中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理研究

文/福建省龍巖市永定區(qū)高陂第二初級中學(xué) 吳建鑫

中學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是中學(xué)日常管理工作中的重要一環(huán)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，如何改革檔案管理方式，應(yīng)用信息技術(shù)加強對檔案的管理，成了中學(xué)教育管理工作所關(guān)注的重點，也是中學(xué)提高管理水平面臨的新挑戰(zhàn)。因此，探討中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、中學(xué)學(xué)籍檔案管理重要性

學(xué)籍檔案是一名學(xué)生在校就讀的相關(guān)信息，其中包括學(xué)生的姓名、家庭地址、身份證號碼、學(xué)號、學(xué)校、學(xué)籍情況等等基本信息。中學(xué)生學(xué)籍檔案是極具保存價值的材料，學(xué)生在校期間的綜合素質(zhì)、發(fā)展報告、入團材料等等資料，直接反映了中學(xué)生的成長，對其未來的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。對于學(xué)校來說，提高中學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，能夠在一定程度上推動教學(xué)水平的提升，促使學(xué)校內(nèi)部形成較為良好的學(xué)習(xí)風氣、教育風氣。而對于社會來說，中學(xué)生的學(xué)籍檔案也是社會單位選用人才的重要憑證。因此，為規(guī)范中學(xué)管理工作，提高中學(xué)教育管理信息化水平，就必須實行信息化管理。中學(xué)學(xué)籍檔案信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，讓信息查詢工作更加高效。對每一個學(xué)生的檔案，都可設(shè)置相應(yīng)的目錄以及索引，同時可利用信息技術(shù)，及時地更新檔案內(nèi)容，實現(xiàn)自動化的檔案管理，讓傳統(tǒng)管理方式繁瑣的問題得以解決。

二、中學(xué)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存的問題

首先，信息技術(shù)改變了人們的生活、工作，尤其是在數(shù)據(jù)處理方面，信息技術(shù)發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。檔案管理信息化、學(xué)習(xí)管理信息化已經(jīng)是未來的必然發(fā)展趨勢。但目前，許多學(xué)校對檔案管理信息化的認識不足，意識不強，沒有根據(jù)信息技術(shù)建立起相應(yīng)的工作管理機制，對于檔案的保存、管理、更新也不夠重視，傳統(tǒng)的工作理念在其腦海中根深蒂固，極其容易出現(xiàn)信息失真、信息不對稱等等情況。中學(xué)生學(xué)籍檔案中的內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，所以許多學(xué)籍檔案管理人員在填寫的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)漏填、錯填等等問題，學(xué)籍檔案管理水平較低，檔案信息可靠性也得不到保障。其次，部分學(xué)校已經(jīng)利用信息技術(shù)對學(xué)籍檔案管理工作進行了革新，但是卻沒有結(jié)合實際情況，建立起完善的工作制度、工作規(guī)程，許多學(xué)籍檔案管理人員的工作方式不夠規(guī)范，不能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。最后，因為對學(xué)籍檔案信息化缺乏重視，許多學(xué)校忽略了對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，學(xué)籍檔案管理工作缺乏應(yīng)有的工作設(shè)備，缺少獨立的辦公場所，缺乏專人管理。從而導(dǎo)致中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題。

三、中學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理策略

（一）完善的學(xué)籍檔案管理制度。首先需要從頂層建設(shè)入手，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作信息化要有足夠認識，將學(xué)籍檔案管理工作的改革和學(xué)校發(fā)展聯(lián)系起來，結(jié)合自身實際情況，健全學(xué)籍的檔案管理工作制度。第一，必須貫徹落實《中華人民共和國教育法》，認真執(zhí)行教育部門下發(fā)的《全國中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》以及學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)定。第二，杜絕“兼職”情況，設(shè)置專人、專職，負責處理學(xué)籍資料的整理、歸類和輸入電腦，進行數(shù)據(jù)處理。第三，學(xué)籍檔案管理必須要設(shè)立學(xué)籍資料檔案室，學(xué)籍檔案室是貯存學(xué)籍檔案資料的重要場所，檔案管理室未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員允許，不得隨意進出，不得隨意翻閱文件以及資料。第四，學(xué)籍文件的入檔、保管、借出，必須要有檔案管理工作人員統(tǒng)一處理。第五，加強管理，切實做好防火、防盜、防水、防蟲等安全工作。

