新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法探析

文/寧夏醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院 王春霞

檔案管理是醫(yī)療管理中最為基礎(chǔ)性的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是一個(gè)比較容易被忽視的環(huán)節(jié)。做好檔案管理的意義舉足輕重，檔案對(duì)于醫(yī)院病患問(wèn)診、后期科研研發(fā)等都有很大的幫助。從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案是一個(gè)醫(yī)院的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，醫(yī)療大數(shù)據(jù)管理的好壞將對(duì)醫(yī)院管理有著直接的影響。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作雖然已經(jīng)引起了部分醫(yī)院管理者的重視，但是隨著醫(yī)療改革的不斷深入，以及醫(yī)療信息建設(shè)要求的加深。醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題也被日益地暴露出來(lái)，綜合來(lái)看，這些問(wèn)題主要包括三個(gè)方面：

（一）檔案管理觀念落后。大部分醫(yī)院檔案管理人員的檔案管理理念還是停留在20世紀(jì)紙質(zhì)版檔案管理的理念中，認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單的檔案收集和存檔，沒(méi)有把檔案看作是一個(gè)活的數(shù)據(jù)庫(kù)。因此，檔案管理往往只是“一收了之”，在檔案存放地點(diǎn)的選擇、檔案的編號(hào)、檔案后期的信息化處理等方面都不加注意。此外，醫(yī)療檔案的分類已經(jīng)由以前的病歷、文書和圖片檔案發(fā)展成了實(shí)物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案等。大部分醫(yī)院還是按照老的檔案分類進(jìn)行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個(gè)部門，沒(méi)有得到很好的管理。

（二）檔案管理制度不完善。目前大多數(shù)醫(yī)院都沒(méi)有建立較為完善的檔案管理制度，檔案工作長(zhǎng)期處于無(wú)人管、不想管的狀態(tài)下。此外，很多醫(yī)院也都沒(méi)有建立一套比較完整的檔案借閱和存放程序，檔案的借出、復(fù)印、存放等都很不嚴(yán)謹(jǐn)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。大部分檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，即使是檔案管理專業(yè)出身，也并不了解醫(yī)學(xué)檔案的存放規(guī)律，既具有檔案管理背景也具有醫(yī)學(xué)背景的復(fù)合型檔案人才非常難得。

二、新醫(yī)改背景下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的策略

《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見(jiàn)》指出，要加快醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)建設(shè)，以建立居民健康檔案為重點(diǎn)，構(gòu)建鄉(xiāng)村和社區(qū)衛(wèi)生信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；以醫(yī)院管理和電子病歷為重點(diǎn)，推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)。以意見(jiàn)的主要精神為指引，以當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題為對(duì)照，筆者認(rèn)為要在新醫(yī)改形式下做好檔案管理就必須要從以下四個(gè)方面著手：

（一）升級(jí)檔案管理意識(shí)。醫(yī)院的檔案管理者不僅要提升檔案管理的意識(shí)，加大對(duì)檔案管理的資金投入和精力投入，還要在檔案管理的理念上更新?lián)Q代，把檔案作為醫(yī)院的無(wú)形資產(chǎn)，從大數(shù)據(jù)的角度進(jìn)行檔案建設(shè)，建立可綜合調(diào)取、隨時(shí)利用的檔案信息系統(tǒng)，為病患就醫(yī)提供更方便快捷的服務(wù)，為醫(yī)療研究者的后期研究提供更加廣泛和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與案例支撐。

（二）健全醫(yī)院檔案管理制度。制度是規(guī)范管理的首要因素，行之有效的管理制度將提升醫(yī)院檔案的管理效率。醫(yī)院檔案制度的制定要從以下幾個(gè)方面著手：首先是確立檔案分類的原則，按照實(shí)物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案對(duì)醫(yī)療檔案進(jìn)行分類，明確醫(yī)院每個(gè)部門應(yīng)提交的檔案種類，確定每個(gè)部門檔案移交的時(shí)間要求。其次是明確醫(yī)療檔案管理各級(jí)管理主體的作用。信息檔案科專門負(fù)責(zé)檔案的整理、收集和培訓(xùn)，各職能科室作為檔案管理的最小單元，負(fù)責(zé)檔案材料的定期移交。最后是建立完善的檔案存放和借閱制度。鑒于醫(yī)療檔案的保密性要求，要確定不同種類檔案的借閱權(quán)限和借閱時(shí)間，以防止出現(xiàn)檔案泄露、檔案遺失的情況。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。檔案管理的下一步發(fā)展趨勢(shì)是檔案的信息化管理，醫(yī)院的檔案管理也不例外。要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)首先就必須根據(jù)不同的需求，建立完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，需要注意的是在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要格外注意端口兼容性的建設(shè)，使檔案系統(tǒng)和醫(yī)院其他系統(tǒng)的有效銜接，最終為醫(yī)院后期的醫(yī)療科研工作作支撐。其次，還要注重檔案信息的安全管理，確保電子檔案信息的安全性和保密性。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理需要的是綜合性管理人才，需要檔案管理人員具備檔案、信息化和醫(yī)學(xué)等知識(shí)的綜合背景。在外需不能滿足的情況下，就必須要從內(nèi)部對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。針對(duì)兼職檔案管理人員要加強(qiáng)檔案知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)于專職檔案管理人員則要加強(qiáng)醫(yī)學(xué)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。

三、結(jié)論

醫(yī)療檔案建設(shè)工作不是一個(gè)一蹴而就的工作，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)該以檔案的信息化建設(shè)為主線，以建章立制為導(dǎo)引，通過(guò)檔案的專業(yè)培訓(xùn)，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理體系，最終在醫(yī)院上下形成全員檔案意識(shí)。