新時期科技檔案工作者的發(fā)展趨勢分析

文/北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 劉婷 薛潔

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足這個信息爆炸的時代，大數(shù)據(jù)時代管理模式的開啟對檔案工作者是一個機遇也是一個挑戰(zhàn)。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的確立和實行，目的是想達到供人們查閱和尋找的同時，更多地起到保護和收藏紙質(zhì)檔案的作用，即重藏輕用。在這種模式下，人們獲取檔案信息是有門檻和限制的，檔案并不對外開放，檔案資源的利用率較低。2.檔案管理往往置身于各項管理流程末端，存在客戶歸什么、我們收什么的現(xiàn)象，這樣容易出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)未能及時歸檔或歸檔不完整的情況；檔案人員未能駕馭文檔整個生命周期的流轉(zhuǎn)過程，錯失歸檔最佳時機，未能發(fā)掘出核心數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時代，信息無處不在、無時不在，每個人都是信息的接受者和創(chuàng)造者，注重的是檔案的“用”。這就迫使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生改變。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以節(jié)省庫房空間，利于紙質(zhì)檔案的保管、保護和利用，還可以用于錄音錄像的聲像檔案及其他特殊載體的檔案，所以檔案數(shù)字化勢在必行，因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)在大數(shù)據(jù)時代是必然。在傳統(tǒng)檔案館的繼承和新環(huán)境的變革下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備開放性、安全性、穩(wěn)定性、易用性和易管理性，是數(shù)字檔案館不斷發(fā)展和完善的信息管理系統(tǒng)。例如，航天企業(yè)所用的瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)是一個多全宗、多門類、多權(quán)限全文管理綜合檔案管理軟件，它能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進行鑒定、整序、比對、分類、存儲、保護、著錄、檢索、利用、編研、傳播等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制和長久安全保存；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案查詢、信息發(fā)布、工作交流和資源共享，為用戶提供高效跨庫、無縫連接的信息服務(wù)。同時瀚海之星還可以與AVIDM、OA等多種辦公系統(tǒng)進行鏈接，保證現(xiàn)行文件與檔案一體化管理，為歸檔工作奠定基礎(chǔ)。

三、對兩種檔案管理模式分析

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)在檔案人員的思想和觀念中根深蒂固。但每天數(shù)以億計的新信息充斥著人們的生產(chǎn)生活，傳統(tǒng)檔案管理模式的封閉性和保密性已經(jīng)與這個信息爆炸的時代格格不入了。必須由過去主要為國家檔案館積累檔案資源，改變?yōu)閼?yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、信息等方面的需求為導(dǎo)向，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)。下面從四個方面對這兩種模式進行分析，紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存方式、查閱方式、歸檔方式、利用方式等方面都有本質(zhì)上的差異。

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存方式。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理者多采用檔案集中管理模式，將紙質(zhì)檔案分類、集中存放到一處，需要根據(jù)卷脊、盒脊在庫房進行管理和查閱。對于來源分散，種類、類型呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢的文件，需要以電子檔案的形式保存，存放在不同的載體上，例如光盤、磁帶、網(wǎng)盤等，內(nèi)容可以是不連續(xù)的，并可以高效集成各種檔案信息資源。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱方式。紙質(zhì)檔案的查閱，是以檔案館為中心開展工作，服務(wù)形式單一，通常是等客式、陣地式提供服務(wù)，用戶利用檔案的方式是親自到檔案館查找利用檔案，耗費了人力、物力、財力。而數(shù)字檔案館完全是以用戶為中心，查閱則可以進行多角度和全方位的檢索，方便用戶隨時隨地查找相應(yīng)文件，也極大降低了檔案管理人員的勞動強度。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式。紙質(zhì)檔案歸檔方式的“被動性”已經(jīng)不能滿足這個信息更新的時代，必須轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案歸檔的“主動性”。檔案人員需要駕馭文檔全生命周期的流轉(zhuǎn)過程，踐行流程中的前端控制與全生命周期管理。把握歸檔時機，發(fā)掘核心數(shù)據(jù)的管理，緊緊把握檔案的“收、管、用”各個環(huán)節(jié)。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案的利用方式。檔案的價值就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式長期處在“封閉”狀態(tài)，人們總認(rèn)為檔案不能出效益、出成果。事實上這是人們的一種偏見，檔案不僅有保存價值更有利用價值。從利用需求方式來看，紙質(zhì)檔案利用需求檢索，檔案利用者需要親自到檔案館檢索，通過人力翻閱查找，檢索較繁瑣，工作量太大。電子檔案利用需求檢索，是以計算機為載體，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實現(xiàn)快捷查找與檢索檔案資料，不受地理局限，及時高效。

四、大數(shù)據(jù)時代科技檔案工作者的思考

隨著電子信息成為檔案的主要媒介，檔案管理者必須轉(zhuǎn)變以紙質(zhì)檔案管理的思維模式和傳統(tǒng)觀念，建立起以電子檔案管理為基礎(chǔ)的新型管理思維模式，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，切不可以用傳統(tǒng)陳舊、過時的管理思維方式和觀念來指導(dǎo)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理。培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人才隊伍是做好檔案工作的關(guān)鍵，所以檔案工作人員的工作理念應(yīng)與新時期檔案利用服務(wù)工作相適應(yīng)，專業(yè)素質(zhì)與崗位技能也要滿足工作需要。目前，很多各行各業(yè)的專兼職檔案人員的培養(yǎng)模式依然按照傳統(tǒng)的“重檔案知識，輕計算機技能”，偏離了大數(shù)據(jù)時代的社會自動化、智能化發(fā)展大趨勢，限制了檔案人員的視角和眼界，使檔案利用工作在陳規(guī)守舊的思想中裹足不前。檔案人員應(yīng)在政治、業(yè)務(wù)、身心、創(chuàng)新方面具備相應(yīng)的素質(zhì)：

