高校財務(wù)檔案管理存在的問題及優(yōu)化策略

文/海南醫(yī)學(xué)院 林祝娥

改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制由計劃經(jīng)濟向市場化經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，財務(wù)檔案管理工作也正面臨著一個新的發(fā)展時期。新的工作環(huán)境以及新的工作內(nèi)容等，在新的發(fā)展形勢下財務(wù)檔案管理方面也有了新的要求，加強會計檔案管理和會計基礎(chǔ)工作，建立規(guī)范有序的會計工作秩序，發(fā)展財務(wù)檔案管理的機制，加大創(chuàng)新力度等成為財務(wù)檔案規(guī)范管理的不可或缺的部分，其規(guī)范化管理的程度決定了會計基礎(chǔ)工作的水平。

一、財務(wù)檔案管理工作中存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準。財務(wù)檔案管理工作的開展不夠成熟，缺乏統(tǒng)一的標準，這也是財務(wù)管理中存在的最明顯的問題，檔案管理工作在現(xiàn)階段來說缺乏系統(tǒng)化的管理，并且在管理的制度上也存在著缺陷。目前會計檔案管理的現(xiàn)狀是重視紙質(zhì)檔案輕視電子檔案的管理，重視會計檔案管理輕視文書檔案的管理。雖然隨著我國科技水平的不斷提高，我國的信息化水平也得到了明顯的提升，但是現(xiàn)階段各大高校的財務(wù)管理的信息化水平低下，即便是存在某些高校在財務(wù)管理工作中一定程度地使用了信息化的技術(shù)，但是信息化技術(shù)上也存在著不夠統(tǒng)一的問題，使后期的檔案管理工作不能有序地發(fā)展下去，電子檔案的存儲更是缺少必要介質(zhì)的備份建檔，文書檔案比如上傳下達的文件、某些賬簿的獨立性報告以及部門之間協(xié)調(diào)的一些財務(wù)文件不重視整理甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致高校領(lǐng)域檔案管理工作效率低下。

（二）財務(wù)檔案管理的制度尚待完善。檔案管理工作的順利開展是建立在健全的管理機制體制上的，現(xiàn)階段高校領(lǐng)域檔案管理制度沒有進行統(tǒng)一的完善，現(xiàn)階段的檔案管理人員和管理設(shè)施上缺乏完備的制度來保證工作的順利實施，在很大程度上影響了檔案管理工作的順利實施。即使某些高校在財務(wù)檔案管理工作上設(shè)立了管理制度，期望通過制度來制約完善會計檔案，使其更加完善規(guī)范科學(xué)，但是制度的制定還不健全，在日常的執(zhí)行中還有許多問題需要解決。雖然高校財務(wù)制度已經(jīng)制定，但如果執(zhí)行者不重視或者認識不到位，進而導(dǎo)致各大高校在實際的財務(wù)檔案管理工作中不能有序地開展起來，必然導(dǎo)致制度形同虛設(shè)。

（三）很多高校沒有意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性。財務(wù)檔案管理工作現(xiàn)在取得了一定的成就，但總體來講高校的財務(wù)檔案管理工作尚還存在著很多的問題，很多高校根本沒有意識到財務(wù)檔案管理工作的重大意義，工作人員在日常工作中存在著僥幸心理以及無所謂心理，對財務(wù)檔案整理工作馬馬虎虎得過且過，高校對于財務(wù)檔案管理工作也沒有投入大量的人力和物力，甚至有的高校并沒有專門的財務(wù)檔案管理工作人員和財務(wù)檔案管理的工作室，在一定程度上影響了財務(wù)檔案管理工作的順利實施，影響財務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

