技師學(xué)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展分析

文/日照市技師學(xué)院 姚琪麗

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理模式已經(jīng)在全社會(huì)的方方面面廣泛地應(yīng)用起來(lái)，檔案管理是技師學(xué)院的主要管理工作之一，它是規(guī)范學(xué)生管理掌握學(xué)生日常生活學(xué)習(xí)情況以及培養(yǎng)人才的基礎(chǔ)，是技師學(xué)院教學(xué)當(dāng)中的十分重要的組成部分。它能夠改進(jìn)學(xué)籍的管理工作，還能夠提高信息化資源的管理水平。在當(dāng)前隨著我國(guó)教育的改革，我國(guó)技師學(xué)院的檔案管理也發(fā)生了十分重大的變化，管理手段越來(lái)越豐富，管理內(nèi)容更加復(fù)雜，針對(duì)于此來(lái)完善技師學(xué)院的規(guī)章制度，提升管理文化，提升工作人員的綜合素質(zhì)來(lái)促進(jìn)技師學(xué)院的檔案管理工作。

一、當(dāng)前技師學(xué)院檔案管理體系存在的缺陷

近些年來(lái)，隨著我國(guó)高校的不斷推進(jìn)，改革日益深化，我國(guó)技師學(xué)院檔案的種類也在不斷變化，由簡(jiǎn)單到復(fù)雜經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的轉(zhuǎn)變。特別是隨著近些年來(lái)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化水平的不斷深入，檔案管理工作也迎來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。下面從技師學(xué)院檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問題出發(fā)談一談當(dāng)前的現(xiàn)狀。

（一）檔案管理制度不健全。近些年來(lái)，雖然我國(guó)的大部分高校對(duì)于檔案管理的工作都十分投入，但是技師學(xué)院的檔案管理工作仍然存在很多問題，尤其是制度不健全：首先，由于檔案制度的不健全造成了檔案記錄的缺失，喪失了部分的使用價(jià)值。其次，因?yàn)楸９軝n案的職責(zé)都不健全，并且保管中心的設(shè)施不完善，也會(huì)造成一部分檔案損毀丟失的現(xiàn)象。最后，正是由于這些檔案制度的不健全，使檔案沒有發(fā)揮出真正的意義，這些問題對(duì)于檔案的利用十分不利。

（二）我國(guó)的技師學(xué)院信息化水平較低。隨著近幾十年來(lái)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案的載體越來(lái)越向網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行。以前的檔案都是由紙質(zhì)來(lái)承接的，它有很多局限性，比如容易受損、備份比較困難，但是當(dāng)前的計(jì)算機(jī)電子檔案就完全避免了這一點(diǎn)，仍有不少高校計(jì)算機(jī)信息化水平處于較低的位置，還沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)于檢索依然靠手工進(jìn)行。這也嚴(yán)重制約了我國(guó)技師學(xué)院的檔案管理工作。

（三）技師學(xué)院的檔案管理人員素質(zhì)不足，缺乏專門的管理人才?？v觀全國(guó)，部分檔案管理人員不是專業(yè)的從業(yè)人員，很大一部分是由兼職人員完成的，他們?nèi)狈Ψe極性以及主動(dòng)性，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不熟練。當(dāng)前某些技師學(xué)院檔案管理人員在工作當(dāng)中通常會(huì)忽視檔案信息的采集以及整理工作，這種情況不但會(huì)造成技師學(xué)院的檔案不能夠得到有效的利用，而且還會(huì)為技師學(xué)院中其他的有關(guān)部門工作造成難度。因此，當(dāng)前的技師學(xué)院一定要注重檔案的管理制度的建設(shè)，并對(duì)其進(jìn)行不斷改進(jìn)。

二、當(dāng)前技師學(xué)院實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展策略

（一）完善規(guī)章制度。充分保證技師學(xué)院的檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性進(jìn)而健全制度，一步一步地完善相關(guān)的管理，根據(jù)我國(guó)的檔案法等相關(guān)規(guī)定，從實(shí)際情況出發(fā)，制定一套完善的從底層開始的管理制度，還要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定檔案管理系統(tǒng)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)就是逐步向自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙質(zhì)化檔案。

（二）提高信息化管理水平。通過(guò)多媒體技術(shù)的應(yīng)用可以廣泛有效地提高技師學(xué)院的檔案管理工作，它由原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。微縮技術(shù)、掃描技術(shù)以及硬盤光盤的存儲(chǔ)技術(shù)可以大大增加信息的存儲(chǔ)量，而且具有速度快易操作等比較明顯的特點(diǎn)。與此同時(shí)，技師學(xué)院的檔案管理工作也要走向社會(huì)更好地服務(wù)于人們的學(xué)習(xí)與生活。可以將管理人員從繁重的檔案整理工作當(dāng)中解脫出來(lái)，使用先進(jìn)的自動(dòng)化的查詢手段為校內(nèi)外師生提供有力的服務(wù)。

（三）提升管理人員的素質(zhì)。任何工作都是由管理人員來(lái)進(jìn)行管理的，首先一定要選擇具有高素質(zhì)的管理人才。檔案的管理人員不僅僅要具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還必須要樹立完善的管理體系，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。建立起一支具有高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。充分地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，并靈活運(yùn)用。并且鼓勵(lì)從業(yè)人員具有終身學(xué)習(xí)的能力。

（四）服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理必須實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的管理模式，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的服務(wù)機(jī)制，與其他領(lǐng)域的實(shí)際情況相比，部分檔案管理工作存在著嚴(yán)重的問題，主要原因是由于自身的機(jī)制無(wú)法實(shí)現(xiàn)靈活發(fā)展。企事業(yè)單位在自身機(jī)制改變過(guò)程當(dāng)中可以采用聘任制度，由于檔案管理工作缺乏較為積極的創(chuàng)新意識(shí)，從而使其遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門，所以新形勢(shì)之下檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，以領(lǐng)導(dǎo)決策為核心，繼而實(shí)現(xiàn)全面的服務(wù)機(jī)制改革。