（一）政治方面。1.愛崗敬業(yè)，甘于奉獻。檔案管理是一項默默無聞的幕后工作，在短時間內(nèi)無法取得轟轟烈烈的成績，需要通過平時在瑣碎的工作中一點一滴地積累?！案┦赘蕿槿孀优！斌w現(xiàn)了檔案工作者的精神。特別是在當(dāng)前充滿誘惑的時代，青年檔案工作者更要耐得住寂寞，守得住清貧，強化大局意識和服務(wù)觀念，擔(dān)負(fù)起黨和國家賦予的使命。2.守口如瓶，保守秘密。檔案工作者要具有強烈的保密意識，保守國家秘密，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》，做到不該問的不問，不該說的不說。

（二）業(yè)務(wù)方面。1.熟練掌握檔案專業(yè)知識。掌握檔案的基礎(chǔ)理論知識，如檔案的管理理論、檔案信息資源開發(fā)與利用、檔案管理技術(shù)、檔案編研等。結(jié)合工作實際，掌握對檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等日常工作。了解數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在檔案管理工作中的運用及各種關(guān)于檔案的行標(biāo)、院標(biāo)、所標(biāo)，科學(xué)規(guī)范檔案管理工作，形成管理規(guī)定，廣泛閱讀各種專業(yè)書籍，不斷給自己的頭腦充電。借助檔案職業(yè)技能知識競賽這個平臺，對檔案專業(yè)知識進行加固，與全國各行各業(yè)檔案工作者溝通交流經(jīng)驗，汲取好的方式方法，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。2.掌握專業(yè)計算機能力。檔案人員必須具備專業(yè)的計算機能力，熟悉網(wǎng)絡(luò)教育。計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲無法避免，數(shù)字檔案容易遭受篡改和刪除。這就迫使檔案人員要熟悉計算機各種流程，熟練掌握各種計算機知識，以及各種載體使用性方面的知識，同時需要具備運用和操作各種運用軟件及維護的能力。數(shù)字檔案館的建設(shè)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案館信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，這就使檔案人員熟悉檔案管理系統(tǒng)進行著錄及維護，例如學(xué)會AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)集成和完善。掌握全面、完整、系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識和計算機管理技能，加強檔案信息收集、加工、開發(fā)、利用的智能化發(fā)展，在檔案工作中更有效率地為用戶服務(wù)。

（三）身心素質(zhì)方面。1.檔案工作本身就是一項無私奉獻、瑣碎的工作，所以要熱情、謙遜、禮貌，主動為人民服務(wù)，要跟歸檔人溝通協(xié)調(diào)好，變“被動等材料”為“主動收材料”，變“給什么收什么”為“缺什么收什么”。要與整個社會發(fā)展需要同步進行，哪些檔案利用率更高，會起到什么作用，檔案人員要做到心中有數(shù)。2.檔案工作往往在眾多企業(yè)中不被重視，認(rèn)為這是可有可無的工作，并沒有專職檔案管理者，滯留在整個管理流程的末端，導(dǎo)致工作者很被動，配合不夠，不能有力地開展檔案工作，管理者必須能夠接受這種情況，通過發(fā)表文章、參加培訓(xùn)、參加競賽、制作展板、申報課題、編發(fā)實例匯編等手段加大宣傳，慢慢改變領(lǐng)導(dǎo)及用戶對檔案工作者的看法。3.充分挖掘自身的潛力，利用檔案，尤其將雜亂無章的各種文件資料經(jīng)過篩選、整理，組成有機聯(lián)系的信息資料，編寫大事記、檔案編研，擴大檔案的影響，對檔案進行宣傳。不斷培養(yǎng)檔案意識，優(yōu)化檔案資料庫，注重檔案資源的開發(fā)利用，加強對檔案資源內(nèi)涵和外延的挖掘。

（四）創(chuàng)新能力方面。青年檔案工作者思維活躍，接受新鮮事物能力強，善于思考學(xué)習(xí)，勇于進取，喜歡獨立思考，敢于打破舊觀念，具有較強的開拓創(chuàng)新精神。例如，在實際工作中，青年工作者敢于對舊標(biāo)準(zhǔn)制度質(zhì)疑和爭論，通過與行業(yè)檔案工作者溝通交流，進行修訂；敢于大膽設(shè)想數(shù)字檔案館的建設(shè)，勇于探索，以用戶快速獲取知識為目標(biāo)，建設(shè)智能化檔案庫房，實現(xiàn)檔案庫房虛擬化展現(xiàn)，大力提升檔案工作現(xiàn)代化水平。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的來臨對科技檔案工作者提出了更高的要求，不僅應(yīng)學(xué)習(xí)積累專業(yè)理論知識，還要有對外溝通交流能力，挖掘檔案的價值，轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新工作機制，適應(yīng)新形勢。