大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作探析

大數(shù)據(jù)代表著海量數(shù)據(jù)，但是數(shù)據(jù)并不能直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)和管理依據(jù)，其必須要通過(guò)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來(lái)對(duì)軟件進(jìn)行分析和處理，檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化和信息化管理時(shí)代，在檔案管理工作中，最為復(fù)雜而且耗時(shí)較多的就是對(duì)檔案的分類(lèi)和提取工作，而大數(shù)據(jù)分析功能的出現(xiàn)給檔案管理工作效率的提升帶來(lái)了新的可能性。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理的關(guān)系

檔案管理工作包括對(duì)檔案的搜集、整理、歸類(lèi)、保存、分析、提取、調(diào)用等任務(wù)，在當(dāng)前的檔案管理工作中，很多檔案都已經(jīng)進(jìn)行了信息化、數(shù)據(jù)化的處理，這樣在進(jìn)行檔案管理時(shí)就方便很多，但是也有很多檔案并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，還必須要通過(guò)傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)進(jìn)行提取和調(diào)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)各類(lèi)檔案管理工作能夠得到更為有效的優(yōu)化，一方面是推進(jìn)檔案管理工作的信息化腳步；另一方面是強(qiáng)化檔案管理工作的準(zhǔn)確性，讓檔案管理更為便捷?？梢?jiàn)，大數(shù)據(jù)和檔案管理工作優(yōu)化提升之間存在密切聯(lián)系。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理成本的降低。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要大量的人力以及充足的配套設(shè)施和保管工具，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案基本上都是以紙質(zhì)的資料為主，進(jìn)入21世紀(jì)后，檔案管理工作才開(kāi)始大面積地進(jìn)行紙質(zhì)檔案電子化的處理。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要比較大的投資，也需要較多的工作人員，這些工作人員的工作能力要求比較傳統(tǒng)，但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，很多檔案工作人員的能力跟不上時(shí)代要求，檔案管理工作需要更多的信息技術(shù)人員。雖然初期改革過(guò)程中可能會(huì)有一定的“陣痛”，比如需要花一些成本來(lái)聘用新型人才，但是當(dāng)檔案管理工作真正走上信息化、數(shù)據(jù)化道路之后，檔案管理工作通過(guò)變革進(jìn)入新的軌道，其管理成本大大降低，檔案管理效果大幅提升。

（二）檔案管理質(zhì)量的提高。檔案管理有對(duì)各類(lèi)資料的管理，有對(duì)人事檔案的管理，從檔案管理的角度來(lái)看，人事檔案管理屬于調(diào)用較為頻繁的，但是其他類(lèi)型的檔案管理大都是保存起來(lái)之后很少使用和查閱，導(dǎo)致一旦需要查閱一些檔案資料，就可能需要花費(fèi)比較多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行查找。實(shí)際上，很多檔案都是束之高閣，幾乎在保存起來(lái)后就沒(méi)有動(dòng)用過(guò)，甚至很多檔案內(nèi)容被遺忘。這都影響著各行各業(yè)，乃至于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。而且很多檔案資料有著珍貴的價(jià)值，但是在進(jìn)行檔案資料整理時(shí)卻被忽視了，影響了檔案的應(yīng)用。當(dāng)形成數(shù)據(jù)化管理時(shí)，檔案管理部門(mén)所保管的檔案一目了然，而且經(jīng)過(guò)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)之后，可以直接通過(guò)大數(shù)據(jù)處理來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行內(nèi)容存儲(chǔ)，當(dāng)需要提取檔案資料時(shí)，大數(shù)據(jù)功能可以直接搜集到有相關(guān)“關(guān)鍵詞”的檔案信息，從而有效提高檔案管理質(zhì)量，讓檔案真正具備應(yīng)用性。

（三）檔案存儲(chǔ)更為安全。在檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案不易存儲(chǔ)，而且需要極為嚴(yán)密和安全的存儲(chǔ)場(chǎng)所。傳統(tǒng)的檔案管理是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案容易受潮、發(fā)霉，紙張也可能隨著時(shí)間流逝而發(fā)黃，甚至字跡不清晰。另外，檔案存儲(chǔ)對(duì)防火的要求也非常高。除了紙質(zhì)檔案之外，還有一些影像資料等，這些磁帶、碟片資料都特別不易存儲(chǔ)，時(shí)間久了，可能播放不出來(lái)，甚至沒(méi)有配套的設(shè)備對(duì)其進(jìn)行播放。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息科技的發(fā)展可以讓所有的檔案都實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，這樣檔案資料就可以不受到外界環(huán)境的影響，而且電子化的存儲(chǔ)方式下，可以對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行備份，以確保檔案資料的安全。當(dāng)然，電子化檔案存儲(chǔ)方式只適用于一些普通檔案，很多珍貴檔案還是要采取檔案資料和電子化檔案兩種存儲(chǔ)方式并行的辦法。

