現(xiàn)代信息技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

文/江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院 陳文玲

所謂高校教學(xué)檔案管理指的是高校發(fā)展過(guò)程中各種信息的歸納、總結(jié)和管理工作。良好的高校教學(xué)檔案管理可以讓高校的教學(xué)管理工作得到極大的助力。現(xiàn)今許多高校所采用的教學(xué)檔案管理模式較為傳統(tǒng)，這種管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)今這個(gè)時(shí)代。因此，在具體的教學(xué)檔案管理中，當(dāng)下教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)作為管理教學(xué)檔案的助力，要投入精力去研究信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理工作中的使用方式，從而大幅度加強(qiáng)高校教學(xué)信息檔案管理工作的質(zhì)量。

一、信息技術(shù)應(yīng)用至高校教學(xué)檔案管理工作中的意義

（一）實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案大儲(chǔ)存管理的目標(biāo)。隨著高校擴(kuò)招工作的深入，現(xiàn)今我國(guó)高校的學(xué)生人數(shù)和教師人數(shù)正在不斷提升。這為當(dāng)前高校的教學(xué)檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案信息管理工作以手工管理的方式為主，這種管理方式需要管理人員付出極大的精力，并且這種管理方式的效率低下、管理失誤率極高、信息檔案儲(chǔ)層量較小，并不契合當(dāng)下的高?，F(xiàn)狀。然而將信息技術(shù)應(yīng)用至高校教學(xué)檔案管理工作中，檔案管理人員就可以直接將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，然后利用專業(yè)的管理軟件去進(jìn)行教學(xué)檔案信息的管理工作。這種基于計(jì)算機(jī)技術(shù)而誕生的教學(xué)檔案管理模式，不僅僅高效、管理失誤率小，也極大地?cái)U(kuò)充了教學(xué)檔案信息的管理空間，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案大儲(chǔ)存管理的目的，為高校的教學(xué)管理工作提供了極大的助力。

（二）實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享和查詢簡(jiǎn)便的目標(biāo)。高校的教學(xué)檔案信息管理工作在引入了信息技術(shù)之后，就可以將高校的檔案信息管理人員從繁重的手工管理工作中釋放出來(lái)，他們就可以將自身的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至檔案的收集和歸納工作中，這樣就可以使檔案的庫(kù)存得到極大的擴(kuò)充，檔案的正確率也會(huì)在這種管理模式下得到提升。將信息技術(shù)引入當(dāng)檔案管理工作中去不僅僅可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，也可以大幅度加強(qiáng)檔案收集、開(kāi)發(fā)和分類工作的質(zhì)量，一旦引入信息技術(shù)部分檔案就可以實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，在實(shí)際的教學(xué)工作中，教學(xué)人員可以根據(jù)自身的權(quán)限利用網(wǎng)絡(luò)去查詢資料和應(yīng)用工作，極大地提升了他們的教學(xué)科研質(zhì)量，高校的教學(xué)質(zhì)量也在這種檔案信息管理模式下得到了提升。

二、現(xiàn)今高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）信息技術(shù)應(yīng)用不夠完善。隨著現(xiàn)今我國(guó)高校擴(kuò)招工作不斷地深入，高校的人數(shù)得到提升，當(dāng)下許多高校已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了將信息技術(shù)應(yīng)用至教學(xué)檔案管理工作中的重要性，然而在具體的管理工作中依舊沒(méi)有取得應(yīng)用的教學(xué)效果，究其原因是管理模式相當(dāng)滯后。一些高校雖然已經(jīng)將信息技術(shù)納入教學(xué)檔案管理工作中去，但是其技術(shù)應(yīng)用較為粗淺，僅僅是將信息技術(shù)作為檢索與查詢的功能，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案信息管理的目標(biāo)，這并不能從根本上去解決現(xiàn)今高校教學(xué)檔案管理工作效率低下的問(wèn)題。因此，現(xiàn)今高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)投入精力至完善的教學(xué)檔案信息技術(shù)管理模式建設(shè)工作中去，從而提升高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）檔案信息缺失嚴(yán)重。當(dāng)下許多高校教學(xué)管理部門(mén)對(duì)于一些早期教學(xué)檔案的重視程度并不高，這就導(dǎo)致這些檔案在某種程度上遭受了破壞，一些檔案在損毀之后就難以重新獲取，這為當(dāng)前的信息技術(shù)管理工作提供了一定的困難，因此高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要重視早期高校教學(xué)檔案的修復(fù)工作。此外，目前許多高校教學(xué)雖然引入了信息技術(shù)在高校的檔案管理工作中，但是在檔案信息收集工作中并沒(méi)有使用信息技術(shù)，依舊采取傳統(tǒng)的檔案信息收集方式去進(jìn)行檔案信息的擴(kuò)充，這種收集方式以人工為主，自然無(wú)法讓檔案信息全面化，許多高校學(xué)生和教師們的信息是缺失的，這并不利于高校的發(fā)展。因此，如何完善檔案信息工作是目前高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視的問(wèn)題之一。

