高校基建檔案管理科學(xué)規(guī)劃與發(fā)展探討

文/黑龍江工程學(xué)院檔案館 王雪純

受中央政策的積極影響，中國(guó)高等教育行業(yè)發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁，很多高校都已經(jīng)完成了多輪擴(kuò)建，實(shí)現(xiàn)了高校內(nèi)部教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施的完善及教學(xué)用地的擴(kuò)建，有效滿足了教育教學(xué)工作開(kāi)展的需求。由于高校在發(fā)展規(guī)劃中涉及大量基建項(xiàng)目，為了保證高?；üぷ魅蘸笥袚?jù)可循，科學(xué)規(guī)劃高校基建檔案管理工作，才能改善高校基建檔案管理規(guī)劃科學(xué)性，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。

一、高校基建檔案管理的必要價(jià)值

首先，高校在擴(kuò)張、建設(shè)、完善基礎(chǔ)設(shè)施等過(guò)程中，可以借助基建檔案重現(xiàn)歷史、證明歷史。高校往往具有幾十年甚至上百年的發(fā)展歷史，每一次高?；?xiàng)目的實(shí)施，都會(huì)對(duì)高校的整體面貌、日后發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。做好高?；n案資料的管理，有助于記錄、回顧高校的建校、擴(kuò)建歷史，同時(shí)也是高校檔案材料中十分具有說(shuō)服力、可信度、文本化的重要檔案之一。其次，未來(lái)對(duì)高校建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行考察、完善、擴(kuò)建、修復(fù)、檢驗(yàn)等工作的開(kāi)展中，可以利用保留的基建檔案材料為相關(guān)工作的開(kāi)展提供寶貴的數(shù)據(jù)支持，所以做好高?；n案管理工作，對(duì)高校日后的建設(shè)、發(fā)展十分重要。比如高校以后的校園改造，或者線路鋪設(shè)，還有高校以后擴(kuò)建和重組機(jī)構(gòu)，都需要參考和查看以前的數(shù)據(jù)資料，同時(shí)，當(dāng)高?；?xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或權(quán)益紛爭(zhēng)時(shí)，還可以運(yùn)用高?；n案充當(dāng)主要證據(jù)或依據(jù)。最后，做好高?；n案管理工作的科學(xué)規(guī)劃與發(fā)展，有助于提高高校基建檔案的利用價(jià)值。比如，當(dāng)其他高校在同等規(guī)模或規(guī)模相似的擴(kuò)張建設(shè)中，可以參照已經(jīng)完成擴(kuò)建的高?；n案，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行擴(kuò)建方案的設(shè)計(jì)、優(yōu)化，從而就降低了高?；ㄔO(shè)計(jì)方案違反規(guī)范性、科學(xué)性的概率。所以，高?；n案能夠?yàn)橄嚓P(guān)項(xiàng)目的擴(kuò)建、建設(shè)提供參照，進(jìn)一步提高了基建檔案的應(yīng)用價(jià)值，改善了高校社會(huì)化服務(wù)的水平。

二、高?；n案管理科學(xué)規(guī)劃與發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）缺乏高校基建檔案管理思想。國(guó)內(nèi)諸多高校十分重視基建項(xiàng)目的管理及建設(shè)質(zhì)量，往往基建項(xiàng)目從施工到驗(yàn)收需要花費(fèi)數(shù)年時(shí)間，待檢驗(yàn)通過(guò)后，相關(guān)的基建資料會(huì)被收錄到高校檔案館中進(jìn)行管理。但是，檔案館在歸檔基建材料時(shí)存在檔案不完整、組卷規(guī)范性差、分類不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。而有的施工單位做完工程，就把資料帶走了，要想補(bǔ)齊是不可能的事情；高校基建處工作繁忙，建設(shè)任務(wù)一直比較繁重，如果抽出專人和大量的時(shí)間整理檔案，顯然更是不可能；而且高校在擴(kuò)建、重組期間，檔案管理處員工經(jīng)常調(diào)整，經(jīng)常發(fā)生“資料在館內(nèi)，管理資料的人卻被調(diào)走了，最終誰(shuí)都找不到資料”的尷尬現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了高校的檔案管理工作效果。

（二）缺乏完善的基建檔案管理制度與保障性管理措施。國(guó)內(nèi)諸多高校雖然以《普通高校檔案管理辦法》要求為核心，展開(kāi)了檔案管理工作，不過(guò)各高校之間的發(fā)展存在較大的差異，一味地根據(jù)管理辦法開(kāi)展相關(guān)工作，往往不符合實(shí)情。這就使得高校缺乏完整、有效的基建檔案管理制度、辦法對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范、管控。而且，部分高校的基建檔案管理沒(méi)有納入高校發(fā)展的年度工作計(jì)劃，崗位責(zé)任不明，對(duì)于檔案管理員的責(zé)任劃分不清。另外，高校未能根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展實(shí)際狀況制定基建檔案管理細(xì)則，使得各崗位管理職責(zé)模糊不清，影響了操作流行的規(guī)范性。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理員工。當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案管理部門都有專業(yè)的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理、維護(hù)，但是，由于其缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，所以管理能力及素質(zhì)相對(duì)較差，影響了管理基建檔案工作的效果。首先，檔案管理員需要全程跟蹤基建項(xiàng)目建設(shè)狀況，做好基建檔案信息的動(dòng)態(tài)記錄與更改，不過(guò)高校多數(shù)管理員工往往跟不上工程建設(shè)進(jìn)度、缺乏良好的理解能力，所以影響了分類歸檔準(zhǔn)確性，致使收集、整理的大量基建檔案資料與實(shí)際不符。其次，部分檔案管理員工未能有效保護(hù)、管理檔案，任意向他人或部門借閱檔案，致使檔案無(wú)法及時(shí)歸檔，影響了基建檔案的利用價(jià)值。

