信息化時(shí)代高校檔案管理安全性問題探討

文/西安工程大學(xué)檔案館 李瑛

在現(xiàn)在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)在高校信息檔案管理中應(yīng)用的越來越廣泛，信息技術(shù)在高校檔案技術(shù)管理中的作用也越來越大。在信息技術(shù)的幫助下，高校檔案信息收集、管理與查閱變得十分方便。但是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息化管理的過程中也出現(xiàn)了很多的問題。因此在實(shí)際的檔案管理過程中，需要相應(yīng)的檔案管理人員根據(jù)實(shí)際情況提出解決措施，保證高校檔案信息管理的安全性。

一、高校檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理保障制度不規(guī)范。在檔案管理過程中，由于對檔案綜合管理的認(rèn)識不夠、方法過于單一，各個(gè)管理部門之間獨(dú)自管理檔案，不相互合作，不相互溝通，也不進(jìn)行檔案之間的互通與交流，導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容不齊全，銜接不通順，整體上不能相互統(tǒng)一，造成了檔案資料的不齊全、不完整。這也從某些方面反映出一些部門不重視檔案資料，不關(guān)注檔案資料的完整度，也沒有采取相關(guān)措施去完善檔案資料，也反映了部分部門不負(fù)責(zé)任的態(tài)度問題。檔案一定要具有完整性，一旦缺失就會影響以后相關(guān)檔案的查找。有些檔案資料對于黨和政府事業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，但因?yàn)闄n案的缺失導(dǎo)致有價(jià)值的檔案在需要時(shí)無法及時(shí)找到，可能會影響一些單位對一些問題的解決進(jìn)程。另外，檔案的不完善會造成相關(guān)信息的不完整，信息的缺失不利于對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對新時(shí)代企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展有一定的阻礙，也會使企事業(yè)單位中的制度無法跟上時(shí)代的發(fā)展。檔案管理屬于相關(guān)部門的售后整理工作，并不是部門管理的重要崗位，因此，有些部門領(lǐng)導(dǎo)忽視了對檔案的管理和保護(hù)。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)偏低。信息化時(shí)代要求高校檔案管理人員必須是高素質(zhì)的人才。要求他們不只是擁有檔案管理的意識和知識，更重要的是能夠操作多種系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)軟件，能夠熟練地使用不同的計(jì)算機(jī)管理軟件，學(xué)會維護(hù)系統(tǒng)，努力提升自身的安全意識，這樣才能夠保證檔案信息的安全性。但是在我國的高校檔案管理中，檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，對于檔案管理的安全性意識也偏低，不能夠很好地適應(yīng)現(xiàn)在信息化時(shí)代的發(fā)展。還有部分高校檔案管理人員各方面的能力有所欠缺，沒有專業(yè)化的信息管理知識。也就是說我國嚴(yán)重缺乏信息管理方面的人才。

（三）檔案管理資金不足。在檔案信息管理的過程中，很多信息管理與維護(hù)都是需要資金的，對于系統(tǒng)的維護(hù)需要大量的資金，但是資金的缺乏會嚴(yán)重地影響到檔案管理的效率，會影響到對高校檔案信息化的管理，很多高校雖然已經(jīng)建立了相應(yīng)的信息管理數(shù)據(jù)庫，但是由于各部門之間互相不配合，導(dǎo)致信息管理工作難以正常有序地進(jìn)行。還有的學(xué)校主動(dòng)尋求外界的幫助，與外面的公司合作開發(fā)檔案管理軟件，用來管理檔案數(shù)據(jù)。但是由于公司與學(xué)校的知識層面不同，所以開發(fā)出來的軟件在實(shí)用性方面就有所欠缺。因此為了更好地管理高校的檔案數(shù)據(jù)，就需要高校的檔案管理人員強(qiáng)化檔案管理意識，加強(qiáng)在檔案管理方面的投資，這樣才能夠更好地對高校檔案進(jìn)行信息化管理。

