企業(yè)投遞式財務(wù)報銷模式應(yīng)用探討

朱江源

[摘 要]傳統(tǒng)窗口式財務(wù)報銷模式存在流程冗長、效率較低等缺點，大量票據(jù)的錄入、審核、報銷、反饋對經(jīng)辦人和財務(wù)人員來說繁重且低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統(tǒng)流程。在此背景下，投遞式財務(wù)報銷模式應(yīng)運而生，報銷人與財務(wù)人員之間無須面對面的溝通，大幅提升了報銷效率，但仍存在溝通成本較大、重復(fù)核算較多和單據(jù)傳遞不暢等問題。文章嘗試從軟硬件結(jié)合的角度，搭建規(guī)范高效的投遞式報銷平臺，以完善投遞式報銷模式在企業(yè)實際應(yīng)用中的不足。

[關(guān)鍵詞]投遞式;財務(wù)報銷;流程優(yōu)化

[中圖分類號]F812.42

1 前 言

財務(wù)報銷是企業(yè)財務(wù)部門工作的重要組成部分。傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式采用手工報銷的方式來實現(xiàn)，存在工作效率低、預(yù)算控制手段滯后、報銷流程冗長、單據(jù)錄入低效等一系列缺點。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等信息化報銷手段出現(xiàn)了。網(wǎng)上報銷模式克服了傳統(tǒng)手工報銷模式的缺陷，簡化了報銷手續(xù)，實現(xiàn)了預(yù)算事前控制，加強了對財務(wù)活動的有效管控。盡管網(wǎng)報系統(tǒng)的財務(wù)報銷模式代替了傳統(tǒng)手工報銷模式，但整個流程并沒有實質(zhì)上的改變，大量票據(jù)的錄入、審核、報銷、反饋對經(jīng)辦人和財務(wù)人員來說仍然是繁重的。預(yù)約領(lǐng)號系統(tǒng)的引入在一定程度上維持了報銷等待的秩序，但“報銷難”的問題并沒有得到根本解決。

在報銷前臺，一面是財務(wù)人員繁忙的工作，一面是報銷經(jīng)辦人的漫長等待以及其他經(jīng)辦人此起彼伏的抱怨。傳統(tǒng)窗口式的報銷模式要求經(jīng)辦人和財務(wù)人員配合完成，整個報賬流程按部就班的串行性，決定了這一順序過程的耗時和低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統(tǒng)流程。為了實現(xiàn)這一目標，投遞式報銷模式應(yīng)運而生。

2 投遞式報銷模式簡介和存在問題

投遞式報銷模式，是指報銷經(jīng)辦人將粘貼好的報銷憑證裝入投遞袋，隨時投入到專門的投單柜，由財務(wù)人員集中辦理報銷及網(wǎng)銀無幣化支付的一種業(yè)務(wù)模式。在該模式下，報銷經(jīng)辦人無須預(yù)約取號，免去等候報銷的時間，工作安排更為靈活;同時審核人員避免了無關(guān)打擾，更專注于單據(jù)審核點，可以有效地提升審核效率;此外，統(tǒng)一無幣化支付直接將報銷金額打入報銷經(jīng)辦人銀行卡中，提升了結(jié)算效率，確保了資金安全。

在具備上述優(yōu)勢的同時，投遞式報銷模式仍存在以下不足。

2.1 單據(jù)狀態(tài)的及時跟蹤和問題反饋

投遞式報銷模式下，經(jīng)辦人無須和財務(wù)人員面對面交流，提升效率的代價是降低了溝通的便捷性。經(jīng)辦人不能實時了解到報銷單據(jù)的狀態(tài)，審核人員即便發(fā)現(xiàn)單據(jù)問題，也沒有便捷有效的方式通知經(jīng)辦人?；陔娫?、短信的傳統(tǒng)溝通方式均存在局限性，無法滿足實時信息傳遞反饋的要求。若經(jīng)辦人未及時取回問題單據(jù)，時間久則導(dǎo)致財務(wù)人員手中存有大量不合格單據(jù)，后期再查找退回單據(jù)比較困難。

2.2 各部門問題單據(jù)的統(tǒng)計考核機制

投遞式報銷的問題單據(jù)數(shù)量和傳統(tǒng)窗口報銷數(shù)量相當。對經(jīng)辦人而言，由于沒有針對問題單據(jù)的統(tǒng)計考核機制，同樣的錯誤可能屢次發(fā)生。一方面不利于提升經(jīng)辦人的報銷單據(jù)質(zhì)量意識，另一方面也加大了財務(wù)人員的重復(fù)核算負擔，反而降低了報銷效率。

2.3 單據(jù)傳遞的風險控制和責任劃分

投遞式報銷的操作流程基本包含投單、收單、審核和退單四個環(huán)節(jié)。一旦出現(xiàn)單據(jù)遺失，問題環(huán)節(jié)難以追溯確定。舉個例子，某報銷經(jīng)辦人聲稱投了三張報銷單據(jù)，最后只報銷通過了兩張，另外一張既未顯示報銷成功，也未收到退單通知，哪個環(huán)節(jié)出了問題？原因不外乎兩種：一種情況是投單環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人并未投遞過這張單據(jù);另一種情況是報銷人確實投遞了，財務(wù)人員在收單、審核過程中某個環(huán)節(jié)出了問題。不管實際是哪種情況，都很難追溯確定責任歸屬。