（四）基建檔案管理的信息化水平不高。國(guó)內(nèi)諸多高校基建檔案的信息化管理水平較差，部分高校雖然已經(jīng)開(kāi)始了檔案管理工作信息化建設(shè)，當(dāng)也僅僅達(dá)到初級(jí)水平。首先，仍繼續(xù)沿用紙質(zhì)存儲(chǔ)、人工記錄和分類統(tǒng)計(jì)的工作模式，不僅工作量大且容易出錯(cuò)。其次，檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握不足，信息化管理難以落實(shí)。

三、高校基建檔案管理的科學(xué)規(guī)劃與發(fā)展對(duì)策

（一）重視高?；n案管理思想。基建檔案管理工作是檔案管理工作的重點(diǎn)之一，因此，高校檔案管理部門要正視基建檔案的作用，提高對(duì)管理基建檔案工作的重視程度，要變被動(dòng)為主動(dòng)，基于理論、制度兩個(gè)切入點(diǎn)，改善基建檔案管理工作的效果，促使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，確?；n案資料的可靠性、完整性、真實(shí)性，并對(duì)基建檔案收集、歸檔、應(yīng)用等流程進(jìn)行完善。同時(shí)，要在檔案管理部門引入崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作者的工作積極性，促使其主動(dòng)地對(duì)基建檔案資料進(jìn)行整理、維護(hù)，確保日后基建檔案資料能夠發(fā)揮利用價(jià)值。

（二）優(yōu)化高?；n案管理制度、紀(jì)律。1.高校應(yīng)科學(xué)設(shè)計(jì)基建檔案管理制度。相關(guān)高校應(yīng)結(jié)合內(nèi)部狀況，積極研究高?；n案管理工作的性質(zhì)及需求，做好針對(duì)性規(guī)定、細(xì)則的設(shè)計(jì)、落實(shí)。同時(shí)，要對(duì)具體問(wèn)題展開(kāi)具體分析，做好具體對(duì)策的設(shè)計(jì)，提高基建檔案資源的利用效率。2.同步管理高校基建項(xiàng)目及基建檔案。一是在高?；üこ探ㄔO(shè)中要同步搜集、整理基建檔案資料，要結(jié)合工程各階段實(shí)施狀況，做好搜集、整理基建檔案信息等工作；對(duì)于隱蔽工程的建設(shè)，管理員工更是要全程追蹤、記錄，做好資料搜集、整理。二是應(yīng)提高檔案資料完整性，當(dāng)項(xiàng)目驗(yàn)收工作開(kāi)始后，檔案人員要做好前期文件的建設(shè)、整理，避免丟失重要數(shù)據(jù)。三是做好檔案管理部門和各部門的溝通，要根據(jù)基建項(xiàng)目特點(diǎn)，安排專業(yè)的管理人員對(duì)工程進(jìn)度進(jìn)行追蹤，同時(shí)要確定工作任務(wù)、責(zé)任及要求，保證檔案收集的實(shí)效性、可靠性。3.高校應(yīng)以問(wèn)責(zé)機(jī)制和考核指標(biāo)來(lái)突出基建檔案管理工作的重要性。構(gòu)建高校基建部門與檔案管理部門之間職責(zé)分明、協(xié)調(diào)合作、相互監(jiān)督的模式，共同完成基建檔案管理工作。

（三）提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)及工作能力。首先，高校在發(fā)展中，應(yīng)積極地培養(yǎng)、招聘優(yōu)秀的檔案管理工作人才。比如，高校在日常發(fā)展中，應(yīng)為檔案部門員工提供定期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動(dòng)，幫助檔案管理員工豐富專業(yè)知識(shí)、提高綜合素質(zhì)、改善工作能力；或者積極開(kāi)展道德品質(zhì)學(xué)習(xí)教學(xué)，幫助員工明白檔案管理工作的重要性，為其樹(shù)立堅(jiān)定的工作信念。其次，高校還要從社會(huì)上招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理工作的開(kāi)展補(bǔ)充新鮮血液。最后，高校要制定基建檔案管理崗位競(jìng)爭(zhēng)制度，避免部分人員濫竽充數(shù)，同時(shí)還要保證各崗位員工的固定性，降低崗位人員頻發(fā)流動(dòng)現(xiàn)象。

（四）提高基建檔案管理的信息化水平。高校應(yīng)不斷更新檔案管理設(shè)備，引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)配套的軟硬件設(shè)備，并組織管理人員進(jìn)行技術(shù)及操作技能學(xué)習(xí)活動(dòng)，從而提高高?；n案管理的數(shù)字化水平，實(shí)現(xiàn)高?；n案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合高?；n案管理工作的特點(diǎn)，明確高?；n案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)地制定、落實(shí)相關(guān)問(wèn)題的處理對(duì)策，才有助于實(shí)現(xiàn)高?；n案管理的科學(xué)規(guī)劃與健康發(fā)展。