“職教二十條”背景下高職院校辦公室文秘工作者能力素質培養(yǎng)探究

文/南京旅游職業(yè)學院 劉廣東

《國家職業(yè)教育改革實施方案》（簡稱“職教二十條”）的頒布，明確了職業(yè)教育與普通教育分屬兩種不同的教育類型，國家下一步將把職業(yè)教育擺在教育改革創(chuàng)新和經(jīng)濟社會發(fā)展中更加突出的位置，這給高職院校帶來了前所未有的發(fā)展機遇。作為高職院校黨委和行政的綜合辦事機構，辦公室承擔著為學校發(fā)展出謀劃策、辦文辦會辦事、與校內外溝通交流等多項工作。其中，文字工作是辦公室工作的重要內容。文字秘書作為協(xié)助領導順利開展文字工作的重要人員，其工作優(yōu)劣影響著辦公室的工作效率和質量，甚至在某種程度上影響著高職院校能否在新一輪職業(yè)教育發(fā)展中搶占先機。因此，如何培養(yǎng)和提升辦公室文秘工作者的能力素質也是高職院校需要認真思考的問題。

一、高職院校辦公室文秘人員的工作特點

（一）專業(yè)性強。文秘工作一般分為常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作，前者涵蓋公文寫作及運轉、領導講話稿撰寫、匯報材料草擬、針對某一個或多個問題開展調研、統(tǒng)計信息上報等，后者包括突發(fā)事件的處理及領導交辦的其他工作等。這其中絕大多數(shù)的文秘工作，如起草領導講話稿和匯報材料、制定相關制度文件、寫好調研報告等，均需要工作人員具有扎實的文秘專業(yè)知識和較強的文字寫作能力。此外，還需具備廣闊的視野和較高的政策理論素養(yǎng)，否則無法也不可能完成工作任務。

（二）工作強度大。與高校其他管理和服務工作不同，文秘工作相對比較繁雜，尤其是文字材料的撰寫需要經(jīng)過搜集取舍材料、構思文章脈絡、設計段落布局、編輯潤色語言等多個步驟和環(huán)節(jié)，草稿完成后，還要多次進行修改完善。期間，文秘人員需要付出大量的時間和精力，有時還會面臨推倒重來的壓力。文秘工作的高強度和嚴要求有目共睹，這也是文秘人員工作幾年后便選擇轉崗的原因之一。

（三）保密要求高。文秘人員負責文件、資料的保管和會議記錄、整理等，工作性質使其容易知曉一些機密或不宜公開的事項。若文秘工作者保密意識不強，可能會給學校帶來不可挽回的影響。工作實踐中，高職院校往往把是否具有較強的保密意識作為聘用文秘工作者的重要條件，同時規(guī)定一旦發(fā)現(xiàn)文秘工作者存在泄密行為，一概嚴懲不貸。

（四）細節(jié)要求嚴格。高職院校辦公室下發(fā)的公文，或是撰寫的匯報材料、講話稿等，不是面向全校教職工，就是面向上級部門，如果細節(jié)把關不嚴，出現(xiàn)錯誤，直接影響學校形象。因此，文稿在草擬過程中，大到文章提綱、段落結構，小到標題名稱、標點符號，都要求文秘人員細之又細、慎之又慎。除文稿寫作外，文秘工作者承擔的每一項工作，如統(tǒng)計信息上報、公文運轉等都要一絲不茍，嚴謹細致。

二、“職教二十條”背景下高職院校辦公室文秘人員能力素質培養(yǎng)途徑

（一）強化思想認識，提高政治素養(yǎng)。高職院校辦公室文秘工作者是領導重要的助手和參謀，具有舉足輕重的地位。因此，文秘人員必須具備高度的政治責任感和政治敏銳性、警惕性。工作實踐中，文秘工作者首先要增強“四個意識”、堅定“四個自信”，自覺維護黨中央權威和集中統(tǒng)一領導，自覺在思想上政治上行動上同黨中央保持高度一致。其次，要強化責任意識，充分認識所從事工作的重要性，牢固樹立“辦公室工作無小事”的理念，認真對待工作中的每一個細節(jié)。最后，要嚴格遵守保密紀律，做到不該問的堅決不問，不該說的堅決不說。

