新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路探究

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 盧芳

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中的不足

（一）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。在醫(yī)院的日常工作中，無(wú)論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是直接管理人員，普遍缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理分屬后勤，是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作。事實(shí)上，檔案管理與醫(yī)療護(hù)理在醫(yī)院提供的護(hù)理服務(wù)中具有同樣重要的地位，醫(yī)療檔案詳細(xì)記錄了病患的就診情況，能使醫(yī)療工作有跡可循。但是目前相當(dāng)一部分醫(yī)護(hù)人員沒(méi)有對(duì)該項(xiàng)工作提起足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作難以得到創(chuàng)新與發(fā)展。

（二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。目前，我國(guó)許多醫(yī)院都更加重視醫(yī)護(hù)人員的綜合素質(zhì)與技術(shù)水平的提升，尚未著力于培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，其中很多醫(yī)院沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，同時(shí)缺少專(zhuān)業(yè)人員參與檔案管理工作，行政人員、管理人員代為管理檔案的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常經(jīng)由數(shù)人之手，相當(dāng)一部分難以得到妥善的保管與整理。此外，檔案管理人員工作態(tài)度隨意、沒(méi)有正視該項(xiàng)工作的重要性，也嚴(yán)重阻礙了檔案的有效管理。

（三）缺乏有效的檔案管理機(jī)制。在檔案管理工作由紙質(zhì)化過(guò)渡到信息化的過(guò)程中，醫(yī)院的檔案管理面臨著工作量大、無(wú)效信息多、信息記錄不詳或重復(fù)的問(wèn)題，在這種特殊時(shí)期，高效有序的檔案管理機(jī)制起著至關(guān)重要的作用。然而，現(xiàn)階段很多醫(yī)院都是根據(jù)自身喜好開(kāi)展檔案管理工作，有著非常強(qiáng)烈的主觀隨意性，更有甚者，為了方便而選擇操作簡(jiǎn)單方便的方法來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際的需要，進(jìn)而導(dǎo)致較多的有用信息被遺漏。除此之外，許多醫(yī)院在管理機(jī)制的設(shè)立、檔案管理人員職責(zé)的劃分等方面有明顯不足，導(dǎo)致檔案管理工作十分混亂，出現(xiàn)問(wèn)題相互推諉的現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮，十分不利于醫(yī)院服務(wù)水平的提升。

（四）信息化水平較低。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式勢(shì)必會(huì)向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型，但是仍有許多醫(yī)院尚未建立科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，使得大量檔案信息仍以書(shū)面形式存在，不利于重要信息的妥善保管，關(guān)鍵時(shí)刻如若無(wú)法及時(shí)調(diào)取以往的重要信息，很可能對(duì)患者的生命造成危險(xiǎn)，嚴(yán)重影響了醫(yī)院工作的正常進(jìn)行。由于不少醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)未能及時(shí)更新，電子檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、內(nèi)容丟失的情況也難以避免，對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升造成了不利影響。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)。為了進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，醫(yī)院首先要強(qiáng)化全體醫(yī)護(hù)人員對(duì)待檔案管理工作的意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、尊重檔案管理工作，從而積極投身于檔案管理的相關(guān)工作中去。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)采用多種方式向員工普及檔案管理的重要性，如集中培訓(xùn)、主題演講等，并以各部門(mén)組織會(huì)議的形式向員工傳遞缺乏檔案管理的嚴(yán)重后果，幫助醫(yī)護(hù)人員強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，從檔案的記錄到保管，督促每一環(huán)節(jié)的醫(yī)護(hù)人員參與進(jìn)檔案的管理中去，只有醫(yī)療檔案的每一環(huán)節(jié)都處于穩(wěn)步進(jìn)行的狀態(tài)，才能更好地推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)步。檔案管理意識(shí)的轉(zhuǎn)變還包括從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院必須高度重視新形勢(shì)下檔案管理的趨勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，摒棄舊有的紙質(zhì)管理模式，積極推廣電子檔案管理的新模式。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)權(quán)衡好兩種檔案管理模式的利弊關(guān)系，判斷出較大的前期投入是否能取得較高的回報(bào)、引入數(shù)字化檔案系統(tǒng)是否可以大幅提高醫(yī)院的工作效率，在得到肯定回答之后，應(yīng)逐級(jí)、逐部門(mén)地推廣電子檔案管理系統(tǒng)的使用，強(qiáng)化各級(jí)人員的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)電子檔案的快速普及與發(fā)展。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與思想意識(shí)影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率，因此醫(yī)院必須提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，以此提高醫(yī)院的整體服務(wù)能力。醫(yī)院應(yīng)適當(dāng)引入檔案管理方面的相關(guān)人才，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與指導(dǎo)，盡量避免盲目嘗試與無(wú)效指揮。此外，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，對(duì)相關(guān)崗位的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)教學(xué)，規(guī)范個(gè)崗位的工作要求，幫助其建立起基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)體系，使其具備一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而更好地適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的需要。在培訓(xùn)過(guò)程中，工作人員思想道德意識(shí)的培養(yǎng)也不容小覷，醫(yī)院必須端正檔案管理人員的工作態(tài)度，使其樹(shù)立良好的工作作風(fēng)，堅(jiān)決摒棄檔案管理工作無(wú)足輕重的錯(cuò)誤想法，做到對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)患者負(fù)責(zé)。由于新時(shí)代檔案信息化的需要，醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的信息技術(shù)，并能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作。如果在擁有先進(jìn)信息系統(tǒng)的前提下，不能滿足相關(guān)人員的配備，那么會(huì)使電子檔案系統(tǒng)淪為擺設(shè)，造成更嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。因此，醫(yī)院應(yīng)滿足檔案系統(tǒng)信息化的需要，適當(dāng)吸收計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的檔案管理人才并進(jìn)行培訓(xùn)，安排其負(fù)責(zé)醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)，包括系統(tǒng)的日常使用與簡(jiǎn)單的維修保養(yǎng)，最大限度地提升檔案管理水平。

