數(shù)字化時代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施分析

文/濟南城建集團有限公司 劉歡

數(shù)字技術(shù)的發(fā)展促進了各行各業(yè)邁入數(shù)字化時代，并取得了巨大的成效。檔案工作在與科技因素的結(jié)合下，催生出了檔案管理工作的新模式，從而極大地提升了工作效率，促進了檔案管理的規(guī)范性和高效性。因此，檔案管理工作的進步需要創(chuàng)新管理技術(shù)，在先進技術(shù)的推動下取得大的進步。本文將從檔案數(shù)字化管理的重要意義出發(fā)，就其目前存在的問題，進行檔案數(shù)字化管理的技術(shù)創(chuàng)新分析。

一、檔案數(shù)字化管理的重要意義

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在對其進行管理的過程中需要耗費大量的人力和物力，管理內(nèi)容也非常繁瑣，所以在對紙質(zhì)檔案進行管理時成本高，效率也非常低。在進行檔案查詢的時候，由于檔案資料的數(shù)量龐大，順序很容易被打亂，所以，這也給查找工作帶來了很大的麻煩。同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案本身還存在一個很大的問題，即需要占據(jù)巨大的存儲空間，而且，稍不注意就會造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作量大，而且有一定的難度。但是，這些問題在新型的檔案數(shù)字化管理工作中就不存在了。在數(shù)字化的檔案管理中，無論是在管理、查詢，還是在儲存方面，都非常的方便高效。同時，數(shù)字化的檔案還有一個很大的優(yōu)勢，即對于檔案的管理非常的規(guī)范。因為傳統(tǒng)的管理方式依靠人力來進行，難免會出現(xiàn)不規(guī)范、出錯率高的問題。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方式并不實用，而數(shù)字化的檔案管理就能夠輕易地避免這個問題，它能夠利用數(shù)字化技術(shù)將檔案信息分類歸檔，而且不會遺失。所以，檔案數(shù)字化管理對于檔案管理工作而言意義非常大。

二、數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化的初期建設(shè)困難。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量非常大，所以對其進行數(shù)字化上傳的工程量較大。首先，在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化建設(shè)的時候，需要對其相關(guān)的信息進行整理，然后再上傳。其次，進行網(wǎng)站的建設(shè)，制作搜索引擎內(nèi)容。最后，再將不同區(qū)域的數(shù)字化管理模式進行統(tǒng)一。這是將檔案數(shù)字化的初步建設(shè)，需要完成的工作較多。

（二）易出現(xiàn)安全問題。從數(shù)字化本身的特點來看，一旦某個數(shù)據(jù)文件出現(xiàn)問題就會直接影響到其他的文件安全，所以，比較容易造成一定的數(shù)據(jù)損失。同時，電子數(shù)據(jù)容易被改動，所以，一旦有些人故意進行數(shù)據(jù)的刪改，那么就會直接造成數(shù)據(jù)的破壞，所以要求管理人員做好相應(yīng)的備份與存檔工作。

（三）管理信息有難度。目前，數(shù)字化建設(shè)技術(shù)并不完善，還有很大的提升空間，所以，在進行信息管理時，在很大程度上需要依靠人工操作，所以，還沒有實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化管理。同時，數(shù)字化技術(shù)的設(shè)施并不是很先進，所以，在進行實際的數(shù)字化管理過程中，沒有達到完全的自動化，在未來發(fā)展中還需要不斷改進。

三、數(shù)字化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新分析

（一）創(chuàng)新數(shù)字管理技術(shù)。由于目前還沒有完善的數(shù)字化管理體制，所以，需要進行數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新管理的研究。在數(shù)據(jù)化保存和顯示文獻的交互過程中，要妥善地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。比如利用PIFD技術(shù)能夠準(zhǔn)確地對實體文獻的各種信息進行記錄，從而實現(xiàn)利用數(shù)字化技術(shù)對數(shù)據(jù)的查找。

（二）保存和備份的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其數(shù)量過于龐大，而且還是人工完成儲存，所以工作難度非常高。而檔案數(shù)字化建設(shè)就能夠大大減輕檔案儲存的難度，并使儲存變得更加方便和快捷。所以，加強數(shù)字化建設(shè)中的存檔備份工作具有深刻的現(xiàn)實意義。除了方便儲存工作外，也能在一定程度上避免由于數(shù)據(jù)文件的損壞或者被刪改而造成的損失。如果發(fā)生上述情況，也能夠很快地利用存檔備份修復(fù)數(shù)據(jù)。在對數(shù)據(jù)進行存檔時，需要有專門的人負(fù)責(zé)此項工作，并嚴(yán)格按照規(guī)定進行。

四、結(jié)語

數(shù)字化時代檔案建設(shè)的便捷化、規(guī)范性，在很大程度上促進了檔案管理工作的進步。同時，還應(yīng)注意在對檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化建設(shè)的過程中存在一定的安全性問題，數(shù)字化的管理水平有待提高。所以，數(shù)字化時代的檔案管理技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，提升數(shù)字化管理水平，從而實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。