基層財(cái)政部門檔案管理問題與對策研究

文/河北省平泉市財(cái)政局 魏健軍

一、財(cái)政檔案管理

當(dāng)前是信息化時(shí)代，檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用愈加凸顯。從財(cái)政檔案中可以了解地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)人員作各項(xiàng)決策提供有效參考。財(cái)政部門檔案資料的內(nèi)容比較多，形式也存在著較大差別，主要有電子檔案、圖片資料和各類文書等，財(cái)政檔案管理工作在開展期間，內(nèi)容主要是對檔案資料的收集、整理、分類、保存和將財(cái)政檔案資料應(yīng)用在合理地方，屬于一個(gè)系統(tǒng)化流程。這項(xiàng)工作的質(zhì)量關(guān)系到國家財(cái)政部門的發(fā)展，對財(cái)政工作的開展效果也會(huì)產(chǎn)生一定影響，這就需要加強(qiáng)對這項(xiàng)工作的重視，對財(cái)政部門檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理，對該項(xiàng)工作進(jìn)行深入研究，通過科學(xué)管理來促進(jìn)財(cái)政檔案資料作用的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效應(yīng)用，為國家財(cái)政工作的有序開展打下基礎(chǔ)。

二、基層財(cái)政部門檔案管理存在的問題

（一）重視程度低。許多基層財(cái)政部門在發(fā)展期間，都比較注重經(jīng)營工作的開展，而缺乏對單位的有效管理，不了解財(cái)政檔案管理工作的重要性，認(rèn)為財(cái)政部門檔案管理工作只是對相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理，認(rèn)為財(cái)政檔案管理工作對單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展沒有直接關(guān)系，所以在開展這項(xiàng)工作的過程中也只是敷衍了事，沒有投入較多的精力和時(shí)間。同時(shí)，由于對財(cái)政部門檔案管理工作的重視度不高，無法為單位各項(xiàng)工作的開展提供有力支撐，影響各項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)營發(fā)展，制約了國家經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。另外，財(cái)政部門領(lǐng)導(dǎo)人員對財(cái)政檔案資料的安全管理不到位，保密意識較為薄弱，沒有根據(jù)檔案管理工作制定完善的安全管理制度，沒有對各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行全面審查，資料的安全性無法得到保證，同時(shí)也容易出現(xiàn)財(cái)政檔案資料泄露的情況，這會(huì)給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

（二）檔案內(nèi)容單一。許多基層財(cái)政部門對檔案管理工作沒有一個(gè)正確的認(rèn)識，在開展檔案管理工作的過程中，只進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬目等方面的資料收集，對其他方面檔案資料信息收集較少，檔案內(nèi)容較為單一。而且對于一些比較重要的、需要永久性保存的文檔，如年報(bào)、大事記等，都缺乏相關(guān)資料收集，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過程中，比較注重業(yè)務(wù)內(nèi)容方面的管理，而缺乏對文書檔案的重視，不利于財(cái)政部門檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案管理制度不健全?；鶎迂?cái)政部門往往存在“重實(shí)際工作，輕檔案管理”的傾向，認(rèn)為檔案管理只是做做表面工作，導(dǎo)致管理制度不健全，無法實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作人員的管理和約束。信息化水平在不斷提升的過程中，檔案資料的儲(chǔ)存形式也發(fā)生了變化，電子檔案數(shù)量不斷增加，而財(cái)政部門還是應(yīng)用以往的檔案管理機(jī)制，無法實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有效管理，不能滿足當(dāng)前形勢的發(fā)展需求。

（四）工作人員的素質(zhì)水平參差不齊。傳統(tǒng)檔案管理工作只是對檔案資料進(jìn)行收集和整理，整體的工作內(nèi)容比較簡單，財(cái)政部門一般都會(huì)安排年齡較大的職工來進(jìn)行檔案管理作業(yè)，而且聘請的工作人員不是專業(yè)的檔案工作人員，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，檔案工作人員需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)軟件，這對于年齡比較大的工作人員來講存在一定的難度，而且由于受到傳統(tǒng)工作理念的影響，很難接受新鮮事物，這就會(huì)對檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)造成影響。

（五）檔案資料管理?xiàng)l件比較差。大多數(shù)基層財(cái)政部門都會(huì)將檔案資料放在辦公室?guī)旆恐羞M(jìn)行保管，沒有建設(shè)獨(dú)立的檔案儲(chǔ)存室，無法實(shí)現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)管理。還有一些財(cái)政單位雖然建設(shè)了檔案庫，但是由于資金缺乏，內(nèi)部的檔案管理設(shè)施不完善，無法對檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理，影響整體的管理質(zhì)量和效率，不利于后續(xù)檔案資源的應(yīng)用。

