創(chuàng)新社保機構檔案管理思路探析

趙海楠

◆摘 ?要：社會保險工作檔案是社保工作的重要組成部分，也是管理工作的重點和難點。保障社保檔案管理的科學合理性、制度規(guī)范化，在新時期有著重要的意義。做好社保檔案管理工作的創(chuàng)新可以從多方面全方位展開，以求實現(xiàn)檔案管理乃至管理工作全局的轉型升級。

◆關鍵詞：社保檔案;檔案管理;工作創(chuàng)新

一、新時期創(chuàng)新社保檔案管理的意義

社會保險事業(yè)管理局承擔了大量的業(yè)務辦理、檔案管理、勞動資源等方面的職責，這其中做好檔案管理至關重要。創(chuàng)新社保檔案管理，有助于推動檔案管理的規(guī)范化、標準化，在使用更為方便，也能為推動我國社保事業(yè)的快速發(fā)展提供良好的基礎保障

1.宏觀方面對于我國社保事業(yè)是有力的推動

社保事業(yè)的發(fā)展有賴于社保機構發(fā)展和社保人員的推動，檔案管理事關每一個人切身利益。創(chuàng)新社保檔案管理的理念和方法，可以有效提高社保經(jīng)辦單位的工作效率，為社會經(jīng)濟發(fā)展與人民群眾提供優(yōu)質高效的公共服務，切實體現(xiàn)民生的理念，推動現(xiàn)代社會與人民福祉的有效提升。從這個角度來說，創(chuàng)新檔案管理提高工作效率，為每一個人民群眾提供高效服務，至關重要。

2.對社保機構是體現(xiàn)服務先行理念的展示

現(xiàn)代社會，無論是社保機構還是行政事業(yè)單位，都把為民服務放在重要位置。原先手工檔案時期，業(yè)務辦理和查詢等手續(xù)繁瑣、效率不高，不利于樹立為民服務的形象。創(chuàng)新社保檔案管理，方便自助查詢和辦理，切實方便人民群眾辦事查詢，避免“來回跑”“多頭跑”，對于體現(xiàn)服務先行理念有著重要的意義，也是創(chuàng)建文明高效辦事機構的有力舉措。

3.對業(yè)務人員是符合新時期新要求的體現(xiàn)

檔案管理日益電子化、信息化，創(chuàng)新社保檔案管理有利于促使社保業(yè)務人員適應新要求，提供優(yōu)質高效新服務。在新時期，檔案管理工作創(chuàng)新重要的是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構建現(xiàn)代化、電子化、系統(tǒng)化的檔案管理模式，能夠使從業(yè)人員擺脫對辦事資料的簡單收集與保管，從而切實發(fā)揮出檔案潛在的價值再創(chuàng)造能力，從而提高管理工作整體水平。

二、創(chuàng)新檔案管理的方式思考

創(chuàng)新檔案管理可以從以下幾個方面入手，實現(xiàn)檔案管理的全面提升。

1.要實現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新首先是管理理念的創(chuàng)新，理念創(chuàng)新才能有效帶動各項工作的創(chuàng)新。在日常工作中，一是加強創(chuàng)新文化建設，通過宣傳及多場合介紹，利用文化墻、內網(wǎng)播報等方式，力促所有職能崗位從業(yè)人員能夠充分認識到創(chuàng)新檔案管理是集體事情，不僅僅是檔案管理員的崗位責任和人員責任。二是在日常工作中體現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理的重要性，如績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理創(chuàng)新得考核，從理念上支持創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新。三是強化兌現(xiàn)創(chuàng)新的獎勵。通過表彰先進等精神和物質鼓勵方式，讓檔案創(chuàng)新管理人人有責、個個爭先的理念轉化為思想認同、行動自覺營，營造檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學化。

2.要實現(xiàn)管理系統(tǒng)的創(chuàng)新

加大硬件保障投入，以系統(tǒng)創(chuàng)新升級換代促進管理水平提升。在工作環(huán)境和硬件保障上大力改變傳統(tǒng)管理模式，即人工操作、手工入檔的落后方式。積極滿足新時期人民辦事新需求，建立起基于信息化、電子化的檔案管理平臺系統(tǒng)，利用高效的系統(tǒng)處理來保障社保檔案管理工作的效率和質量跨越式提升。實現(xiàn)規(guī)范化、標準化操作和管理體制，實現(xiàn)社保檔案的采集、辦理、存儲、查詢、使用的電子化、自動化、智能化。另外，要積極打破“各自為政”的部門壁壘，在信息共享的基礎上實現(xiàn)各職能部門之間的檔案信息橫聯(lián)縱通，形成局域網(wǎng)化的創(chuàng)新檔案管理信息化平臺。另外，要高度重視網(wǎng)絡安全的創(chuàng)新。社保檔案的安全不能僅僅依靠幾個殺毒軟件，要創(chuàng)新提高管理的安全性與可靠性。建立起高效的安全管理考核制度，同時要充分利用好分級分類授權在內的信息化管理手段。隨著技術的進步，積極采納云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等更加前沿的理論和技術保證檔案信息的安全。

3.要實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新

在創(chuàng)新社保檔案管理工作時，可以將互聯(lián)網(wǎng)融合進社保檔案管理模式當中。通過數(shù)據(jù)庫管理的方式來降低自身的工作風險和工作量，同時還能夠有效避免檔案丟失或被盜。一是創(chuàng)新檔案管理訪問機制。數(shù)據(jù)管理安全的基礎是隔絕內外無關聯(lián)系，可以建立訪問控制技術、身份識別技術、存取控制技術等檔案管理方位機制，保障數(shù)據(jù)安全，同時從根本上進一步提高工作效率，為社保檔案管理工作的順利開展提供良好的基礎保障。二是創(chuàng)新檔案管理存儲機制。將大量的檔案信息存儲到服務器和硬盤上，如果出現(xiàn)問題將造成無可返回的損失。建立多重安全備份、分散安全存儲機制，在保障數(shù)據(jù)絕對安全不泄密的前提下，創(chuàng)新檔案信息存儲機制，確保有備份，提高存儲的安全性。

綜上，檔案管理創(chuàng)新要針對檔案管理工作中存在的問題形成有效改進和提升，進從多方面全方位開展創(chuàng)新，從而促進社保檔案管理工作更加規(guī)范、科學。