事業(yè)單位人事檔案管理的必要性與具體策略

文/太倉市房地產(chǎn)交易服務(wù)中心 楊曉春

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入，不僅國家的綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力有了顯著提高，許多事業(yè)單位人事部門亦發(fā)生了天翻地覆的變革。即便如此，人事檔案管理的優(yōu)化工作依舊值得引起相關(guān)管理人員的重視，因?yàn)槿耸聶n案記錄了每一位工作人員的詳細(xì)信息，能夠較為客觀、公正地反映員工的工作表現(xiàn)與基本概況，它是人才推薦與職位晉升頗為關(guān)鍵的依據(jù)。人事部門有關(guān)管理者必須導(dǎo)入更加科學(xué)的管理理念與專業(yè)技能，不斷強(qiáng)化人事檔案管理的工作質(zhì)量。本文首先分析事業(yè)單位中人事檔案管理工作的必要性，并在此基礎(chǔ)上探究事業(yè)單位中人事檔案管理工作的具體策略。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的必要性

（一）人事檔案的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上，人事部門在事業(yè)單位重開展人才招聘的時(shí)候，可以利用人事檔案來輔助具體的人員，讓他們能夠更加精準(zhǔn)地了解到候選人的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與工作履歷。平時(shí)還可以依托人事檔案來完成績效考核工作。因此，人事檔案的基礎(chǔ)工作能夠?yàn)楣芾碚咂鸬娇茖W(xué)輔助效用，加強(qiáng)員工管理的工作質(zhì)量。

（二）人事檔案在決策中的作用。事業(yè)單位中無論什么職級的員工，都需要對其開展定期的管理與考核工作，這就促使人事部門有關(guān)工作人員需要在平時(shí)的工作中做好記錄。通常情況下，人事部門有關(guān)考核人員利用員工的人事檔案就可以輕松查閱其平時(shí)的工作表現(xiàn)，進(jìn)而做出具體的獎(jiǎng)懲決策，通過人事檔案來實(shí)施決策，更具科學(xué)性與公平性。員工在職位晉升的過程中，需要人事檔案來作為科學(xué)依據(jù)，全面反饋員工的信息數(shù)據(jù)。

（三）人事檔案記載了員工成長。之所以事業(yè)單位的管理者可以非常精準(zhǔn)地找到優(yōu)質(zhì)人才，都要?dú)w功于人事檔案平時(shí)對員工成長的清晰記錄，它可以協(xié)助管理者更好地落實(shí)工作任務(wù)分配以及人才培養(yǎng)計(jì)劃，從而幫助每一名員工挖掘自身最大工作價(jià)值。同時(shí)，在事業(yè)單位人事部門平常的管理工作中，可利用人事檔案來完成更加靈活的人才分配與信息數(shù)據(jù)交流共享。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體策略

（一）重視人事檔案管理，提高管理意識(shí)。要想從根本上推進(jìn)人事檔案管理的工作質(zhì)量，首先要做的就是提高管理意識(shí)，要將人事檔案管理的各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)落實(shí)到位。舉例而言，專門設(shè)立人事檔案管理崗位，在社會(huì)上招聘專業(yè)素養(yǎng)過硬的人才來開展工作，要將人事檔案管理中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密把控。若是在工作中發(fā)現(xiàn)了不足之處，應(yīng)該及時(shí)向上級匯報(bào)，并得出有效的改善意見，同時(shí)還需要對人事檔案管理人員自身設(shè)定對應(yīng)的考核制度，落實(shí)好監(jiān)督工作，確保人事檔案管理人員時(shí)刻保持高昂的工作激情。

（二）完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人事檔案管理的工作推進(jìn)，必須要事業(yè)單位上級管理者給予大力支持，彼此之間要做好細(xì)致的工作溝通，將各類先進(jìn)的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)備引進(jìn)。舉例而言，首先在事業(yè)單位內(nèi)部專門設(shè)立人事檔案管理工作室，進(jìn)購品質(zhì)優(yōu)異的檔案存儲(chǔ)箱。同時(shí)，為了防止檔案出現(xiàn)受潮、軟化等現(xiàn)象，還要在內(nèi)部安裝對應(yīng)的防潮裝置以及對應(yīng)的消防安全裝備。平時(shí)定期查閱人事檔案，確保其存儲(chǔ)有效性與安全性。

（三）組建優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理人員。在落實(shí)人事檔案管理工作之中，必須要優(yōu)化好相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，考慮到人事檔案管理工作在平時(shí)十分注重保密性，因此還需要確保人事檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，務(wù)必要組建一個(gè)優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。具體而言，在平時(shí)的工作中要多為人事檔案管理人員開展對應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，如果條件允許，還可以從社會(huì)上聘請那些專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理精英來單位內(nèi)部開設(shè)主題講座。同時(shí)，還要落實(shí)好單位內(nèi)部的精神文明建設(shè)，關(guān)注每一個(gè)員工的生活狀況與工作進(jìn)度，讓他們感受到部門之間的團(tuán)結(jié)互助與人情溫暖。此外，還需要對人事檔案管理人員進(jìn)行定期考核，督促他們時(shí)刻錘煉自身業(yè)務(wù)技能，從而推進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)度。