三、基于大數(shù)據(jù)開(kāi)展檔案管理工作的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路和方法。當(dāng)前，大數(shù)據(jù)在很多行業(yè)發(fā)展中已經(jīng)發(fā)揮了重要力量，起到了重要作用，在檔案管理這種對(duì)數(shù)據(jù)量要求高的工作中，也要利用大數(shù)據(jù)本身的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)來(lái)轉(zhuǎn)變工作方法，應(yīng)用新的管理思路。首先，在實(shí)際的檔案管理工作中，各個(gè)單位要對(duì)當(dāng)前現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，并且了解哪些檔案是電子檔案，哪些檔案只有實(shí)物檔案。其次，對(duì)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，確定所有檔案內(nèi)容的分類(lèi)情況，然后對(duì)檔案進(jìn)行必要的整理，為下一步轉(zhuǎn)為電子檔案做好準(zhǔn)備。再次，對(duì)檔案進(jìn)行電腦信息的錄入，如果檔案量大的話，可能需要比較多的時(shí)間，但是這對(duì)于大數(shù)據(jù)模式的應(yīng)用來(lái)說(shuō)十分必要，只有檔案進(jìn)行了電子化的整理和錄入之后，大數(shù)據(jù)模式才能夠發(fā)揮作用。最后，對(duì)所有的檔案進(jìn)行核對(duì)，形成電子檔案管理的新模式。

（二）構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)。在確定了數(shù)據(jù)化、電子化的檔案管理模式之后，想要基于大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，還必須依托于專(zhuān)業(yè)的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，這一平臺(tái)需要完善的檔案管理功能、分類(lèi)功能和搜索功能，而且，現(xiàn)如今，很多檔案管理平臺(tái)還沒(méi)有統(tǒng)一到一個(gè)大的平臺(tái)中，大多是某一單位內(nèi)部或者是某一體系內(nèi)部存在數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，但是并不相通。當(dāng)前，我國(guó)在戶(hù)籍檔案信息管理方面形成了統(tǒng)一的管理平臺(tái)，但是不同省市之間也存在著搜索和管理界限。對(duì)于如何構(gòu)建完善的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，還需要很長(zhǎng)的路走。具體來(lái)看，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)的關(guān)鍵是資源的完善以及搜索分析功能的開(kāi)發(fā)，當(dāng)檔案資源完善之后，相應(yīng)的就能夠進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺(tái)的作用。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，相關(guān)的單位還需要引進(jìn)和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員，由這些人員來(lái)完成檔案的信息化轉(zhuǎn)型，同時(shí)為大數(shù)據(jù)模式的應(yīng)用做準(zhǔn)備。一方面，在引進(jìn)技術(shù)人員時(shí)，要注意這些技術(shù)人員的檔案專(zhuān)業(yè)背景，如果技術(shù)人員不懂檔案管理工作，也需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)；另一方面，現(xiàn)有的檔案管理工作人員必須要掌握一定的信息技術(shù)，從而為檔案管理信息化工作做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，畢竟很多工作人員在檔案管理崗位上工作了很久，對(duì)于檔案情況十分熟悉，不易變動(dòng)崗位。所以，可以通過(guò)引進(jìn)人才和培養(yǎng)人才的方式來(lái)對(duì)接大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理保密安全工作的重視。在檔案數(shù)據(jù)管理工作中，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的保密安全工作要提高重視。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，參與檔案管理的工作人員可能會(huì)由于看管上的松懈，導(dǎo)致檔案被損壞、篡改或者是被盜取；也存在檔案管理工作人員營(yíng)私舞弊的情況。在進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化的檔案管理工作中，相應(yīng)的也會(huì)面臨檔案信息被黑客篡改或者盜取的情況。所以，不管是何種檔案管理方式，其所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)是不同的，但是都是存在的。只是通過(guò)數(shù)據(jù)管理可以讓檔案的安全工作更加保險(xiǎn)，比如將原始檔案管理人員和數(shù)據(jù)檔案管理人員分開(kāi)，這樣一方資料損壞或者篡改，并不影響另一方資料，可以降低檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)了便捷、高效的管理思路，傳統(tǒng)的檔案管理模式可以晉級(jí)為電子化、信息化的管理模式，與此同時(shí)，基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，所有的檔案管理資料都可以實(shí)現(xiàn)快捷的查找、調(diào)取、傳輸和分析，可以有效節(jié)約人力、物力資源成本，更多地發(fā)揮檔案資料價(jià)值。