企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新探索

文/成都地奧制藥集團(tuán)有限公司 敖敏

檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。從企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)來(lái)看，其同企業(yè)其他工作的區(qū)別在于：此項(xiàng)工作并非針對(duì)某一特定領(lǐng)域，也并非企業(yè)檔案管理工作人員所能夠獨(dú)立完成的工作內(nèi)容，而是有賴于企業(yè)所有成員充分參與，方才能夠達(dá)成的一項(xiàng)工作。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果不積極進(jìn)行創(chuàng)新，將會(huì)面臨被市場(chǎng)淘汰的境地，企業(yè)檔案工作亦需要?jiǎng)?chuàng)新，如此才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展壯大提供足夠的檔案信息資源支持。有鑒于此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)形成創(chuàng)新思維，充分發(fā)掘檔案管理的功能。

一、檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值

檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要范疇之一。通過(guò)此項(xiàng)工作的持續(xù)開展，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)工作內(nèi)容的有效記載，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)發(fā)展情況以及生產(chǎn)業(yè)績(jī)的翔實(shí)記錄，從而為企業(yè)的良性運(yùn)行提供依據(jù)。有鑒于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作保持高度重視，確保檔案工作能夠規(guī)范有序地進(jìn)行。特別對(duì)于大型企業(yè)而言，因?yàn)槠淙粘９ぷ魅蝿?wù)較多，故而所產(chǎn)生的檔案信息資源數(shù)目較大，這便要求檔案管理部門及時(shí)做好檔案的歸檔工作和建檔工作。加強(qiáng)大型企業(yè)檔案管理工作，一方面能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)。另一方面有利于準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果、查看歷史記錄、熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。有鑒于此，大型企業(yè)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)積極探索檔案管理工作的全新工作方法，秉承創(chuàng)新意識(shí)，更新自己的工作理念，由此推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，為企業(yè)組織績(jī)效的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

二、如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新，開展在線服務(wù)，拓展服務(wù)領(lǐng)域。

（一）強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)看到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的影響和沖擊，積極引入信息技術(shù)手段，提升檔案管理工作的效率。具體做法是：1.企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)架設(shè)檔案信息系統(tǒng)，設(shè)置檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使得對(duì)檔案信息資源的查找和利用工作能夠更為高效。2.設(shè)置數(shù)字化文檔中心。企業(yè)日常工作中會(huì)形成大量的檔案信息資源，諸如各類企業(yè)決策文件、人事檔案資源等，所以，通過(guò)設(shè)置數(shù)字化文檔中心的方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類信息資源的數(shù)字化處理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的加密保護(hù)，并提升企業(yè)內(nèi)部辦公效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的有效降低。3.創(chuàng)設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)。通過(guò)對(duì)該平臺(tái)的搭建，讓企業(yè)同政府部門、人才市場(chǎng)實(shí)現(xiàn)便捷的溝通。4.健全網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案信息資源網(wǎng)站，并提供在線人工客服服務(wù)，以此來(lái)幫助檔案所有者同檔案管理部門實(shí)現(xiàn)高效的信息溝通。

（二）開展在線服務(wù)。如今，人們的工作壓力越來(lái)越大，對(duì)于便捷性和時(shí)效性的追求相對(duì)來(lái)說(shuō)也越來(lái)越高，而傳統(tǒng)的檔案管理工作效率相對(duì)較低，工作人員查找信息常常需要在檔案室進(jìn)行查找，再將檔案復(fù)印或者拍照。這種傳統(tǒng)的查找方式在時(shí)間和空間上有一定的限制，不具備較高的時(shí)效性，因此無(wú)法滿足人們的需求。此時(shí)，檔案管理工作必須改變查找手段，例如部分檔案在符合安全保密的條件下，可通過(guò)郵件或在線問答等方式為檔案信息查詢者提供網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)，提高檔案信息的時(shí)效性。

（三）拓展服務(wù)領(lǐng)域。檔案對(duì)于企業(yè)的市場(chǎng)拓展、宣傳、評(píng)估、高層決策、內(nèi)部控制等很多領(lǐng)域都具有憑證性的作用，檔案工作人員應(yīng)該詳細(xì)分析本單位上下人員對(duì)檔案需求的內(nèi)容，有針對(duì)性地開發(fā)檔案，不斷拓展檔案的服務(wù)領(lǐng)域，主動(dòng)服務(wù)。尤其是當(dāng)前人類已經(jīng)進(jìn)入到信息技術(shù)時(shí)代，社會(huì)公眾對(duì)于信息的訴求十分強(qiáng)烈。在信息技術(shù)的影響之下，傳統(tǒng)檔案工作的模式受到了極大的影響和沖擊，以往單一化的檔案信息資源使用訴求，注定被綜合化使用訴求所替代。有鑒于此，企業(yè)檔案管理部門必須積極創(chuàng)新，以此來(lái)拓展自身的檔案信息資源服務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域。

三、結(jié)語(yǔ)

如今，各行各業(yè)都講求創(chuàng)新，創(chuàng)新是企業(yè)生存的重要條件。檔案管理工作也要不斷與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。在日后的檔案管理工作中，作為企業(yè)的檔案管理人員，要積極提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和智能化，提高檔案管理的服務(wù)水平，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，使檔案在企業(yè)管理工作中起到更為重要的作用。