新時(shí)期高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討

文/海南醫(yī)學(xué)院檔案館 付煜

傳統(tǒng)的檔案管理工作看似十分簡單，不需要很多精力去管理，其實(shí)不然，現(xiàn)如今檔案的重要性已經(jīng)不言而喻，尤其是人事檔案，體現(xiàn)了高等院校人員的流動(dòng)情況及用人單位的水準(zhǔn)與水平。當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的一項(xiàng)重要趨勢，信息資源也成為一種極其重要的戰(zhàn)略資源，其利用價(jià)值和重要性也愈加凸顯。因而傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流，必須進(jìn)行變革和更新，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，這樣才能提高人事檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享、信息的數(shù)據(jù)化，保障信息的安全，增強(qiáng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識。做好高校人事檔案信息化建設(shè)，可以加速完成我國高校政務(wù)信息化舉措。

一、目前高校人事檔案信息化建設(shè)的阻礙

一項(xiàng)工作的完成需要人力物力的支持，設(shè)備問題是工作的一大重要前提。很多院校忽視人事檔案管理問題，不及時(shí)對信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，老舊的技術(shù)設(shè)備無法滿足當(dāng)今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)變革，無法滿足工作進(jìn)程的需求，導(dǎo)致人事檔案管理工作被擱置，阻礙檔案信息化發(fā)展。高校在招聘人員時(shí)沒有經(jīng)過嚴(yán)格把關(guān)，聘用的員工專業(yè)不對口，無法熟練地掌控信息化技術(shù)，加上設(shè)備老舊，硬件軟件都跟不上工作進(jìn)度，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)，這是目前十分直觀的一大問題。由于校方對檔案工作的忽視，疏于對工作的管理，沒有系統(tǒng)化的管理，員工紀(jì)律散漫，工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有跟進(jìn)改革方案的進(jìn)行，校方自身沒有制定好高校本身的需求，達(dá)不到國家高校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)。再加上學(xué)校對檔案管理工作投入的資金過少，影響了工作技術(shù)設(shè)備的創(chuàng)新，在沒有完備的硬件支撐情況下，管理工作難以進(jìn)展順利，拖后了工作進(jìn)程，影響檔案信息化建設(shè)。導(dǎo)致教職工失去工作積極性和對校方的信心，阻礙了人事檔案管理信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)過于發(fā)達(dá)，信息泄露現(xiàn)象嚴(yán)重，很多信息在網(wǎng)絡(luò)上公然兜售，密碼等預(yù)防措施形同虛設(shè)，檔案信息存在很大的安全隱患。病毒和非法入侵都在時(shí)刻威脅著高校人事檔案，這很大程度加大了高校檔案管理工作的難度。目前還未出臺相關(guān)規(guī)范限制人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理信息化的安全隱患暫時(shí)得不到合理的解決和防范。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的方案措施

（一）建立嚴(yán)格的檔案管理制度。為了更好地發(fā)展檔案管理工作，高校應(yīng)對檔案管理工作加以重視，制定一套嚴(yán)密的符合高?，F(xiàn)狀的工作管理制度，明確地設(shè)置獎(jiǎng)懲條例，當(dāng)員工違反規(guī)章制度時(shí)，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行不同程度的懲罰。校方應(yīng)定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，通過培訓(xùn)提高工作能力，明確各自的工作責(zé)任和任務(wù)。校方管理人員應(yīng)加大對人事檔案管理的投資，以便于完善相關(guān)管理功能，讓員工以科學(xué)的方法完成工作，保證檔案管理可以穩(wěn)步發(fā)展，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

（二）配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。技術(shù)設(shè)備是開展信息化管理的前提基礎(chǔ)，為人事檔案信息化管理提供了相應(yīng)的技術(shù)支持，是信息共享和傳遞的主要方法，也是信息資源利用的首要條件。及時(shí)采購先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備才能更好地更新信息，所以我們要必須加大對人事檔案管理的投入，構(gòu)建一整套完整的網(wǎng)絡(luò)信息資源系統(tǒng)，為高校人事檔案現(xiàn)代化和信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段高校人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，檔案部門工作的重點(diǎn)是對這些資源和信息進(jìn)行二次開發(fā)。因而必須在建立一套統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)上，通過計(jì)算機(jī)把原始檔案的資料和信息存檔，建立一個(gè)現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。

