檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新研究

文/西安水務(wù)（集團）有限責任公司 徐文

當下，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在被信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)所代替，因為這更適應(yīng)時代的需求。檔案管理工作是很多公司的基本工作，國家等重要的工作像人口普查、網(wǎng)民數(shù)量等等大數(shù)據(jù)方面的工作都離不開信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給了檔案管理極大的方便，與此同時也帶來了相當多的問題，本文將一一探討。

一、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新的必要性

（一）信息化、網(wǎng)絡(luò)化對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理依賴于紙質(zhì)，檔案的分類和排序都要人為操作，并且公司要配上一個專門的檔案室，占據(jù)了不小的空間，相比之下，信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理非常簡便快捷，僅僅需要一臺計算機就可以將全部人員的全部信息全部記錄在內(nèi)。其次人員信息的調(diào)查更改等依賴于普通的辦公室軟件就可以十分方便調(diào)用和更改。最后檔案可以統(tǒng)一做成一個文件夾，傳輸方面只要有網(wǎng)絡(luò)，無論你在哪里想要使用，一鍵發(fā)送即可。傳統(tǒng)的檔案管理是將有限的資料存儲在有限的空間里，而信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理是將有限的資料存儲在無限的空間里。這些只是技術(shù)層次上信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理跟傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理的體系概念。當今時代的飛速發(fā)展以及公司科技化的管理模式要求檔案管理做到信息化和網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化就是要做到將網(wǎng)絡(luò)建成信息傳遞的媒介和平臺，可以快速地對信息進行有效的傳遞。信息化是要做到匯總所有人員信息。信息網(wǎng)絡(luò)型檔案管理體系的最終目的是實現(xiàn)信息的全部公開，打開人們固有的狹隘意識，行業(yè)之間可以資源共享，最后達到社會共享檔案的目的。

（三）只有走創(chuàng)新的道路才可以打破桎梏。改革開放以來制定的對于檔案管理的要求規(guī)定原則一直沿用至今，管理模式已經(jīng)相當落后。管理機制停滯不前，管理手段非常單一。最重要的一點由于傳統(tǒng)檔案管理采用紙質(zhì)管理，很容易造成文件的損壞，可能被潮濕的天氣把字跡涂抹去，或者被鼠、蟲破壞等等。傳統(tǒng)的檔案管理利用率低下，打個比方，公司要派人去接待外商，想要選取英語較好的工作人員，基本上公司會把這個任務(wù)安排給中層領(lǐng)導，讓領(lǐng)導直接推薦人，而不是通過檔案的提取和調(diào)查，看看專人信息，最后得出結(jié)果，所以傳統(tǒng)的檔案管理基本上在公司中屬于閑職工作，也是公司安排養(yǎng)老人員的崗位。但是隨著社會的發(fā)展，時代對于檔案管理已經(jīng)提出了具體要求，如果公司不創(chuàng)新檔案管理模式，必然會造成重大損失。只有不斷創(chuàng)新檔案管理模式，才能更好地迎接經(jīng)濟全球化、信息公開化等多方面的挑戰(zhàn)。

二、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系建立的基本要素

（一）工作機制的開放化。封閉的系統(tǒng)會帶來很僵硬的模式，不適合當前時代的發(fā)展。其次人才結(jié)構(gòu)的層次化，在檔案管理中，通常女性往往占據(jù)著主體地位，而且同事與同事之間沒有明顯的上下層關(guān)系，最終可能導致出現(xiàn)了問題卻不知道該找誰負責，即高層的管理人員太少，并且結(jié)構(gòu)老齡化嚴重，現(xiàn)在雖然檔案管理方面只招收年輕人，但是其專業(yè)技術(shù)以及學歷都沒有達標，特別是外語方面。

（二）檔案的性質(zhì)。除了各個人事的基本信息外，檔案整合的內(nèi)容應(yīng)該跟公司或者機關(guān)息息相關(guān)，只要有關(guān)系的檔案都可以整理進來，檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型是不怕內(nèi)容多。最重要的它可以整合歸納公司最重要的東西，比如簽訂的合同、簽署的文件等，尤其是行政機關(guān)通過檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系可以實現(xiàn)行政信息公開化，讓人民真正地了解行政機關(guān)的運作方式，讓百姓知道出了問題，到底應(yīng)該找哪個相關(guān)部門。

三、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系的完善對策

首先檔案管理人員要有觀念上的創(chuàng)新，要敢于接受檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的出現(xiàn)，并將它推動起來，不可以故步自封，沉迷在自己的老一套方式方法中。其次管理方式要創(chuàng)新，要逐步地完全使用電子信息技術(shù)，紙張將完全脫離檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化。再次要實現(xiàn)技術(shù)水平上的創(chuàng)新，檔案管理人員在做好檔案管理體系后，要對它進行不斷的完善和改革，公司可以實施鼓勵政策，對于創(chuàng)新人員給予豐富的獎勵。最后檔案管理人員要不斷學習不斷進步，多加學習與自己相關(guān)的專業(yè)知識，提高自己的科學文化水平，向新世紀的高科技人才邁進。

四、結(jié)束語

檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的建立，是不可阻擋、不可改變的，在具有豐富挑戰(zhàn)性的今天，我們要記住落后就要遭淘汰，公司或者行政機關(guān)要對檔案管理方面不斷地創(chuàng)新改革，為迎接更大的挑戰(zhàn)做好準備。