三、加強(qiáng)財(cái)政部門檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識。提高財(cái)政部門檔案管理工作水平要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識。要提升領(lǐng)導(dǎo)人員的思想意識，使其對檔案管理工作的重要作用有一個(gè)正確的了解，確?？梢砸?guī)范化開展這項(xiàng)工作。首先，要加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容的宣傳工作，通過多種方式和渠道讓組織領(lǐng)導(dǎo)對該項(xiàng)工作進(jìn)行清晰了解和認(rèn)識，提升檔案管理意識，將檔案管理工作放在重要位置，營造良好的工作范圍，為檔案管理工作的有序開展提供保障。其次，要對檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行宣傳，讓職工對檔案工作的重要作用進(jìn)行了解，這樣才能積極參與到檔案管理工作中，確保檔案管理工作的規(guī)范化開展。

（二）健全檔案管理制度。要以《檔案法》等檔案管理法律法規(guī)為主要依據(jù)，兼顧《會(huì)計(jì)法》《政府采購法》等財(cái)政領(lǐng)域法律法規(guī)對檔案管理的特殊要求，結(jié)合基層財(cái)政工作實(shí)際，制定和完善的基層財(cái)政檔案管理機(jī)制。同時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行操作，需要保證制度的有效落實(shí)，用管理制度來約束檔案管理工作開展期間的各項(xiàng)行為，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化開展，保證財(cái)政檔案的管理質(zhì)量。另外，財(cái)政檔案的種類有很多，在對相關(guān)檔案資料進(jìn)行收集和管理的過程中，要實(shí)現(xiàn)對不同財(cái)政檔案的細(xì)致化管理，保障財(cái)政檔案管理工作的有效性。

（三）提升檔案管理人員的素質(zhì)水平?；鶎迂?cái)政部門檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，不僅要求檔案管理人員熟悉了解檔案管理知識，還要求其具備一定的財(cái)政業(yè)務(wù)知識。要提高財(cái)政檔案管理水平，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平進(jìn)行培養(yǎng)，讓檔案管理人員在掌握專業(yè)知識的同時(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，還要掌握相關(guān)政策，抓住發(fā)展機(jī)遇，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善。檔案管理人員要對自己的工作負(fù)責(zé)，保證檔案資料的真實(shí)性，避免資料丟失或者泄露，要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，根據(jù)財(cái)政檔案管理工作人員的實(shí)際情況，制定業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃，保證檔案管理工作的順利開展，并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，提升管理水平。

（四）加大投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施。財(cái)政部門在開展各項(xiàng)工作的過程中，一定要保證資金、人力、物力充足，做好財(cái)政部門檔案管理工作的預(yù)算，對需要的設(shè)備和資金進(jìn)行全面掌握。檔案管理工作的有序開展離不開資金上的支持，基層財(cái)政部門在發(fā)展的過程中，需要將檔案經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，保證檔案管理工作開展期間各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)充足，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建設(shè)專門的檔案資源儲(chǔ)存室，為檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)支持，保證檔案室中的通風(fēng)和采光良好，并做好各方面的防護(hù)工作，提高財(cái)政檔案的保管質(zhì)量和效率。

（五）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織能力。財(cái)政部門檔案管理工作在開展的過程中，想要提高整體的實(shí)效性，則需要將該部門領(lǐng)導(dǎo)干部和職工的職能充分發(fā)揮出來。領(lǐng)導(dǎo)干部主要起到組織和引導(dǎo)作用，領(lǐng)導(dǎo)的行為和思想會(huì)對職工產(chǎn)生較大影響，其對財(cái)政檔案工作管理效果的提升有著重要作用。這就需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織能力，提升財(cái)政部門領(lǐng)導(dǎo)人員的思想意識。首先，加大對財(cái)政檔案管理相關(guān)內(nèi)容的宣傳工作，特別是國家出臺的政策和方針，積極開展宣傳工作，采用多種方法和途徑進(jìn)行宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)人員對這項(xiàng)工作的重要性有一個(gè)正確的理解。其次，將財(cái)政部門檔案管理工作納入單位的日常管理工作中，并根據(jù)單位的發(fā)展制定發(fā)展計(jì)劃，重視檔案管理工作的開展，將該項(xiàng)工作在財(cái)政部門發(fā)展中的重要性凸顯出來，讓單位職工對這項(xiàng)工作也有一個(gè)清晰認(rèn)知，并給予足夠的支持。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，信息化、智能化水平在不斷提升，財(cái)政部門檔案管理工作也受到了一定影響，為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。想要提高財(cái)政檔案管理效果，將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來，則需要對目前財(cái)政檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了解，并采取有效的對策來開展這項(xiàng)工作，加大投入力度，提供足夠的資金，并給予充足的技術(shù)支持，保證檔案管理工作的規(guī)范化開展，創(chuàng)新管理方式和手段，提升財(cái)政檔案管理的現(xiàn)代化水平。