大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生住宿電子檔案管理研究

文/河南科技學(xué)院 馬秋妍

在大數(shù)據(jù)背景下，高校招生一結(jié)束，電子信息在較短時(shí)間內(nèi)會(huì)傳至宿教管理中心，由中心著手安排學(xué)生宿舍，以便學(xué)生入校后能夠根據(jù)郵寄的錄取通知書所附校園信息迅速找到自己將要入住的宿舍，將隨身攜帶的物品安置其中，解除路途中的勞頓，熟悉校園生活的起點(diǎn)，夢(mèng)想實(shí)現(xiàn)的放飛點(diǎn)。為此，學(xué)生住宿電子檔案成為先行，是衡量學(xué)校管理水平的冰山一角。住宿事小，但關(guān)系民生，涉及“住有所居”“學(xué)有所教”。建好學(xué)生住宿電子檔案，是宿教管理中心日常工作的重要內(nèi)容，而且住宿檔案現(xiàn)已成為學(xué)生電子檔案中必不可少的一部分。從邁入校門的那一刻起，學(xué)生的生活起居都與住宿管理息息相關(guān)，大學(xué)生涯的幾年時(shí)間里，有的同學(xué)常住同一個(gè)樓同一個(gè)房間直至畢業(yè)，而有的同學(xué)則更換樓號(hào)、宿舍頻繁，為建立學(xué)生住宿動(dòng)態(tài)管理長(zhǎng)效機(jī)制，為學(xué)生提供良好的生活環(huán)境，記得住“鄉(xiāng)愁”，留得住痕跡，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的住宿電子檔案解決了這個(gè)問題，成為學(xué)生求學(xué)期間乃至畢業(yè)數(shù)年后重游母校的情愫之一。那么，如何在大數(shù)據(jù)條件下科學(xué)有效地做好學(xué)生住宿電子檔案正規(guī)化建設(shè)工作是當(dāng)前需要認(rèn)真解決好的大問題。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生住宿建立電子檔案的必要性

（一）學(xué)生住宿建檔電子化成新常態(tài)。高校學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)生活期間，會(huì)因?yàn)閷W(xué)校對(duì)學(xué)生管理決策的變化，調(diào)整住宿房間，比如寒暑假考研、寫生、社會(huì)實(shí)踐，混合寢室重整等；或者環(huán)境問題，比如房間漏水；甚至私人原因等一系列因素，會(huì)形成一系列的住宿檔案資料，但以往的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存需要大量的空間，需要管理人員耗費(fèi)大量的勞力和精力來搬運(yùn)、歸檔；紙質(zhì)檔案易受外界不良環(huán)境影響，高溫、潮濕、強(qiáng)光都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成不同程度的損毀，從而對(duì)檔案的完整性帶來威脅。由此可見，紙質(zhì)檔案在大學(xué)學(xué)生人數(shù)越萬的條件下，如遇集體調(diào)整，已很難快速全面系統(tǒng)地完成這項(xiàng)工作，大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)生住宿建檔電子化是其不二的選擇。

（三）記住“鄉(xiāng)愁”，留有痕跡，易于存儲(chǔ)和查詢。大學(xué)宿教管理的基本規(guī)律是：每年的7月獲得畢業(yè)資格的學(xué)生載著榮譽(yù)、承擔(dān)著新的夢(mèng)想離開母校，走向社會(huì)或繼續(xù)深造；8月是大二、大三、大四的學(xué)生從事社會(huì)實(shí)踐、外出寫生；9月是懷揣著夢(mèng)想從全省各地或全國(guó)各地奔向大學(xué)生活的新生入學(xué)的時(shí)間段，在這個(gè)有著規(guī)律的時(shí)間段中，檔案管理者們就需要利用大量的學(xué)生信息，送走畢業(yè)生，安排好實(shí)踐學(xué)生，迎來尚有點(diǎn)稚嫩的新生，堅(jiān)持做到離開的能記得住“鄉(xiāng)愁”，留得住想念；新來的有“賓至如歸”感，就如同在家中住沒有兩樣。檔案管理員要根據(jù)房源去分配、安排、管理學(xué)生的宿舍、做好結(jié)構(gòu)性調(diào)整。在以往紙質(zhì)檔案管理?xiàng)l件下，由于學(xué)生數(shù)量大、專業(yè)多，查詢的信息量必然大，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，卻未能讓領(lǐng)導(dǎo)、同事、其他職能部門滿意，因而，安排一次調(diào)整是一件非常傷腦筋的問題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理員可以在檔案管理辦公室內(nèi)利用檔案管理軟件錄入相關(guān)內(nèi)容，然后利用分類查詢等功能性查詢手段，按照專業(yè)相近，便于交流；條件基本相同，離就餐、就讀較近等基本要求，合理安排住宿，且結(jié)果便于學(xué)生網(wǎng)上查詢存儲(chǔ)。