（三）優(yōu)化完善檔案管理機(jī)制。為了促進(jìn)新醫(yī)改的有效進(jìn)行，完成現(xiàn)代化醫(yī)院的基本使命，醫(yī)院必須緊密結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，分析當(dāng)前工作中存在的主要問(wèn)題，以為人民提供更優(yōu)質(zhì)、便捷的醫(yī)療服務(wù)為目的，優(yōu)化完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，投資引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，采用系統(tǒng)化的流程對(duì)檔案的保管、借閱、歸檔與銷(xiāo)毀進(jìn)行規(guī)范化管理。針對(duì)部分醫(yī)院嚴(yán)重缺乏檔案管理機(jī)制的情況，首先應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，建立綜合檔案室，并將其納入醫(yī)院的綜合管理體系中，使檔案的完整性與連貫性得到保證。此外，醫(yī)院必須針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的具體問(wèn)題，與情況相似的醫(yī)院進(jìn)行交流討論，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，學(xué)習(xí)他人所長(zhǎng)。再者，良好的檔案管理機(jī)制必須合理分配工作任務(wù)，明確各崗位的職責(zé)所在，將責(zé)任具體至個(gè)人，避免相互推諉造成的效率低下。與此同時(shí)，有力的監(jiān)督也是檔案管理機(jī)制中不可或缺的部分，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作納入考核范圍，嚴(yán)格考核檔案管理人員的出勤情況與操作規(guī)范，如是否存在私自銷(xiāo)毀重要檔案的情況，對(duì)工作優(yōu)異者予以嘉獎(jiǎng)表?yè)P(yáng)，對(duì)違規(guī)操作者予以嚴(yán)懲，為檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新起到良好的監(jiān)督促進(jìn)作用。

（四）推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子醫(yī)務(wù)系統(tǒng)的使用簡(jiǎn)化了醫(yī)務(wù)工作的諸多手續(xù)，大幅提高了醫(yī)院的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，檔案管理作為醫(yī)院后勤工作中不可或缺的部分，也應(yīng)加快數(shù)字化進(jìn)程，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。在檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程中，首先需要用電子檔案替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有著不易保管的缺點(diǎn)，如果遇到人為破壞或者自然災(zāi)害，極容易被損毀，而電子檔案易于保存、便于攜帶，可以更好地保存重要資料。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大投資力度，引入合適的電子檔案信息管理系統(tǒng)，培養(yǎng)具備一定計(jì)算機(jī)素養(yǎng)的管理人員，逐步取代紙質(zhì)檔案管理模式。在使用電子檔案管理模式時(shí)，醫(yī)院必須注意管理人員權(quán)限的使用，禁止無(wú)關(guān)人員隨意操作管理軟件，同時(shí)做好備份工作，以防萬(wàn)一。此外，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)政府的支持與幫助。政府還需建立區(qū)域內(nèi)的醫(yī)療檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各醫(yī)療系統(tǒng)之間的信息聯(lián)網(wǎng)工作，打破信息閉鎖的限制，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的檔案信息共享。只有政府起到良好的牽頭作用，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)的整合，使醫(yī)療檔案系統(tǒng)步入“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，醫(yī)療信息的有效整合能夠最大限度地節(jié)約患者跨院或轉(zhuǎn)院治療所需的時(shí)間，有利于醫(yī)生第一時(shí)間診治危重病患。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著醫(yī)療改革的日趨成熟與信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展下的必然趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，醫(yī)院必須正視以往工作中的不足，及時(shí)改變當(dāng)前檔案管理的方式方法，比如加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、完善檔案管理機(jī)制以及推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)等，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平，以期達(dá)到提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的最終目標(biāo)。