高校本科生學籍檔案管理現狀及對策

文/濰坊護理職業(yè)學院 祝偉偉

近年來，隨著高校學籍檔案管理內容和方向的改革，對學籍檔案的管理需要重新規(guī)劃。現在學籍檔案存在材料內容增多，內容也更加詳盡。比如說學分制材料、延長雙學籍材料、專轉本學生材料和選修材料、轉專業(yè)材料等等各樣的材料。這些材料都需要記錄在學籍檔案中，作為資料保存下去。這些材料對于學生們來說非常重要，這都是他們的基礎材料，關系到以后的轉學和就業(yè)。影響著他們的學習深造、出國留學、找工作等等。所以，隨著招生的增多、教學模式的轉變，對學籍材料的保存成了許多高校面臨的困難。高校的各個部門都在為此尋找解決辦法。

一、本科生學籍檔案的特點

（一）學籍檔案形成的規(guī)律性，往復的特殊性。學籍檔案的形成具有規(guī)律性和往復的特殊性，大學本科生的學籍檔案主要記錄著學生們從進校那一刻到離校這一段時間學生的全部的資料。學籍檔案的形成規(guī)律根據教學活動的規(guī)律形成的。學習檔案的整理過程，一般從材料的形成到積累，到完全的整理完成，這個過程有著很強的規(guī)律性和往復的特殊性。

（二）學籍檔案數量的可觀性，內容的復雜性。隨著教育的改革，本科生招生人數的擴大，畢業(yè)生在幾年后會相應地增加。學籍檔案的案卷數也成倍地增加。學習檔案本來涉及的內容就比較多，而且復雜，學籍檔案案卷的增多給相關部門的整理人員增加了很多的壓力。又因為它內容的復雜多變性，使得整理起來更加困難。

（三）學籍檔案存貯方式的多種性，表現形式的多樣性。學籍檔案的組織方式一般是紙質材料，做成案卷存放起來。由于這種方式已經延續(xù)了很長時間，而且被人們熟知，用的比較廣泛，所以即使出現了電子檔的文件，還是會被打印成紙質的存儲下來。比如說在記錄本科生的學習成績的時候，想要記錄在檔案上。由各個學院把學生的成績記錄成電子檔。記錄完畢之后，再打成表格的形式打印出來，發(fā)給教務部門，再由教務部門統(tǒng)一進行管理。各院系收集完學生信息之后，要在統(tǒng)一的學生學籍管理系統(tǒng)中，輸入信息，在學生學業(yè)結束之后。統(tǒng)一把網上的信息下載打印出來，交給教育部門。另一個協(xié)助檔案儲存的方式就是光盤儲存。光盤儲存有著鮮明的特點，體積小、容量大、易保管。它能夠快速地讓信息集中起來。用的時候也非常方便。給管理部門帶來很大的便利。比如說計算機管理的電子注冊和學生學籍信息的采集，這些圖像都可以存儲在光盤中。所以光盤也可以作為學生檔案存檔的一個介質。

二、本科生學籍檔案管理工作的發(fā)展趨勢

學籍檔案管理的規(guī)范化和現代化使學生們的學籍檔案朝著更加有秩序的方向運行是人們正在做出的努力。規(guī)范化管理學籍檔案能夠確保學籍檔案材料的真實性、準確性和完整性。這也避免了學生的學籍檔案被一些不法分子利用，造成難以挽回的損失。這就要求學籍檔案的管理人員必須用非常高的標準來要求他們。檔案管理人員應該把檔案材料按照一定的類型分類。檔案管理人員一定要把檔案整理成方便實用的樣式。以便于使用的時候，能夠及時地檢索出所使用的信息。

三、本科生學籍檔案管理的現狀及對策

（一）學籍檔案管理方法的傳統(tǒng)性、信息顯現的時續(xù)性。在學習檔案管理的方法上面，這個傳統(tǒng)的方法已經不太適用于學籍檔案的管理。但是現在大部分學校用傳統(tǒng)的方法來管理學籍檔案。所謂傳統(tǒng)的方法就是把檔案打印成紙制，按照一定的順序年份排列在類似于圖書館的收藏室里的書架上，需要管理人員手動地進行歸檔檢索查找和歸還。由于紙質檔的學籍每個學生的情況都不一樣，學籍材料的內容也不同，而且數量繁多復雜，有點力不從心，受到很大的限制。在查找的時候顯得非常困難，不僅浪費時間，效率也大大降低。學生檔案信息的工作如果做得好就可以為社會服務，因為學生檔案在本科學生畢業(yè)找工作時要用到，而且牽扯到學生的出國深造等各個方面的問題。

（二）學生檔案管理的高科技。比如說計算機技術和電子化應用在檔案中?？梢越⒈究粕鷮W籍檔案的專屬系統(tǒng)。信息能夠更快地融合，信息的檢索速度提高，查詢效率也得到提高。這在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力和工作量。把信息化帶入學生的學籍檔案的管理過程中，可以使學生學籍檔案的管理更加輕松，在查詢學習信息的時候，能夠通過簡單的網絡就可以知道學生們所有校內校外的信息，提高工作效率。

四、結語

本科生的學籍管理工作是非常繁重而且復雜的一項工作。但是運用了科學的管理方法之后，就會使管理工作變得非常便利，有利于工作人員和學生們的查詢與利用，運用信息化的管理方法，讓學生學籍檔案管理更加合理化，滿足高校的管理要求和社會發(fā)展的需求。