建設(shè)、政治和經(jīng)濟(jì)發(fā)展等，都發(fā)生了積極的改變，各職業(yè)也有了新的機(jī)會(huì)。以此為背景，人事管理作為管理過程中的重要環(huán)節(jié)之一，也做出了轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的人員手工管理方式融入了科技信息化技術(shù)，這樣的發(fā)展對(duì)公司的發(fā)展也有著推進(jìn)作用。

（一）有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息的資源共享。信息化時(shí)代人類需要不斷進(jìn)步，在順應(yīng)時(shí)代潮流的同時(shí)，信息化的人事檔案管理是企業(yè)發(fā)展現(xiàn)代化必不可少的條件，也是提高管理工作效率的重要因素。并且信息化有著相互關(guān)聯(lián)的特點(diǎn)，以合理且科學(xué)運(yùn)用管理方法對(duì)人事工作相關(guān)信息加以保密為前提，資源的共享通過信息傳播、相互的交叉運(yùn)用也會(huì)產(chǎn)生積極的作用，轉(zhuǎn)化為不同機(jī)遇，所以信息的資源利用也逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的戰(zhàn)略資源，在展現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)也有利于現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（二）便于公司管理和檔案信息的查詢和利用。對(duì)于較傳統(tǒng)的人事檔案信息管理，其是以人工管理為主，在查詢時(shí)耗費(fèi)時(shí)間且環(huán)節(jié)較復(fù)雜，而信息化的檔案管理技術(shù)通過數(shù)字和電子化的方式，較大程度上簡(jiǎn)化了檔案信息管理的復(fù)雜程度。并且在傳統(tǒng)方式中，檔案大多為紙質(zhì)，需較大空間進(jìn)行放置，而信息化的檔案管理將實(shí)物以虛擬的形式存儲(chǔ)，既方便公司人事檔案的存儲(chǔ)，也能迅速地從中提取想查閱的信息，使檔案的價(jià)值得以發(fā)揮。而通過對(duì)檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)運(yùn)用，使人事信息以多層次、多方面、多立體的模式集中，在促進(jìn)轉(zhuǎn)變?nèi)耸滦畔⒐芾矸绞降耐瑫r(shí)，提高了資源的利用率，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，從而推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

二、人事檔案管理中信息化建設(shè)普遍存在的問題

人事檔案管理的信息化對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著促進(jìn)性的作用，在社會(huì)的發(fā)展下，信息化建設(shè)也不斷推進(jìn)，而對(duì)于人事檔案的管理需要多方的共同努力，在建設(shè)的過程中大致存在以下幾點(diǎn)問題：

（一）未設(shè)定統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)數(shù)量和類型的不斷增加下，各企業(yè)也出現(xiàn)追求個(gè)性化的現(xiàn)象，例如，部分單位較排斥公開信息，并沒有公布人員的信息，有的單位僅在局域網(wǎng)上小范圍公開，講究?jī)?nèi)部管理，任何管理機(jī)制的高效施行都以科學(xué)化、合理化為前提，設(shè)定統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案信息的高質(zhì)量，從而發(fā)揮其作用，也可保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的通暢，讓信息的共享更有效地開展。除此之外，也應(yīng)注意認(rèn)識(shí)檔案信息的安全性，從管理部門到各員工提高安全意識(shí)，在保證完整且真實(shí)的前提下，及時(shí)做好備份、加密、設(shè)置權(quán)限等措施。

（二）基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善，管理人員綜合素質(zhì)待提高。我國(guó)人口眾多且分部地區(qū)廣泛，這也使得人事檔案的信息化管理普及的時(shí)間較長(zhǎng)，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)和小型企業(yè)接受科技化、電子信息管理方式較慢，仍保持以人工的方式管理檔案信息，或是設(shè)備不積極搭配齊全，例如缺少較為基礎(chǔ)的掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等條件，另一些地區(qū)雖普及了計(jì)算機(jī)信息管理，卻不能保證聯(lián)網(wǎng)。在檔案信息管理的人員選擇方面，應(yīng)同時(shí)具備專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)，個(gè)別中小企業(yè)因節(jié)約成本或不重視管理，在崗的管理人員因?qū)I(yè)水平較低或個(gè)人不重視，導(dǎo)致信息錄錯(cuò)、使用不靈活等，這些原因都使人事檔案信息的發(fā)展和傳輸發(fā)展較緩慢，不利于社會(huì)的建設(shè)。

三、優(yōu)化創(chuàng)新信息化建設(shè)的方法，提高人事檔案管理的效率

（一）提高管理工作的重視程度和人員的綜合能力。人事檔案的信息化管理雖憑借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展提高管理的水準(zhǔn)，但主體依舊是人員自身，信息化管理的有效開展離不開管理人員的重視，這是一個(gè)較為漫長(zhǎng)且需長(zhǎng)期努力的過程，作為管理人員應(yīng)將信息化管理工作置為重要位置，在日常工作中加深管理，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況改善管理方式，有問題產(chǎn)生也應(yīng)快速解決，不出現(xiàn)堆置、延期的現(xiàn)象。在人員方面，因信息化的管理依舊需要依靠人為錄入信息和審核數(shù)據(jù)，所以企業(yè)應(yīng)給予學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，定期舉行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證隨社會(huì)發(fā)展更新使用方法，此外定期的人員選拔也是促進(jìn)成長(zhǎng)的方法，不僅要求對(duì)系統(tǒng)的熟練操作，更應(yīng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的圖像、文字等后臺(tái)操作方法，這樣不僅提高了工作效率，也有利于企業(yè)發(fā)展。

（二）確保設(shè)備的更新和軟件的開發(fā)。如果想高效地開展檔案信息化的管理實(shí)施，除提高人員的綜合素質(zhì)以外，硬件設(shè)施和軟件的更新十分重要，這也是各環(huán)節(jié)開展的基礎(chǔ)，通過及時(shí)更新設(shè)備，不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息管理的系統(tǒng)，作為信息傳輸和資源共享的工具之一，硬件設(shè)備的配置對(duì)人事檔案信息的管理有很大推進(jìn)作用，也是日常工作的保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

關(guān)于人事檔案在單位工作的重要意義，主要在于人事檔案中對(duì)個(gè)人的學(xué)習(xí)能力、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人修養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，是單位在招聘工作人員時(shí)經(jīng)常會(huì)調(diào)查的資料。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案以信息化的方式進(jìn)行管理，可以使資源進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，以更好地利用。重視其人事檔案管理工作的改進(jìn)，有利于提高工作效率，使得人事檔案的價(jià)值獲得充分的體現(xiàn)。