做好鐵路科學(xué)技術(shù)檔案管理工作研究

文/中國鐵路呼和浩特局集團(tuán)有限公司 史鳳明

一、科技檔案組織職責(zé)

科技檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級(jí)管理、二級(jí)建檔的原則。鐵路局集團(tuán)公司對(duì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；鐵路局集團(tuán)公司機(jī)關(guān)各部門形成的科技檔案、應(yīng)入館的建設(shè)項(xiàng)目檔案，向鐵路局集團(tuán)公司檔案館歸檔移交、集中統(tǒng)一保管；鐵路局集團(tuán)公司所屬各單位、公司為獨(dú)立建檔單位，對(duì)本單位形成、接收的科技檔案進(jìn)行歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用。

（一）鐵路局集團(tuán)公司檔案館工作職責(zé)。擬定鐵路局集團(tuán)公司科技檔案管理辦法、規(guī)劃、計(jì)劃和措施；按照鐵路局集團(tuán)公司科技檔案進(jìn)館范圍，對(duì)鐵路局集團(tuán)公司本級(jí)形成的科技檔案、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、保管和提供利用；對(duì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；組織開展科技檔案工作培訓(xùn)，總結(jié)交流和推廣科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)。

（二）各建檔單位工作職責(zé)。貫徹落實(shí)國家和上級(jí)有關(guān)科技檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度辦法，明確科技檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔納入有關(guān)部門和專兼職人員的職責(zé)范圍、工作程序和崗位責(zé)任制，組織實(shí)施本單位科技檔案工作；制定本單位科技檔案管理實(shí)施辦法，明確檔案部門和科技檔案歸檔部門職責(zé)，對(duì)科技文件材料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔、保管與利用等作出明確規(guī)定；為檔案工作的開展提供滿足需要的經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，保證必要的工作條件和安全保管條件。

二、科技檔案歸檔范圍

科技檔案的種類有：運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)六大類。在鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)和科學(xué)研究等技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的，具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的科技文件材料均應(yīng)收集歸檔。

（一）鐵路運(yùn)輸檔案。其主要包括在鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)組織、生產(chǎn)計(jì)劃和調(diào)度指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車時(shí)刻表、列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖、通過能力、運(yùn)輸指標(biāo)、運(yùn)輸組織計(jì)劃等。

（二）生產(chǎn)技術(shù)檔案。其主要包括在機(jī)車車輛、大型機(jī)具、橋梁、通信信號(hào)及其他器材等產(chǎn)品生產(chǎn)、試驗(yàn)、制造、改造和修理工作中形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)建議書、委托書、合同材料、審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、說明書、計(jì)算書、記錄、技術(shù)條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計(jì)、制造、試驗(yàn)、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料、各種重要試驗(yàn)報(bào)告及協(xié)議。

（三）基本建設(shè)檔案。其主要包括新建、改建、擴(kuò)建、大修的鐵路建設(shè)項(xiàng)目在預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、竣工、養(yǎng)護(hù)維修階段形成的立項(xiàng)決策資料、勘察設(shè)計(jì)資料、征地拆遷資料、施工設(shè)計(jì)資料、招投標(biāo)合同管理資料、水土保持和環(huán)境保護(hù)資料、投資控制資料、安全質(zhì)量管理和監(jiān)督資料、施工資料、監(jiān)理資料、驗(yàn)收資料等。

（四）科學(xué)研究檔案。其主要包括在科研、試驗(yàn)、發(fā)明創(chuàng)造、考察、合作、技術(shù)交流、技術(shù)革新、教學(xué)研究等工作中形成的開題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書、方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書、研制計(jì)劃、測(cè)試記錄、專題總結(jié)、審批、鑒定、評(píng)議、推廣和作為依據(jù)的論文、著作、教育大綱、專刊等文字材料。

（五）設(shè)備儀器檔案。其主要包括在生產(chǎn)建設(shè)、測(cè)量化驗(yàn)、研究試驗(yàn)、養(yǎng)護(hù)維修、產(chǎn)品制造等工作中自制安裝使用或購置、引進(jìn)的各種機(jī)車、車輛、儀器設(shè)備、儀表設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備的購置合同文件、產(chǎn)品合格證、說明書以及在安裝使用、維修檢測(cè)過程形成的各類文件。

（六）標(biāo)準(zhǔn)檔案。其主要包括在鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、設(shè)備維修等活動(dòng)中涉及的有關(guān)國家、鐵路總公司、集團(tuán)公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)，各種規(guī)程、規(guī)劃以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件等。

