醫(yī)院檔案室安全管理工作研究

文/南寧市第九人民醫(yī)院 馮彩蓮

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，能為診療、科研、教學等活動提供參考資料。隨著醫(yī)療技術(shù)的進步，檔案管理的重要性更加突出，醫(yī)院一般會建立專門的檔案室?？紤]到目前安全管理有不足之處，急需采取有效的應對措施，以下結(jié)合個人工作實踐進行探討。

一、醫(yī)院檔案管理的特點

醫(yī)院檔案管理的特點如下：1.多樣性。醫(yī)院檔案數(shù)量多、種類雜，管理工作量不斷增加，對于管理人員而言壓力較大。2.現(xiàn)實性。醫(yī)院檔案是對醫(yī)院實際經(jīng)營發(fā)展情況的記錄，數(shù)據(jù)信息真實準確，管理效果會影響醫(yī)院的未來發(fā)展。3.動態(tài)性。隨著醫(yī)院的運行發(fā)展，檔案會不斷更新，因此管理工作應該動態(tài)調(diào)整，跟上檔案變化的步伐。4.機密性。部分檔案資料的機密性強，要求管理人員做好保密工作，防止資料丟失、外泄。

二、醫(yī)院檔案室安全管理的常見問題

（一）重視程度不足。管理人員對檔案室的安全管理不重視，體現(xiàn)在兩個方面：一是管理人員沒有認識到安全管理的重要性，將管理等同于裝訂、保存等工作，只要不會損壞、丟失、泄露即可。二是基礎(chǔ)設(shè)施配置不到位，防塵、防火、防潮、防盜等工作未落到實處，導致安全隱患。

（二）管理體制缺失。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少醫(yī)院的檔案室管理工作是一個盲區(qū)，往往將精力放在行政管理和日常管理上。由于管理體制缺失，導致問題較多：其一管理人員的責任心不強，沒有做到每日檢查水電、形成記錄。其二將檔案室作為儲藏室，室內(nèi)放置一些雜物。其三非管理人員可以進出檔案室。其四室內(nèi)的設(shè)備不完善，影響安全管理的開展。

（三）溫濕控制不當。檔案室內(nèi)主要包括紙質(zhì)文檔、電氣設(shè)備，適宜的溫濕度條件，能避免文檔損壞、設(shè)備侵蝕，延長使用壽命。實際工作中，受限于技術(shù)、資金等要素，一些檔案室內(nèi)沒有配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備；或者管理人員缺乏專業(yè)知識。檔案室處于高溫、潮濕狀態(tài)下，會影響安全性能。

三、醫(yī)院檔案室安全管理工作的優(yōu)化措施

（一）完善管理制度。一是安全檢查制度。組織管理人員學習《檔案法》，定期檢查檔案室內(nèi)的環(huán)境，確保滿足八防要求——防火、防水、防盜、防塵、防光、防熱、防鼠、防蟲，實現(xiàn)安全檢查的常態(tài)化。具體操作時，應檢查檔案有無發(fā)霉、受潮、字跡蛻變等情況，出現(xiàn)問題及時上報，以便及時處理。二是出入庫管理制度。檔案室是醫(yī)院的安全重地，針對出入庫人員要做好登記。以參觀人員、維修人員為例，應該準確記錄人員數(shù)量、出入庫時間、工作事項；入庫前更換專用工作服、工作鞋，且不能攜帶相機；在檔案室內(nèi)由管理人員陪同，保證檔案的機密性。

（二）使用監(jiān)控設(shè)備。信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案室管理工作提供了新途徑，以監(jiān)控設(shè)備的使用為例，實現(xiàn)了監(jiān)測的實時性、全面性，一旦發(fā)現(xiàn)危險因素，能及時消除處理。安裝監(jiān)控設(shè)備時，要求如下：1.合理設(shè)計安裝位置，確保監(jiān)控無死角。重點位置是大門、窗戶、各個角落，尤其是能準確記錄下每個出入庫人員。2.監(jiān)控視頻由專人24小時看守，可以和醫(yī)院保衛(wèi)部門協(xié)作，對監(jiān)控視頻進行存檔和管理，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。3.加大軟硬件投資力度，定期對監(jiān)控設(shè)備進行更新升級，提高圖像質(zhì)量，保證設(shè)備運行的穩(wěn)定性。

（三）消除火災隱患。結(jié)合工作實踐，火災是影響檔案室安全的主要因素，會對紙質(zhì)檔案造成無法挽回的損失。消除火災隱患，主要從以下幾點入手：一是定期檢查電器電線，看有無老化、破損現(xiàn)象，以便及時更換。二是檔案室內(nèi)不能使用大功率電器，并對設(shè)備進行接地處理，避免出現(xiàn)靜電。三是檔案室內(nèi)嚴格禁煙，針對吸煙的人員進行阻止，必要時配合懲罰措施。四是在室內(nèi)配置消防設(shè)備，例如泡沫滅火器、干冰滅火器等，能第一時間撲滅小型著火點。五是聘請專業(yè)消防人員，定期對檔案室進行安全檢查，提出有效的整改意見，從根源上消除火災隱患。

（四）做好清潔衛(wèi)生。清潔衛(wèi)生工作，主要目的是控制溫濕度、防治病蟲害。一方面，在降雨量大的地區(qū)，由于空氣濕度大，容易導致檔案變質(zhì)發(fā)霉。這就要求管理人員關(guān)注天氣變化，輔助利用溫度、濕度監(jiān)測設(shè)備，一旦空氣濕度大，應該關(guān)閉門窗，使用除濕機、干燥劑；或者安裝空調(diào)，利用空調(diào)改變室內(nèi)溫濕度，將溫度控制在14-24℃，允許偏差為2℃；濕度控制在45%-60%，允許偏差為±5%。另一方面，針對老鼠、害蟲，應該在檔案室內(nèi)使用老鼠藥、捕鼠工具，定期噴灑殺蟲劑；保持室內(nèi)空氣流通，避免霉菌污染。對于出現(xiàn)霉菌的檔案，應該移出室外隔離起來，使用紫外線照射殺菌。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案具有多樣性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、機密性的特點，做好安全管理工作，才能發(fā)揮出檔案的功能價值。分析可知，目前管理存在的問題主要是重視程度不足、管理體制缺失、溫濕控制不當。對此，應該完善管理制度，使用監(jiān)控設(shè)備，消除火災隱患，做好清潔衛(wèi)生，切實提高檔案室的安全水平。