（四）建立健全人事檔案管理制度。客觀而言，人事檔案管理工作本身具有一定難度，涉及的工作事項(xiàng)十分冗雜，因此必須要建立一套健全的人事檔案管理制度來進(jìn)行科學(xué)引導(dǎo)。否則，不僅人事檔案管理的工作質(zhì)量不能取得圓滿成效，甚至還會(huì)波及其他部門。所以，在日后的人事檔案管理工作落實(shí)中，相關(guān)管理者一定要根據(jù)單位實(shí)際情況以及未來的發(fā)展計(jì)劃來制定管理制度，謹(jǐn)防各種類型的人事檔案造假情況。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)此類狀況，必須嚴(yán)格進(jìn)行懲治，要打造一套完善的管理制度來指引人事檔案管理的工作方向，確保人事檔案的真實(shí)性。

（五）合理采集人事檔案資源。事實(shí)上，在實(shí)際的人事檔案資源采集過程中，不僅需要將員工的個(gè)人資料進(jìn)行真實(shí)采集，而且還要緊跟時(shí)代步伐，做出與時(shí)俱進(jìn)的變革，力爭將人事檔案資料采集內(nèi)容變得愈發(fā)多元化、創(chuàng)新化。事業(yè)單位中的人事檔案管理，在資料采集過程中一定要秉持認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，要用更加前瞻性的眼光來辨別資料信息的準(zhǔn)確度，一旦檢查出了與事實(shí)不符的資料信息，必須要及時(shí)向上級部門通報(bào)，之后再進(jìn)行重新采集。可以說，人事檔案的資源采集過程，是整體人事檔案管理的基礎(chǔ)，如果人事檔案的源頭上就出現(xiàn)了紕漏，那么無疑將影響后續(xù)的工作。

（六）合理運(yùn)用檔案功能。隨著時(shí)代不斷地發(fā)展，如今事業(yè)單位的人事檔案記錄內(nèi)容亦開始趨向于廣泛化，而且十分講究檔案資料的真實(shí)性與客觀性，因此在開展人事檔案管理工作的過程中，必須要合理運(yùn)用檔案功能，靈活調(diào)整內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)。具體而言，相關(guān)管理者首先必須保留人事檔案的法律資料，對于人事檔案擴(kuò)充管理范圍中，不僅包含員工的工作獎(jiǎng)懲、績效考核、社保繳納等，還需要將個(gè)人簡歷等有效數(shù)據(jù)進(jìn)行同步，確保檔案查詢的真實(shí)性。

（七）增強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的交流。實(shí)踐證明，社會(huì)各部門在推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作中同樣起著十分重要的作用，特別是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。因此，必須要增強(qiáng)事業(yè)單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的溝通交流，在工作中要善于吸取其他行業(yè)的成功案例，打造更具創(chuàng)新價(jià)值的人事檔案管理體系。值得注意的一點(diǎn)是，人事部門必須時(shí)刻做好表率作用，要敢于深入基層，不斷提高自身的管理溝通能力，取百家之長來強(qiáng)化人事檔案的管理職能。

（八）增強(qiáng)人事檔案管理的信息化。由于事業(yè)單位的人事檔案管理都有一個(gè)專門的人才信息庫，有關(guān)工作人員必須要增強(qiáng)人事檔案管理的信息化，以此來提高人事檔案的使用效率。特別是當(dāng)前我國正處于一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，因此必須緊跟時(shí)代步伐，將各類先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)導(dǎo)入，增加人事檔案的使用壽命，例如，人事檔案管理人員可以將音頻、視頻、文字等資源進(jìn)行有效融合，還可以采購一些網(wǎng)絡(luò)檔案軟件來進(jìn)行人事檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來儲(chǔ)存員工檔案，不僅提高了工作效率，減輕了人事檔案管理人員的工作壓力，而且還在一定程度上降低了人事檔案的紙質(zhì)成本，促使人事檔案管理工作向著信息化、科技化、便捷化的方向發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文主要結(jié)合了筆者自身多年來相關(guān)的工作實(shí)踐，首先對事業(yè)單位中人事檔案管理工作必要性進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上探究了事業(yè)單位中人事檔案管理工作的具體策略。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，未來事業(yè)單位的人事檔案管理工作勢必會(huì)向著多元化、信息化的方向發(fā)展，在這種時(shí)代，人事檔案管理有關(guān)工作人員必須時(shí)刻為自己充電，不斷錘煉自身業(yè)務(wù)技能，將更多具有現(xiàn)代化指導(dǎo)價(jià)值的理念融入平時(shí)的工作之中，以此來推動(dòng)我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。