信息化時代高校學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新探究

文/晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院 趙維佳

在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理工作中，以紙質(zhì)檔案為管理對象的管理模式不僅呈現(xiàn)出了辦公效率低下、轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁瑣、查詢不方便等問題，而且也不利于高校學(xué)生檔案共享程度以及利用率的提升。與此同時，這種手工管理模式也會加大檔案管理人員工作負擔(dān)、提升人為誤差對檔案管理成效的影響，為此，在信息化時代，高校需要抓住信息化建設(shè)機遇，在構(gòu)建學(xué)生檔案信息化管理平臺的基礎(chǔ)上開展學(xué)生檔案管理工作流程再造工作。

一、學(xué)生檔案信息化管理平臺的構(gòu)建

信息化時代，構(gòu)建學(xué)生檔案信息化管理平臺，是推動高校學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)信息化發(fā)展環(huán)境的必然要求。早期的高校學(xué)生檔案信息化管理平臺受到技術(shù)的制約而難以展現(xiàn)出較高的應(yīng)用價值。如基于單機軟件與數(shù)據(jù)表構(gòu)建的高校檔案信息化管理平臺，不僅具有單一的功能，而且也難以有效地提升信息共享效率，與此同時，這種系統(tǒng)也僅僅能停留于桌面數(shù)據(jù)庫上，而這類數(shù)據(jù)庫則展現(xiàn)出了信息安全難以得到保障以及數(shù)據(jù)庫容量較低等問題，因此，在這一階段，高校學(xué)生檔案信息化管理平臺只能夠在高校學(xué)生檔案管理中發(fā)揮輔助作用。隨著計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的高校學(xué)生檔案信息化管理平臺建設(shè)具有了良好的技術(shù)支撐，如DB2、MySQL等數(shù)據(jù)庫軟件可以為高校學(xué)生檔案信息化管理工作提供更多的可能，同時也可以促使高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的特征，這對于拓展高校學(xué)生檔案信息化管理平臺的深度與廣度、推動高校學(xué)生檔案信息共享發(fā)揮出了不容忽視的作用。為此，高校需要抓住這一機遇，依托多元化且先進的技術(shù)，對傳統(tǒng)的學(xué)生檔案信息化管理平臺進行升級。在此過程中，高校需要對學(xué)生檔案信息化管理需求做出調(diào)研，并依據(jù)調(diào)研結(jié)果做好信息化管理平臺子模塊設(shè)計，從而確保高校學(xué)生檔案信息化管理平臺功能與高校學(xué)生檔案管理工作實際實現(xiàn)良好對接。如在高校學(xué)生檔案信息化管理平臺中，基礎(chǔ)模塊應(yīng)當(dāng)包括檔案存檔管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、檔案借閱管理、檔案報表統(tǒng)計、檔案查詢、資訊服務(wù)以及系統(tǒng)管理和權(quán)限管理等模塊，以便為高校學(xué)生檔案日常管理工作的開展提供支撐，進而有效提升高校學(xué)生檔案信息化管理效率與管理水平。

二、學(xué)生檔案信息化管理流程再造

在高校構(gòu)建學(xué)生檔案信息化管理平臺之后，高校還有必要對學(xué)生檔案管理流程進行再造，從而提升學(xué)生檔案管理流程與管理平臺的適配性，進而充分發(fā)揮出高校學(xué)生檔案信息化管理平臺的功能與作用。具體而言，高校學(xué)生檔案信息化管理流程再造工作的開展，主要需要從以下幾個方面來開展：1.檔案存檔管理流程再造。在檔案存檔階段，需要構(gòu)建起輔導(dǎo)員收集、學(xué)院負責(zé)人審核、信息化管理系統(tǒng)錄入存檔、檔案管理人鑒定并分類保存的流程，系統(tǒng)錄入信息只包括學(xué)生基本信息以及檔案歸檔時間、轉(zhuǎn)遞情況等，從而保障保密內(nèi)容的信息安全。2.檔案轉(zhuǎn)遞管理流程再造。當(dāng)學(xué)生具有檔案轉(zhuǎn)遞需求，則檔案管理工作者則需要收到申請之后將檔案轉(zhuǎn)出，接受單位需要進行回饋，而管理系統(tǒng)則將檔案狀態(tài)標(biāo)記為轉(zhuǎn)出狀態(tài)。3.檔案借閱管理流程再造。借閱申請人可以在信息化管理系統(tǒng)中提交借閱申請表以及相關(guān)證明材料，檔案管理工作者在審核申請之后查找相關(guān)材料并辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批并決定是否借閱。4.檔案報表管理流程再造。學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)對操作人員權(quán)限進行判定之后對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并在形成報表并打印之后供操作人員查詢。5.檔案查詢流程再造。檔案查詢主體在學(xué)生檔案信息管理平臺進行身份驗證之后，學(xué)生信息化管理系統(tǒng)則可以將查詢主體需要查詢的信息進行顯示。6.咨詢服務(wù)流程再造。咨詢主體可以在學(xué)生檔案信息化管理平臺填寫問題并獲得與問題相關(guān)的鏈接或者人工回復(fù)，在獲得回復(fù)之后，用戶需要通過學(xué)生檔案信息化管理平臺對咨詢服務(wù)體驗做出評價。7.系統(tǒng)管理流程的優(yōu)化。即學(xué)生檔案信息化管理平臺管理者需要做好數(shù)據(jù)管理、用戶管理以及日志管理，從而確保學(xué)生檔案信息化管理平臺能夠正常運行。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化時代，高校需要做好學(xué)生檔案信息化管理平臺建設(shè)，并對學(xué)生檔案管理流程進行再造。在學(xué)生檔案信息化管理平臺介入學(xué)生檔案管理工作之后，高校學(xué)生檔案管理工作效率能夠得到有效提升，與此同時，學(xué)生檔案管理工作者的工作量也可能夠得到有效下降，這對于建設(shè)集約型的高校學(xué)生檔案管理模式具有重要意義。