（三）有利于數(shù)據(jù)信息的共享、工作效率的提升。學(xué)生住宿管理是學(xué)校管理的重要內(nèi)容和載體，學(xué)校相關(guān)職能部門根據(jù)工作需要和安排，要定期不定期地進(jìn)行抽查評(píng)比。例如：學(xué)生處、團(tuán)委、各院系等需要了解學(xué)生詳細(xì)的住宿分布情況，在大數(shù)據(jù)背景條件下，只要一個(gè)小小的鏈接，校園網(wǎng)和辦公系統(tǒng)就可以滿足他們的需求，也成為宿教管理中心連接各個(gè)部門最快最方便的途徑。通過校園網(wǎng)和辦公系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，不僅可以讓各部門人員隨時(shí)隨地地查閱到學(xué)生住宿數(shù)據(jù)信息，提高辦公效率，而且在一定程度上還推動(dòng)了高校網(wǎng)絡(luò)信息化全方位的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生住宿檔案管理存在的問題

（一）學(xué)生宿舍電子檔案內(nèi)容傳統(tǒng)化。在紙質(zhì)檔案中，學(xué)生住宿檔案內(nèi)容相對(duì)偏少，主要包括學(xué)生的一些基本信息：比如姓名、性別、所在班級(jí)、所學(xué)專業(yè)、所入住的公寓樓號(hào)、房間號(hào)等內(nèi)容。但在大數(shù)據(jù)條件下，克服信息量少難以滿足工作的需要情況，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)工作的新要求，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上就必須擴(kuò)展電子檔案的外延和內(nèi)涵，比如，對(duì)學(xué)生日常的表現(xiàn)、喜好、家庭和社會(huì)關(guān)系、心理狀況等加以記錄。

（二）學(xué)生電子檔案管理的認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)化。就當(dāng)前來看，以往形成的傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式一定程度上還占據(jù)著主導(dǎo)地位，主要原因是資金問題。高校財(cái)務(wù)預(yù)算會(huì)將絕大部分資金投入到教學(xué)科研，對(duì)學(xué)生住宿建設(shè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致硬件投入不足；在軟件建設(shè)上，檔案管理員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)奇少；高校管理人員對(duì)信息化檔案管理認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到信息化檔案管理模式的重要性，沒有意識(shí)到信息化檔案管理模式對(duì)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義。從面上看，檔案信息化確實(shí)不能給高校創(chuàng)收，不會(huì)增加資金、帶來利益，但認(rèn)真下功夫搞好檔案信息化，就能更好地服務(wù)于廣大師生員工，提高辦事效率，換句話說，搞好檔案信息化，就是間接為高校的建設(shè)創(chuàng)造價(jià)值。

（三）學(xué)生宿舍電子檔案的管理缺乏專業(yè)化。學(xué)生宿舍電子檔案作為檔案管理的一個(gè)重要分支，在對(duì)學(xué)生管理中占據(jù)著十分重要的地位。從目前筆者的調(diào)查來看，諸多高校領(lǐng)導(dǎo)以及職能部門管理者和師生員工都對(duì)科研電子檔案、人事電子檔案、教學(xué)電子檔案等在內(nèi)的檔案管理相當(dāng)重視，但對(duì)于學(xué)生住宿電子檔案這一塊兒，高校的重視程度相對(duì)較低。在我國(guó)，一些頂尖的高校也未配備專職的學(xué)生住宿電子檔案的檔案管理員，通常情況下都是由學(xué)生處、宿管科、各院系等相關(guān)管理人員來兼職此職位，因工作環(huán)境、內(nèi)容、需求等較分散，直接導(dǎo)致管理學(xué)生住宿電子檔案的內(nèi)容較雜亂、專業(yè)性較差、程序化較低、管理質(zhì)量得不到保障。從對(duì)管理學(xué)生的角度來講，學(xué)生住宿電子檔案的管理是一個(gè)非常專業(yè)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)性工程，缺乏專業(yè)管理人才和必要的專業(yè)制度是做不好的，難以跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。