（三）沒(méi)有形成系統(tǒng)的管理機(jī)制。想要讓信息技術(shù)充分應(yīng)用至高校教學(xué)檔案管理工作中去，現(xiàn)今高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)的檔案信息管理機(jī)制建立工作的重要性。然而目前許多高校教學(xué)管理部門(mén)并沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，他們所建立的信息檔案管理機(jī)制依舊以傳統(tǒng)的檔案信息管理機(jī)制為主，這種管理機(jī)制下的檔案信息管理工作存在諸多的問(wèn)題，例如在檔案信息使用環(huán)節(jié)，當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化無(wú)紙檔案管理之后，就不需要在檔案信息使用環(huán)節(jié)配備專門(mén)的人員，教師們完全可以利用網(wǎng)絡(luò)去使用檔案信息，配備專門(mén)人員的管理方式極大地浪費(fèi)了高校的人力資源。此外，檔案維護(hù)制度、檔案館計(jì)算機(jī)管理制度方面存在的問(wèn)題影響著教學(xué)檔案的管理工作。

三、高校教學(xué)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

在認(rèn)識(shí)到現(xiàn)今高校教學(xué)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題后，高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)投入精力去研究和分析這些問(wèn)題產(chǎn)生和解決的方式，然后將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用至高校教學(xué)檔案管理中去，從而提升教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，下面列舉高校教學(xué)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用方式。

（一）全面應(yīng)用信息技術(shù)去開(kāi)展檔案管理工作。當(dāng)下高校管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到全面應(yīng)用信息技術(shù)至高校教學(xué)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提升教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的重要性。在具體的信息技術(shù)應(yīng)用工作中，管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)給檔案信息管理部門(mén)配備契合信息技術(shù)管理需求的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，從而滿足管理需求，在教學(xué)檔案儲(chǔ)層環(huán)節(jié)，檔案管理部門(mén)可以將光盤(pán)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及寬帶數(shù)據(jù)通信技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而淘汰人工管理模式，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、無(wú)紙化的儲(chǔ)層模式。信息的儲(chǔ)層不僅僅應(yīng)當(dāng)是文字化儲(chǔ)存模式，檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)去實(shí)現(xiàn)圖案儲(chǔ)存和視頻儲(chǔ)存，從而提升檔案信息儲(chǔ)存的質(zhì)量。此外，在檔案環(huán)節(jié)，檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)去實(shí)現(xiàn)跨空間式檢索，從而大幅度提升信息檢索的速度，讓檔案使用者可以快速地獲取自身所需的檔案信息。

（二）提升檔案的質(zhì)量。檔案信息質(zhì)量的加強(qiáng)不僅僅可以讓檔案的使用者獲取有效的檔案信息，也可以加強(qiáng)檔案管理信息化質(zhì)量。在具體的檔案質(zhì)量提升工作中，檔案信息管理人員應(yīng)當(dāng)知曉檔案信息的具體質(zhì)量要求：首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的紙質(zhì)文檔和電子文檔的同時(shí)管理，注意電子文件的元數(shù)據(jù)管理工作，保障紙質(zhì)文件和電子文件信息內(nèi)容相一致。其次，保障檔案信息材料的完整性，為信息化檔案建設(shè)工作打下基礎(chǔ)。再次，保障紙質(zhì)檔案的整潔性，為檔案管理信息化錄入工作打下基礎(chǔ)。最后，保障檔案信息的真實(shí)性，檔案信息應(yīng)當(dāng)能夠反映出高校的教學(xué)情況、科研情況以及高校的管理情況等等。

（三）建立系統(tǒng)完善的檔案管理機(jī)制。完善的檔案管理制度的建立是保障高校教學(xué)檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。在具體的檔案管理機(jī)制建立工作中，教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)更新管理理念，采用開(kāi)展責(zé)任教育等工作去提升檔案信息管理人員的素質(zhì)，讓檔案管理人員全身心地投入到檔案管理工作中去，從而為信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，高校管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)投入精力至高?，F(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理機(jī)制建立工作中去，標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)具備全面化的優(yōu)勢(shì)，要在檔案管理的檔案維護(hù)、檔案館計(jì)算機(jī)管理等等方面去建立完善的管理制度，從而提升檔案管理的工作質(zhì)量。此外，高校管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)在教學(xué)信息管理部門(mén)建立完善的激勵(lì)制度和獎(jiǎng)懲制度，要讓參與信息技術(shù)檔案管理工作中的工作人員全身心地提升自身的管理積極性和管理制度，從而讓教學(xué)檔案信息的作用充分的體現(xiàn)。

（四）提高檔案管理人員的信息技術(shù)能力。檔案管理人員是保障高校教學(xué)檔案信息技術(shù)管理的重要基礎(chǔ)，因此提升檔案管理人員的工作能力和信息技術(shù)能力相當(dāng)重要。在具體的能力培養(yǎng)工作中，高校管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立一套完善的培訓(xùn)制度，要定期對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)去提升他們的信息技術(shù)能力，進(jìn)而讓他們?cè)跈n案管理工作中起到應(yīng)用的作用。此外，高校管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)要充分重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作中，要通過(guò)招募方式去聘請(qǐng)一些具備現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案信息管理工作，從而大幅度提升信息化技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理工作中的比重，最終提升檔案管理工作的質(zhì)量為高校的教學(xué)工作提供助力，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)質(zhì)量的加強(qiáng)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)今的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟。因此，當(dāng)下我國(guó)高校教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于高校教學(xué)檔案信息管理工作的重要性。在具體的管理工作中，高校管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身傳統(tǒng)管理方式存在的諸多問(wèn)題，管理部門(mén)要投入精力至檔案信息管理部門(mén)中去建立完善的信息技術(shù)管理模式，要全面應(yīng)用信息技術(shù)去進(jìn)行檔案管理工作，要建立系統(tǒng)完善的檔案管理機(jī)制，要提高檔案管理人員的信息技術(shù)能力，從而全方位加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，為高校的教學(xué)工作提供良好的基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)高校的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。