二、解決財務(wù)檔案管理問題的措施

（一）財務(wù)檔案管理工作制定統(tǒng)一的規(guī)范標準。目前存在缺乏規(guī)范的管理問題，相關(guān)的財務(wù)檔案管理部門需要制定相應(yīng)的統(tǒng)一管理標準，建立健全高校財務(wù)檔案的管理規(guī)章制度，明確高校財務(wù)管理檔案目標，責(zé)任到人分工明確檔案管理工作執(zhí)行標準統(tǒng)一，比如《高校財務(wù)檔案管理人員工作職責(zé)》《高校財務(wù)檔案管理制度》《高校財務(wù)檔案的查閱制度》等，對財務(wù)檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保存、查閱等工作程序有一個統(tǒng)一的規(guī)定，有章可循有制度可查。除此之外，還應(yīng)利用好先進的管理水平來進一步實現(xiàn)財務(wù)檔案管理設(shè)備以及方法的統(tǒng)一。財務(wù)檔案管理工作要想有序地進行下去，需要將財務(wù)檔案管理進行統(tǒng)一規(guī)劃，只有將財務(wù)檔案管理工作實現(xiàn)統(tǒng)一才可以為管理工作提供方便。要想建立統(tǒng)一的檔案管理的標準需要國家制度上的支持，同時還應(yīng)加強各大高校的管理監(jiān)督工作，以保證高?？梢杂薪y(tǒng)一的標準來實施工作。特別要注意的是信息化的管理技術(shù)，以及信息化技術(shù)應(yīng)用上的進一步加強，進而實現(xiàn)制度上以及技術(shù)上的統(tǒng)一，從而保障財務(wù)檔案管理工作的進一步開展。

（二）建立健全的財務(wù)檔案管理制度。目前高校要想建立統(tǒng)一的標準需要建立健全財務(wù)檔案管理的制度，從而保障財務(wù)檔案管理工作制度的建立。高校需要根據(jù)本校的財務(wù)管理工作的實際情況來進一步建立完備的財務(wù)管理制度。具體表現(xiàn)在各高校的財務(wù)管理制度以及基礎(chǔ)設(shè)施的進一步完善，并且需要對相關(guān)的財務(wù)管理工作人員進行財務(wù)檔案管理知識的培訓(xùn)工作，使用更為先進的信息技術(shù)手段來實施財務(wù)檔案管理工作，并且將高校的管理設(shè)備以及管理上的工作者專業(yè)知識的培訓(xùn)工作添加到檔案管理工作中去，進而保障制度體系的進一步實施，也可以使財務(wù)管理工作順利實施。

（三）各單位加強對財務(wù)檔案管理的重視程度。財務(wù)檔案管理工作制度的建立首先需要各大高校具有財務(wù)檔案管理的意識，高層領(lǐng)導(dǎo)要足夠重視，才能引起財務(wù)檔案管理層和從業(yè)人員的重視，從工作人員的思想上進一步提高財務(wù)檔案管理工作重視，自上而下樹立良好的財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行意識，認真做好財務(wù)檔案工作的收集、整理、歸檔、銷毀等每一個環(huán)節(jié)，為財務(wù)檔案管理工作做好堅實的基礎(chǔ)，甚至需要與之相關(guān)的財務(wù)管理部門在工作前集中培訓(xùn)，提高工作技能。通過培訓(xùn)工作可以進一步地強化工作人員的專業(yè)知識以及技術(shù)水平，以保障財務(wù)檔案管理工作實現(xiàn)管理與技術(shù)的統(tǒng)一。相關(guān)的財務(wù)管理部門應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)的管理設(shè)施以及管理技術(shù)上的進一步統(tǒng)一，既促進了信息化管理水平的提高，同時也保障了單位財務(wù)檔案管理水平的提升。各崗位的財務(wù)工作人員應(yīng)提高工作認識，紙質(zhì)檔案電子檔案、會計檔案文書檔案同樣重要，日常工作中要一并歸檔整理。高校財務(wù)檔案工作人員要清醒地認識到財務(wù)檔案管理工作是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，檔案管理工作有一定的滯后性，等后期需要的時候，由于前期工作的馬虎，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理工作的不完整、內(nèi)容缺失，事后補救也來不及，很可能造成無可挽救的重大損失。財務(wù)檔案管理工作，自上而下都應(yīng)形成良好的工作習(xí)慣，事無巨細，耐心細致，按照規(guī)章制度，一步一個腳印扎實地做好每一步，防患于未然。

三、結(jié)束語

改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制由計劃經(jīng)濟向市場化經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，我國的經(jīng)濟正朝著快速發(fā)展的方向發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作在各高校的發(fā)展過程中具有不可替代的作用，檔案管理工作的順利開展有利于公司的發(fā)展和進步，對此需要進一步提高財務(wù)檔案管理工作的進程，并利用好現(xiàn)代化的信息技術(shù)中所掌握到的知識，將財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)涵以及工作的性質(zhì)實施更加具體化的分析和研究工作，從實際出發(fā)進一步保證各高校的財務(wù)檔案管理工作順利展開。