（三）提升人事檔案管理信息化的安全性。檔案的安全是最主要的工作基礎(chǔ)，如果設(shè)備完善、人員專業(yè)、管理嚴(yán)格，卻沒有安全保障，那一切都會(huì)成為徒勞。首先要增強(qiáng)員工的安全意識，在工作期間嚴(yán)禁泄露任何有關(guān)人事檔案的信息。其次要加強(qiáng)檔案管理，運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備制定出最完備的保護(hù)層，對檔案文件做到隨時(shí)備份，當(dāng)有檔案出現(xiàn)外泄的現(xiàn)象，及時(shí)處理并使用備用檔案，以免耽誤工作進(jìn)程。并且，要對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一定程度的限制，對每個(gè)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫的人進(jìn)行權(quán)限認(rèn)證，對于泄露檔案資料的要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行懲罰。整體提高員工的綜合素養(yǎng)，保證檔案工作可以順利進(jìn)行，提早完成檔案管理信息化建設(shè)。因此檔案管理部門必須具有較高的安全意識、實(shí)行高強(qiáng)度的安保措施并且嚴(yán)格管理檔案人事信息，從多角度來保障信息的真實(shí)性。且檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平等都必須相應(yīng)提高，備份相關(guān)的人事檔案信息、設(shè)置數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，從而多方位確保人事信息檔案的安全。

（四）提升高校人事檔案管理的服務(wù)。檔案管理在某種程度上可以被當(dāng)作一種服務(wù)，管理人員通過將人員的照片、信息、視頻等資料進(jìn)行整理存儲(chǔ)，便于網(wǎng)絡(luò)平臺可以快速找到個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)資源傳遞與共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理不僅僅是整理工作，更是幫助高校穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。例如高校出現(xiàn)人事變動(dòng)時(shí)，管理層人員可以通過人事檔案數(shù)據(jù)庫快速找到該職工各個(gè)工作時(shí)期的工作狀態(tài)、業(yè)績表現(xiàn)、工資待遇、工作時(shí)長、職稱職務(wù)等信息資料，管理好檔案可以快速完成其他工作，輔助高校正常運(yùn)營與發(fā)展。

（五）落實(shí)高校檔案管理員工的工作。新時(shí)期，人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)滿足信息化設(shè)備運(yùn)營，完善工作環(huán)境，加強(qiáng)員工管理，定期對管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的專業(yè)技能以及工作態(tài)度，做到工作崗位上嚴(yán)謹(jǐn)工作，端正工作態(tài)度。做好檔案數(shù)據(jù)庫的保密工作，加強(qiáng)管理員工對檔案的安全意識，借助現(xiàn)代化科技技術(shù)及設(shè)備和專業(yè)人員鞏固檔案數(shù)據(jù)庫的“防火墻”，以免出現(xiàn)檔案資料外泄的情況。高校管理人員應(yīng)重視檔案管理工作的進(jìn)行過程，加快建設(shè)進(jìn)度，早日實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，滿足人事檔案的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。綜上所述，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理是新時(shí)期人事檔案工作的重心所在。作為新時(shí)期人事檔案管理人員，必須緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，在實(shí)際工作中認(rèn)真分析存在的不足，并采取有效的措施確保人事檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。

三、結(jié)語

高校人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)今檔案管理的必然趨勢，可實(shí)際上這項(xiàng)工作并不像看起來那么簡單，需要耗費(fèi)很多人力物力和財(cái)力，耗時(shí)很長，需要崗位員工共同努力相互配合，在建設(shè)過程中，要及時(shí)關(guān)注工作進(jìn)程，出現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)，及時(shí)制定方案修補(bǔ)問題漏洞。高校人事檔案管理信息化建設(shè)可以大力推動(dòng)高等院校在經(jīng)濟(jì)化社會(huì)中穩(wěn)步發(fā)展，不容忽視，在未來，我們將會(huì)看到更多高校實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)。