三、科技檔案整理立卷

科技檔案的形成部門應(yīng)對(duì)已經(jīng)收集齊全、核對(duì)準(zhǔn)確、符合歸檔范圍的科技文件材料，準(zhǔn)確劃定保管期限?？萍嘉募響?yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)、組卷合理。科技檔案的形成部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的科技文件進(jìn)行整理，整理內(nèi)容包括文件的鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等。整理立卷的科技文件，應(yīng)依據(jù)有關(guān)分類原則與代碼標(biāo)識(shí)，編制檔案號(hào)?？萍紮n案的檔案號(hào)第一層代碼為種類代碼，第二層代碼為分類代碼，第三層代碼為屬類代碼，第四層代碼為案卷號(hào)。分前三層代碼之間均用圓點(diǎn)隔開，最后一層類別代碼與案卷號(hào)之間用一字線隔開，不允許使用其他符號(hào)。

四、科技檔案歸檔移交

各項(xiàng)工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品制造、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備安裝的責(zé)任（或主辦）部門，在該項(xiàng)任務(wù)完成之后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的科技文件材料進(jìn)行收集，準(zhǔn)確核對(duì)，按整理要求進(jìn)行分類，組成保管單位，及時(shí)向本級(jí)檔案管理部門歸檔。

科技文件歸檔時(shí)間應(yīng)按照工作程序，既可以分期分批歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次性歸檔。一般情況下，科學(xué)研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)結(jié)題或終止之后歸檔；基本建設(shè)檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工驗(yàn)收之后歸檔；生產(chǎn)技術(shù)檔案，應(yīng)在每個(gè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型或批量生產(chǎn)之后歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每臺(tái)儀器設(shè)備安裝或使用之后歸檔；標(biāo)準(zhǔn)檔案和運(yùn)輸檔案，應(yīng)在文件批準(zhǔn)或開始執(zhí)行之后歸檔。科技文件歸檔時(shí)，歸檔部門（單位）應(yīng)編制移交清冊(cè)（含移交目錄），交接雙方清點(diǎn)無誤后，辦理歸檔移交手續(xù)。交接手續(xù)一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，以備查考。凡組織機(jī)構(gòu)撤銷或變更，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用或產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)時(shí)，應(yīng)將科技檔案妥善整理，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向接收單位辦理移交手續(xù)。

五、科技檔案日常管理

各級(jí)檔案部門應(yīng)提高對(duì)檔案安全保管、科學(xué)利用必要性、重要性的認(rèn)識(shí)，積極改善檔案保管條件，確保檔案用房滿足檔案工作發(fā)展需要；積極采用新設(shè)備、新技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息技術(shù)現(xiàn)代化，提高利用效率。

各級(jí)檔案部門對(duì)已分類和編目的科技檔案進(jìn)行排列上架，分類排列應(yīng)保持案卷之間的聯(lián)系?？萍紮n案應(yīng)按種類劃分保管區(qū)域，每個(gè)種類保管區(qū)域內(nèi)按分類再劃分對(duì)應(yīng)的管理區(qū)域，在分類管理區(qū)域內(nèi)再按屬類確定不同的管理區(qū)域。檔案的排列遵循案卷形成規(guī)律在屬類內(nèi)進(jìn)行，屬類內(nèi)的檔案按照從左到右、從上到下的原則上架排列。檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是了解檔案數(shù)量與質(zhì)量、管理情況、發(fā)展情況的重要手段。各級(jí)檔案部門應(yīng)對(duì)庫存數(shù)量、階段歸檔數(shù)量和調(diào)閱利用、鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行、認(rèn)真核實(shí)、逐年上報(bào)。檔案信息開發(fā)與利用是檔案部門提供服務(wù)的最經(jīng)常、最重要的形式，主要包括檔案原件閱覽、提供檔案復(fù)印件及檔案查詢等服務(wù)。各級(jí)檔案部門應(yīng)規(guī)范科技檔案借閱和庫房管理，借閱人員必須遵守借閱、抄錄、復(fù)制的相關(guān)規(guī)定。各級(jí)檔案部門對(duì)已超過保管期限、失去保管價(jià)值的科技檔案，應(yīng)定期組織有關(guān)部門進(jìn)行鑒定，對(duì)確已失去保存價(jià)值的科技檔案按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

六、結(jié)語

綜上所述，各級(jí)檔案部門只有加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完整地保存和科學(xué)地管理科技檔案，確?？萍紮n案收集齊全、歸檔完整、系統(tǒng)規(guī)范，積極主動(dòng)地開展科技檔案開發(fā)利用工作，根據(jù)需要不斷改進(jìn)檢索工具、優(yōu)化服務(wù)方式，編制參考資料、歷史資料，才能保證其重要的工具價(jià)值、信息價(jià)值，充分發(fā)揮科技檔案在運(yùn)輸生產(chǎn)、鐵路建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備養(yǎng)護(hù)維修等工作中的查考憑證作用。