（二）樹立終身學習理念，拓寬知識視野。聯(lián)合國教科文組織國際21世紀教育委員會指出“終身學習是21世紀人的通行證”。黨的十九大報告也強調要“加快建設學習型社會，大力提高國民素質”。為此，高職院校辦公室文秘人員要努力把自己培養(yǎng)成學習型、服務型、創(chuàng)新型人才，以便更好地發(fā)揮作用。平時既要認真學習領會習近平總書記關于教育工作尤其是職業(yè)教育工作的重要論述，深入研讀《關于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》《國家職業(yè)教育改革實施方案》等文件精神，也要堅持學習黨的政策和理論，此外還要學習公文寫作等文秘知識?？傊?，要牢記“學而不已，闔棺而止”“學不可以已”的至理名言，對各方面都有所了解，必要時還需熟記于心。

（三）練就過硬本領，提升工作能力。高職院校辦公室文秘人員多半是半路出家，未接受過專業(yè)的文秘工作培訓。因此，一方面，文秘人員要積極創(chuàng)造條件，通過自主學習、網(wǎng)絡學習、參加校內外培訓等多種方式提升文字寫作能力。做到在熟練掌握一般公文寫作的基礎上，堅持多研究，多請教，多動筆，正確領會領導意圖，撰寫好綜合材料等。另一方面，學校領導層要高度重視文秘人員能力素質培養(yǎng)和提升，鼓勵和支持文秘人員參加進修、培訓。隨著高職院校信息化建設的普及，秘書的信息化使用能力顯得尤為重要。工作中，文秘人員要熟練掌握Office辦公軟件操作技巧及其他實用工具，全面提升現(xiàn)代辦公操作技能。與本科院校相比，高職院校雖然在辦學層次、院系規(guī)模、專業(yè)數(shù)量等方面與之有一定的差距，但高職院校辦公室和本科院校辦公室同屬于綜合性辦公機構，都起著承上啟下、上傳下達、信息反饋的紐帶作用，均需要具備良好的組織協(xié)調能力。作為辦公室文字秘書，一要統(tǒng)籌兼顧，正確協(xié)助領導理順各個方面的關系，做到信息傳達暢通無阻、任務整體推進、服務有效開展。二要掌握基本的溝通常識，充分運用語言的魅力和力量，巧妙化解矛盾和沖突，幫助領導排憂解難。

（四）發(fā)揚務實創(chuàng)新精神，勇于擔當作為?！八问?，非一日之功?！背蔀橐幻麅?yōu)秀的文秘工作者，要從提高思維能力、經(jīng)驗水平和綜合素質入手努力，沒有捷徑，更沒有“秘訣”可言。當前，“職教二十條”和擴招給職業(yè)教育帶來職教定位、職業(yè)教育結構、現(xiàn)代職教體系構建、產(chǎn)教融合校企合作、規(guī)模和質量雙提升等方面的變革，高等職業(yè)教育也進入內涵發(fā)展、質量提升的新階段，高職院校在發(fā)展過程中將不可避免地遇到各種新情況、新問題和新矛盾，這些需要文字秘書勇于創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新，積極發(fā)揚吃苦耐勞精神，一步一個腳印，主動開展調查研究，為領導決策提供必要的智力支持，輔助領導科學決策。

三、結語

“職教二十條”背景下，高職院校辦公室要吃準吃透職業(yè)教育有關文件精神，積極轉變管理服務理念和方式，發(fā)揮好統(tǒng)籌參謀、組織協(xié)調和督辦落實等職能，推動學校在新一輪職業(yè)教育大發(fā)展中抓住機遇，贏得主動權。文秘工作者要以“職教二十條”為行動指南，端正工作態(tài)度，多途徑培養(yǎng)和提高自身綜合素質和能力，增強履職本領，更好地服務學校領導和師生員工，促進學校創(chuàng)新跨越發(fā)展。