三、高校檔案信息化管理安全性的措施

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)信息化檔案管理的意識。首先，應(yīng)通過對檔案法律法規(guī)的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理工作的重要性，從而得到相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，讓相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)重視對檔案的保護(hù)，從實(shí)際出發(fā)，與實(shí)際相結(jié)合，加強(qiáng)對檔案法律法規(guī)的執(zhí)行力度。其次，各級管理部門不僅要加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，也不應(yīng)該忽視對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)。這樣才能使部門領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。最后，相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求對檔案管理工作做出相應(yīng)的改革措施，建立起一套完整的管理制度，用來管理檔案。要想要做好檔案的管理工作就需要在思想上意識到檔案管理的重要性，并且需要在實(shí)際中做好相應(yīng)的管理工作。在檔案管理過程中如果出現(xiàn)了問題，一定要及時(shí)地進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，確保檔案管理工作的順利開展。一方面，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一定要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，在日常生活中做好檔案的管理工作。只有檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能夠意識到檔案管理的重要性，才能夠保證檔案管理工作順利地開展。另一方面，有關(guān)部門也可以提高檔案管理部門人員的福利待遇，加大對檔案管理的投入，以此來激勵(lì)相關(guān)工作人員更好地完成本職工作。檔案管理人員要在心里對檔案管理工作重視起來，堅(jiān)持遵守自己的職責(zé)，不斷地根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀對檔案管理工作做出相應(yīng)的改變，以便更好地展開檔案管理工作。

（二）規(guī)范化檔案管理方式。在對檔案進(jìn)行管理的過程中需要做到規(guī)范化，使得檔案管理的效率得到提升。在對檔案進(jìn)行整理與分類的過程中需要制定相應(yīng)的檔案分類整理的制度與原則，科學(xué)合理地對檔案進(jìn)行歸類管理，在有序并且制度化的狀態(tài)下對眾多的檔案進(jìn)行分類管理。具體的就是在檔案管理統(tǒng)一制度的基礎(chǔ)之上制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理能夠更加符合單位實(shí)際的發(fā)展特點(diǎn)，這樣的方式也能夠使得單位中的檔案管理工作更加規(guī)范與具體。在進(jìn)行檔案整理的過程中，工作人員需要找出檔案管理工作中存在的問題，對存在的問題進(jìn)行深入的分析，使得檔案管理能夠更好地滿足單位的發(fā)展需求。在管理工作中逐漸提高檔案管理的穩(wěn)定性，使得檔案管理工作能夠更好地進(jìn)行。在實(shí)際的檔案管理工作中需要對檔案管理進(jìn)行明確的分工，將各個(gè)方面責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人身上，增加工作人員的責(zé)任心，增加工作人員對檔案管理工作的重視度。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督確保信息安全。檔案管理的信息化必須要有效地處理好文件的隱私性與開放性之間的關(guān)系，注重保護(hù)檔案的知識產(chǎn)權(quán)。隨著信息化不斷地發(fā)展，現(xiàn)在的信息之間的距離變得越來越近了，相應(yīng)的信息之間的保密性也受到了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理部門既需要做好內(nèi)外部的管理又需要解決好檔案的信息化建設(shè)問題，這樣才能夠更好地保證檔案信息的安全。檔案管理部門必須要提高安全意識，對相應(yīng)的計(jì)算機(jī)檔案進(jìn)行管理，提高計(jì)算機(jī)管理的意識，這樣就能夠有效地提升計(jì)算機(jī)檔案的安全性。與此同時(shí)，還必須要保證檔案信息的有效性，檔案管理人員一定要保證檔案管理數(shù)據(jù)信息的有效性，確保信息數(shù)據(jù)能夠有效傳輸。另一方面，相關(guān)的信息管理部門一定要制定安全保障制度，這樣才能夠更好地保證檔案信息的有效性和安全性。只有保證檔案信息的有效性，遵守相關(guān)安全保密制度，才能夠更好地保證檔案信息的安全性，才能夠更好地管理高校的檔案信息。

四、結(jié)束語

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。高校檔案是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。高校檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。高校信息管理是社會發(fā)展的必然選擇，現(xiàn)階段的教學(xué)任務(wù)就是處理好信息時(shí)代高校檔案管理的安全性，這是時(shí)代賦予高校信息管理的任務(wù)。在信息化的管理下，高校檔案管理工作變得更加簡單，處理信息的速度變得更加高效。但是在享受著信息帶來的便利的同時(shí)，高校檔案信息管理工作也面臨著很多的挑戰(zhàn)，其安全性受到嚴(yán)重的威脅。因此，高校信息檔案管理部門應(yīng)該加大對信息檔案的管理力度，高效率地管理高校檔案。