淺談校企協(xié)同育人模式下二級(jí)學(xué)院檔案管理要點(diǎn)

文/重慶文理學(xué)院 左永艷

為貫徹落實(shí)《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實(shí)施意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)〔2015〕36號(hào)）和《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于深化產(chǎn)教融合的若干意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)〔2017〕95號(hào)）精神，深化產(chǎn)教融合、產(chǎn)學(xué)合作、協(xié)同育人，在教育部高教司的大力推動(dòng)下，上百家企業(yè)及高校共同參與到產(chǎn)學(xué)合作協(xié)同育人項(xiàng)目中來(lái)。我校高度重視校企協(xié)同育人項(xiàng)目的申報(bào)，并取得了可喜的成果。在項(xiàng)目具體實(shí)施過(guò)程中，會(huì)形成大量具有保存價(jià)值的檔案材料，這些教學(xué)檔案是校企雙方協(xié)同育人活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)校企雙方提高教學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化合作方案提供了大量原始材料。企業(yè)和二級(jí)學(xué)院共同加強(qiáng)檔案管理，能夠?yàn)殡p方協(xié)同育人活動(dòng)提供準(zhǔn)確可靠的教學(xué)信息。

一、傳統(tǒng)教育模式下二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱，制度不健全。二級(jí)學(xué)院承擔(dān)一線教學(xué)工作，教學(xué)工作是學(xué)院工作重心。對(duì)于檔案管理只是停留在基本文件材料的保存，重“藏”輕“用”，因此使單位教職工對(duì)檔案利用效益知之甚少，更沒(méi)有形成相關(guān)的檔案管理制度。首先是檔案號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有分類(lèi)編號(hào)。其次是案卷標(biāo)題與語(yǔ)法規(guī)范不規(guī)范，案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)是文書(shū)立卷的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，組卷的結(jié)果往往通過(guò)案卷標(biāo)題體現(xiàn)出來(lái)，起到“畫(huà)龍點(diǎn)睛”的作用。案卷標(biāo)題的質(zhì)量，直接影響到檢索工具的編制和檔案的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)檔案著錄、標(biāo)引、檢索和日常管理，有著重要的意義。還有就是一些案卷缺少卷內(nèi)目錄，同時(shí)組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠完善，有的雖建立了相關(guān)的管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

（二）檔案材料收集不齊全，管理不規(guī)范。由于二級(jí)學(xué)院沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，通常由黨政辦、教學(xué)班、學(xué)工辦等部門(mén)兼職檔案收集。辦公室人員通常未受過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，加之主要工作任務(wù)繁重。因此，造成各部門(mén)對(duì)材料的收集整理沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范，隨意性大，影響檔案材料在后續(xù)中的使用。

（三）管理技術(shù)落后，投入經(jīng)費(fèi)不足。當(dāng)前高校二級(jí)學(xué)院檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，管理方式以人工為主，輔以保存一定量的電子文檔、個(gè)人電子信息資料等基礎(chǔ)的電子檔案材料。由于沒(méi)有信息化、智能化的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)紙質(zhì)檔案一旦封存基本就不再打開(kāi)，根本談不上對(duì)檔案材料的開(kāi)發(fā)利用。加上二級(jí)學(xué)院場(chǎng)地所限，檔案材料堆放及處理銷(xiāo)毀都存在很大的隨意性，影響檔案管理質(zhì)量。檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足：近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，管理手段也不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。

二、協(xié)同育人模式下二級(jí)學(xué)院檔案管理的要點(diǎn)

（一）構(gòu)建校企雙方檔案管理同步機(jī)制。在校企協(xié)同育人的過(guò)程中，需要對(duì)檔案材料同步管理。二級(jí)學(xué)院應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員與和企業(yè)檔案管理人員之間進(jìn)行溝通。校企雙方就合作項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)做到同步存儲(chǔ)、同步更新。雙方檔案管理使用統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)保證雙方材料完整一致。內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留。二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合雙方單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

（二）構(gòu)建智能化電子檔案管理系統(tǒng)。智能化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，電子檔案管理需要提檔升級(jí)，不能是電子文檔的簡(jiǎn)單保存。需要構(gòu)建檔案信息錄入、保存、分類(lèi)、編目、查詢、認(rèn)證、加密等功能的智能化管理系統(tǒng)，利用相關(guān)技術(shù)保證文件在傳輸和處理過(guò)程零錯(cuò)誤，確保校企雙方檔案部門(mén)所有檔案材料的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而確保電子檔案的法律憑證地位。檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門(mén)要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。另外，在智能化檔案管理系統(tǒng)中，加入檔案大數(shù)據(jù)挖掘模塊。利用大數(shù)據(jù)及人工智能等前沿信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析處理，更好地為教學(xué)服務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提升檔案管理人員素質(zhì)。首先學(xué)校學(xué)院兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，要有提升檔案管理工作是為教學(xué)工作服務(wù)的認(rèn)識(shí)。要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極參與到檔案管理的“大浪潮”中去，要充分挖掘檔案管理人員的職業(yè)潛力，引導(dǎo)他們樹(shù)立新時(shí)代的職業(yè)道德，配套出臺(tái)二級(jí)學(xué)院檔案管理制度，制定管理規(guī)范。為學(xué)院配備專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，提升檔案管理人員工資福利，加強(qiáng)管理隊(duì)伍梯度建設(shè)，減少管理人員的流動(dòng)性。同時(shí)要不斷提高檔案管理人員管理水平及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員要結(jié)合檔案發(fā)展和自身職業(yè)水平和專(zhuān)業(yè)技能投身到檔案管理中，才能不斷地提高管理水平，才能為現(xiàn)代化的檔案管理“建言獻(xiàn)策”。

（四）深入開(kāi)發(fā)利用檔案材料的價(jià)值。充分運(yùn)用當(dāng)前大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從檔案材料中提取價(jià)值信息，切實(shí)服務(wù)到后續(xù)的教學(xué)改革中。例如，從各級(jí)課程成績(jī)數(shù)據(jù)及就業(yè)數(shù)據(jù)中分析各科知識(shí)點(diǎn)與就業(yè)之間的關(guān)系，從而優(yōu)化培養(yǎng)方案，提高就業(yè)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今科技發(fā)展迅速，特別是人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)得到長(zhǎng)足進(jìn)步，我們檔案管理工作在新的技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，也有了根本性的改變。通過(guò)上文的討論，我們發(fā)現(xiàn)，在協(xié)同育人模式下，為克服傳統(tǒng)育人模式下的檔案管理問(wèn)題，一定要充分利用當(dāng)前的技術(shù)進(jìn)步來(lái)加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，提升檔案材料的利用價(jià)值。