3 投遞式報銷平臺的搭建及流程設(shè)計

為了解決上述問題，可以在保留“投遞式”這一核心模式的前提下，充分利用網(wǎng)報系統(tǒng)資源，從軟件和硬件兩方面搭建投遞式報銷平臺，并設(shè)計規(guī)范高效的財務(wù)報銷流程和反饋機制，以實現(xiàn)“流程規(guī)范”“業(yè)務(wù)高效”的目標。

3.1 硬件方面

定制投單柜、退單柜，設(shè)計投遞袋和記錄卡片。記錄卡片上由投單人填寫投單日期、投單人姓名和單據(jù)數(shù)量等信息;投遞袋用來容納投遞單據(jù)和記錄卡片，防止單據(jù)散失;投單柜上端設(shè)置長條開口，可容納投遞袋放入，所有部門單據(jù)統(tǒng)一投入同一投單柜;退單柜按部門設(shè)置若干小格，小格鑰匙由各部門自行保存，保證經(jīng)辦人退單修改的安全性和便捷性。

3.2 軟件方面

依托網(wǎng)上報銷系統(tǒng)構(gòu)造“報銷看板”功能模塊，財務(wù)人員在審核單據(jù)時，將單據(jù)問題和更正建議實時記錄在報銷看板中。投單人可以登錄報銷看板，隨時查詢投遞單據(jù)狀態(tài)，及時掌握報銷進度。

3.3 流程設(shè)計

結(jié)合軟硬件條件，設(shè)計如圖1所示的企業(yè)投遞式財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程。流程共包含收單、審核、退單和獎懲四個環(huán)節(jié)。

（1）收單環(huán)節(jié)：經(jīng)辦人填寫網(wǎng)報流程，打印粘貼報銷單放入投遞袋，在記錄卡片上填寫投單日期、投單人和投單數(shù)量等信息，投入投單柜中。財務(wù)人員按期收取投遞單據(jù)，收取時核驗記錄卡片信息，確保與投遞單據(jù)一致。

（2）審核環(huán)節(jié)：財務(wù)人員對報銷單據(jù)有無問題進行審核。若無問題，則審核通過;若存在問題需要更正，則將單據(jù)問題及更正建議實時填寫在網(wǎng)報系統(tǒng)報銷看板模塊。全部單據(jù)審核完畢后，將通過的單據(jù)交出納結(jié)算付款，將需要更正的單據(jù)及投遞袋放回相應(yīng)退單柜。

（3）退單環(huán)節(jié)：經(jīng)辦人可隨時登錄網(wǎng)報系統(tǒng)報銷看板跟蹤投遞單據(jù)狀態(tài)，查看單據(jù)問題和更正建議。并可在任意時間前往退單柜取回報銷單據(jù)進行更正，完畢后將單據(jù)按要求重新投入投單柜。

（4）獎懲環(huán)節(jié)：財務(wù)部門統(tǒng)計報銷看板中的問題數(shù)據(jù)，生成各部門單據(jù)問題率清單。企業(yè)可定期內(nèi)部通報各部門單據(jù)問題率，按打分制或排名制將累計單據(jù)問題率納入部門考核。

4 投遞式財務(wù)報銷平臺的優(yōu)勢

該投遞式財務(wù)報銷平臺具有以下三點優(yōu)勢：

（1）既有效降低單據(jù)反饋溝通成本，又保證問題單據(jù)傳遞的安全便捷。財務(wù)人員在審核報銷單據(jù)的同時，將單據(jù)問題實時填寫在網(wǎng)報系統(tǒng)報銷看板模塊。經(jīng)辦人可隨時登錄該模塊，自助查詢單據(jù)狀態(tài)、問題和更正建議。雙方無須通過電話、短信方式來聯(lián)系確認單據(jù)信息。

（2）建立部門問題單據(jù)獎懲機制，由財務(wù)部門進行考核。通過統(tǒng)計報銷看板中的問題數(shù)據(jù)，定期通報各部門單據(jù)問題率，同時將其納入部門考核。單據(jù)問題率獎懲制度可以提升經(jīng)辦人單據(jù)質(zhì)量意識，有效減少問題單據(jù)數(shù)量，降低財務(wù)人員重復(fù)核算負擔。

（3）加強投遞單據(jù)的過程記錄，在報銷投遞的各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題均可追溯。在收單環(huán)節(jié)：投遞記錄卡片上由經(jīng)辦人填寫投遞單據(jù)數(shù)量，放入投遞袋。財務(wù)人員收單后，第一時間核對投遞袋內(nèi)單據(jù)數(shù)量，如與卡片不一致全部退單，不予辦理報銷。在退單環(huán)節(jié)：對于需要退回修改的問題單據(jù)，以部門為單位設(shè)置退單柜，保證經(jīng)辦人退單修改的安全性和便捷性。此外，在投遞柜和財務(wù)處均安裝監(jiān)控設(shè)施，以厘清事實依據(jù)。

5 結(jié) 語

文章通過與傳統(tǒng)窗口式報銷模式比較，發(fā)掘投遞式報銷模式的優(yōu)勢和不足，提出從軟硬件兩方面來搭建企業(yè)投遞式報銷平臺，并設(shè)計合理高效的財務(wù)報銷流程與反饋機制，以完善投遞式報銷模式在企業(yè)實際應(yīng)用中的不足。

在保證該平臺規(guī)范高效應(yīng)用的前提下，后續(xù)可從改進結(jié)算方式、推廣信息渠道、支撐業(yè)務(wù)開展等方面進一步優(yōu)化報銷流程，加強管理會計的職能，緊密推動業(yè)財融合，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。

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