大數(shù)據(jù)共享時代檔案利用和管理研究

文/興寧市自然資源局 羅宇

一、擴(kuò)展檔案宣傳層面，培養(yǎng)檔案共享意識

實現(xiàn)檔案資料的有效共享，不僅要有先進(jìn)的信息技術(shù)，還要有充足的建設(shè)資金，專業(yè)的檔案管理人才，而深究其最為關(guān)鍵的一點是，人們必須提高檔案利用和管理的重視程度。李克強(qiáng)總理在2015年工作政府報告中明確指出：必須重視檔案事業(yè)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會建設(shè)的優(yōu)勢，讓更多的人享受檔案信息共享帶來的方便。針對檔案利用和管理常常被人忽視的問題，為進(jìn)一步推動大數(shù)據(jù)時代檔案信息的資源共享，必須想方設(shè)法通過多種傳播途徑，提高檔案利用和管理的宣傳力度，讓人們意識到實現(xiàn)檔案共享將帶給我們的生活帶來哪些便捷，從而愿意投入到信息化檔案建設(shè)中來，推動檔案信息的利用和管理發(fā)展。

二、運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，提高檔案共享效率

系統(tǒng)、科學(xué)、高效地處理和分析數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢體現(xiàn)，僅僅能收集數(shù)據(jù)，但是沒有數(shù)據(jù)分析，或者只是能進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)搜索、分類，就不能真正展現(xiàn)大數(shù)據(jù)的價值，沒有完全實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案利用和管理的高效應(yīng)用。挖掘數(shù)據(jù)背后的真實內(nèi)容，做好數(shù)據(jù)的處理和分析，是大數(shù)據(jù)時代實現(xiàn)檔案利用和管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過把原始數(shù)據(jù)編碼編輯、整理入庫、分類管理，隨時隨地快速搜索到想要的檔案，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，不僅能提高快速查找檔案的效率，還能探尋相類似編碼之間各檔案的聯(lián)系，充分展現(xiàn)數(shù)據(jù)唯一性的檔案數(shù)據(jù)意義，加速檔案數(shù)據(jù)化利用和管理的發(fā)展。與此同時，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能把用戶的使用需求共性展現(xiàn)出來，針對這部分群體特征推斷出產(chǎn)品的市場需求方向，使得產(chǎn)品具有針對性，另外也能為提高客戶滿意度制定循序漸進(jìn)的服務(wù)計劃，從而建立個性化的客戶檔案。

三、完善檔案信息資料，實現(xiàn)檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)共享時代檔案的利用和管理的基礎(chǔ)目標(biāo)是實現(xiàn)檔案歸檔處理、數(shù)量和質(zhì)量相關(guān)聯(lián)。當(dāng)前，除了紙質(zhì)版的手簽字資料外，不少企業(yè)和部門都已實行電子檔資料存檔，形式也在不斷創(chuàng)新和充實，如：圖片、視頻、電子書、電子文檔等，讓檔案的表現(xiàn)形式更加豐富靈動。大數(shù)據(jù)共享時代，一方面，需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案資料整理入庫，對重點和發(fā)展的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析。另一方面，也應(yīng)對形式多樣的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整合和分析，充分探究海量數(shù)據(jù)之間的共通點，把看似無厘頭的大量檔案資料轉(zhuǎn)變成“有價值的資源”，從而實現(xiàn)檔案信息的有效分析，推進(jìn)檔案資源的利用共享。當(dāng)然，要把雜亂無章的海量信息整合成形式多樣、活靈活現(xiàn)的檔案數(shù)據(jù)庫，首先得要引進(jìn)科學(xué)的檔案管理技術(shù)，例如：數(shù)據(jù)庫技術(shù)、聲像技術(shù)、檔案掃描入庫技術(shù)、信息搜索查找技術(shù)等，通過快速且準(zhǔn)確的檔案信息管理，能形成一個分層次、系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)庫，不同類型的檔案信息匹配出最佳的儲存形式，從而實現(xiàn)紙質(zhì)版檔案向信息化管理方向發(fā)展，提高檔案資料的共享程度。

四、通力合作創(chuàng)新開發(fā)，建立檔案共享數(shù)據(jù)庫

檔案信息涉及的范圍和層面很廣闊，當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)能處理海量的復(fù)雜信息，但是需要實現(xiàn)檔案信息的有效共享，就必須實現(xiàn)不同領(lǐng)域、不同行業(yè)、不同專業(yè)的技術(shù)、資金、人員等資源的通力合作，才能真正達(dá)成檔案利用和管理的科學(xué)共享。例如，檔案管理部門與數(shù)據(jù)開發(fā)公司簽署合作協(xié)議，以檔案管理部門的工作需求出發(fā)，量身定制出符合工作實際的數(shù)據(jù)開發(fā)工具，幫助檔案管理部門快速高效地開展檔案的利用和管理工作。又如，檔案管理部門的人員有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，他們可以給檔案數(shù)據(jù)開發(fā)分析公司提出寶貴的建議，合作研發(fā)出大數(shù)據(jù)處理和分析的實用工具，實現(xiàn)跨領(lǐng)域跨專業(yè)多方資源的共享。當(dāng)然，不同行業(yè)的跨部門合作，推動大數(shù)據(jù)共享時代檔案的利用和管理，有以下四個注意事項：第一，需要對過往檔案資料進(jìn)行數(shù)字化編碼，才能建設(shè)檔案數(shù)據(jù)化。第二，合作開發(fā)檔案共享技術(shù)，必須明確檔案信息的查看權(quán)限，必要時簽訂保密協(xié)議。第三，對檔案資料進(jìn)行分類入庫，從而提高檔案查找的工作效率。第四，制定合理的開發(fā)計劃和進(jìn)度表，確保檔案信息共享技術(shù)開發(fā)的資金充足。

五、提升檔案人員技能，促檔案信息共享發(fā)展

檔案信息實現(xiàn)信息化和數(shù)據(jù)化的利用和管理，需要更新信息應(yīng)用技術(shù)，而技術(shù)的應(yīng)用需要有高素質(zhì)的檔案管理人員作為主導(dǎo)者。選拔和培訓(xùn)檔案管理人員，提高他們信息技術(shù)應(yīng)用技能，培養(yǎng)他們前瞻性的創(chuàng)新思維，尤其是對數(shù)據(jù)有強(qiáng)烈的敏銳度，實現(xiàn)檔案信息的綜合利用。在新檔案信息管理系統(tǒng)上線前，必須實行檔案管理人員的全員培訓(xùn)，掌握專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，確保他們懂得如何操作，怎樣處理突發(fā)情況，深度挖掘檔案信息的內(nèi)在聯(lián)系和價值，實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資料的有章可循，提升檔案信息在大數(shù)據(jù)時代資源的共享率。