（二）明確學(xué)籍檔案資料的收集范圍。中學(xué)生的學(xué)籍檔案資料主要包括學(xué)生姓名、性別、出生年月、籍貫、入團時間、政治面貌、班級、家長基本信息、住址、戶籍證明、轉(zhuǎn)學(xué)申請、休學(xué)申請、信息變動情況、綜合素質(zhì)發(fā)展報告、學(xué)業(yè)考試信息、藝術(shù)特長、體育運動技能、預(yù)防接種信息、獲獎信息、享受幫扶信息、體檢信息等等內(nèi)容，學(xué)校要根據(jù)實際情況，結(jié)合這些資料內(nèi)容，制定出詳細的學(xué)籍檔案資料收集工作規(guī)程。并且，在《全國中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》中規(guī)定，中小學(xué)學(xué)籍檔案管理分為紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理，紙質(zhì)檔案需要由學(xué)校的檔案管理員進行管理，電子檔案則要納入電子學(xué)籍管理系統(tǒng)，因此在推行信息化工作發(fā)展的同時，必須要保留必要的紙質(zhì)檔案。《全國中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》中的內(nèi)容為中學(xué)檔案管理信息化工作提供了可靠的制度保障，隨著社會的不斷發(fā)展，中學(xué)必須要將學(xué)籍檔案信息化管理工作納入日程。

（三）制定學(xué)籍檔案信息化管理安全規(guī)定。為保障學(xué)籍檔案信息化管理工作的正常開展，必須要保障學(xué)校計算機、網(wǎng)絡(luò)能夠正常使用。對此，筆者認為，在條件允許的情況下，學(xué)?？山⑵饍?nèi)部校園網(wǎng)，通過交換機來實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)傳輸。同時，要針對計算機設(shè)備、校園網(wǎng)的使用，設(shè)置嚴格的規(guī)定，工作日人員不得私自更改計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，不許私自改動計算機連線，不得更換計算機內(nèi)部硬件配置，不允許將外帶的移動設(shè)備連接在學(xué)校的計算機上。同時，檔案管理工作人員不允許在學(xué)校計算機上安裝攝像頭、游戲，進行和工作無關(guān)的通信。另外，學(xué)校要聘請專業(yè)人員，定期對計算機設(shè)備、校園網(wǎng)絡(luò)進行維護以及檢查，同時也要定期詢問學(xué)籍檔案管理工作人員的意見以及建議，使其能夠更加合理、規(guī)范。

（四）提高學(xué)籍檔案工作人員綜合素質(zhì)?！度珖行W(xué)生學(xué)籍管理辦法》中對學(xué)籍檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)有著明確規(guī)定，學(xué)籍檔案管理工作人員在上崗前必須進行崗前培訓(xùn)。筆者認為，學(xué)籍的檔案管理工作人員的培訓(xùn)可分為“三步走”。首先，要積極落實信息技術(shù)的培訓(xùn)工作，聘請社會專業(yè)人士，定期開展培訓(xùn)。其次，要聘請有創(chuàng)新思想、信息管理理論的專家到學(xué)校開展講座，以此來提高學(xué)籍檔案信息管理人員的理論知識水平。最后，要根據(jù)現(xiàn)代教育思想理論中的內(nèi)容，探討學(xué)校學(xué)籍信息化管理中的技術(shù)內(nèi)容，結(jié)合中學(xué)教育管理實際情況，不斷探尋現(xiàn)代化的管理方法。同時，中學(xué)要完善相應(yīng)的激勵機制、考核機制，激發(fā)學(xué)籍檔案管理工作人員的主觀能動性以及創(chuàng)造意識。另外，中學(xué)學(xué)籍檔案中涉及的信息內(nèi)容較多，和學(xué)生的生活息息相關(guān)，所以中學(xué)學(xué)籍的檔案管理工作人員必須要具備一定的保密意識。學(xué)校要建立學(xué)籍管理數(shù)據(jù)保密制度并嚴格執(zhí)行，確保學(xué)生基本信息不公開、不擴散。學(xué)生電子學(xué)籍信息只能服務(wù)于教育行政部門和學(xué)校的教育管理與教學(xué)工作，不得作其他用途。

（五）落實學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入工作。自2014年1月10日起，全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)開始運行，該系統(tǒng)在運作中呈現(xiàn)出了良好的管理效益，學(xué)校學(xué)籍管理水平逐步提升，教育管理模式逐漸完善。中學(xué)生在轉(zhuǎn)學(xué)、升學(xué)的時候，學(xué)籍檔案需要及時轉(zhuǎn)入升入或者轉(zhuǎn)入的學(xué)校，原學(xué)校在學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)移的時候，應(yīng)該保留學(xué)籍檔案的電子版本，然后保留必要的紙質(zhì)文件。如，中學(xué)生在升學(xué)之際，學(xué)校要為學(xué)生打印畢業(yè)信息表，然后存檔，同時將學(xué)生學(xué)籍檔案的電子版本保存至學(xué)校的資料庫中保存，然后再通過學(xué)籍系統(tǒng)，自動生成相應(yīng)的信息表，傳送至相關(guān)招生部門。

四、結(jié)語

綜上所述，中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作信息化，是新時代中學(xué)教育管理的必然發(fā)展趨勢，因此學(xué)校對學(xué)籍檔案信息化管理的重要性要有足夠的認識，對目前學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)存問題要予以足夠重視，通過提高人員素質(zhì)、完善工作制度、完善工作體制，提高學(xué)籍檔案管理。