（四）學(xué)生宿舍電子檔案管理適時(shí)化差。由于硬件配備不足，盡管計(jì)算機(jī)中保存了相當(dāng)數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)，但沒有按照信息化要求實(shí)現(xiàn)集成化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，更談不上精準(zhǔn)化，頗受詬病?；A(chǔ)設(shè)施不足，導(dǎo)致有時(shí)還需要采取人工查詢，手段落后，內(nèi)容更新遲緩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，有“老牛拉破車”之感。檔案儲(chǔ)存有環(huán)境條件要求，未能實(shí)現(xiàn)定期除蟲除菌、資料拷貝，就會(huì)出現(xiàn)技術(shù)面的缺陷、數(shù)據(jù)的丟失，后果十分嚴(yán)重，因?yàn)橛行n案資料是不可復(fù)制的。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)生住宿檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)校內(nèi)校外交流合作，建設(shè)有分量、有質(zhì)量的住宿電子檔案。一部完整的學(xué)生住宿電子檔案，需要多個(gè)學(xué)校職能部門的通力合作，但在高校，各管理部門之間的協(xié)調(diào)性、溝通性有時(shí)不太順暢。因而，校內(nèi)首先要解決好各部門之間的認(rèn)識(shí)問題，統(tǒng)一思想尤為重要。例如，在對(duì)學(xué)生住宿電子檔案資源搜集和整合上，要齊抓共管，共享共建。其次，在購(gòu)置硬件和開發(fā)軟件的過程中，管理部門之間的管理設(shè)備、兼容功能等要實(shí)現(xiàn)同步，讓涉及的管理部門能協(xié)同化發(fā)展。校外要加強(qiáng)與政府、企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)的溝通交流合作，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新手段、新知識(shí)，實(shí)現(xiàn)最大化的資源共享。

（二）提升檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)。做好任何工作，人才是決定因素，檔案管理工作也如此。檔案管理員的基本專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案管理的質(zhì)量和水平，所以，做好檔案管理工作，首先就是要下力氣提高檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)，要設(shè)專門的檔案管理員從事學(xué)生住宿檔案的管理，縮小兼職，逐步杜絕兼職，以保障檔案管理員可以盡心盡力、集中精力地做好檔案管理工作；有計(jì)劃、有措施、分階段培訓(xùn)檔案管理員，還要鼓勵(lì)檔案管理員積極參加校內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外的學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。其次要引進(jìn)具有專業(yè)素養(yǎng)的人才，能夠與時(shí)俱進(jìn)快速適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，比如，能夠熟練操作電腦、掌握相關(guān)軟件工作；能夠創(chuàng)新精神改進(jìn)現(xiàn)有的軟硬件資源設(shè)施；能在工作中開拓創(chuàng)新與時(shí)俱進(jìn)。

（三）建立健全學(xué)生宿舍檔案管理的相關(guān)管理政策。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”可見完善相關(guān)管理政策、制度、法規(guī)才能使學(xué)生電子檔案管理“有法可依、有法必依”。因此，應(yīng)著重從以下三個(gè)方面入手：首先，把《檔案法》的規(guī)定落到實(shí)處，配套出臺(tái)相關(guān)的管理政策。其次，實(shí)行責(zé)任制，種好責(zé)任田，達(dá)到細(xì)化并分類管理學(xué)生宿舍電子檔案。再次，制定近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，進(jìn)行必要的整合，分層次、分步走、穩(wěn)扎穩(wěn)打、步步為營(yíng)，一步一個(gè)腳印做實(shí)做好學(xué)生住宿電子檔案建設(shè)工作。

（四）增加資金投入，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上臺(tái)階。盡管學(xué)生住宿電子檔案僅是學(xué)生檔案的一個(gè)組成部分，但小模塊影響到大天地，領(lǐng)導(dǎo)層要克服傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)理念的影響，亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)未晚，重在上下同欲，齊抓共管，本著一個(gè)共同的目標(biāo)使勁用力，能投入的就投入，能克服的困難就克服，在人力物力財(cái)力方面給予大力支持，再加之檔案管理員們的不懈努力，咬定青山不放松的頑強(qiáng)意志，可以相信，學(xué)生住宿電子檔案的建設(shè)、使用、推廣會(huì)更加順利暢達(dá)。

總之，搞好學(xué)生住宿電子檔案管理，不但能加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的管理服務(wù)，更好地為廣大師生員工服務(wù)。而且在一定程度上還能推進(jìn)高校工作整體向上向善發(fā)展，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，更好地滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求。