智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設(shè)的策略探析

李清良

摘 要：高職院校檔案信息化管理是高職院校穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是我國(guó)檔案事業(yè)的重要分支。信息化技術(shù)在各領(lǐng)域中的應(yīng)用，給高職院校檔案管理工作提出新挑戰(zhàn)，智慧校園系信息化服務(wù)的推進(jìn)，檔案信息管理工作受到越來(lái)越多的關(guān)注與重視。本文從智慧校園概念出發(fā)。闡述高職院校檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題以及成因，闡述智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設(shè)策略，旨在強(qiáng)化高職院校檔案管理信息化建設(shè)，以供參考。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高職院校;檔案管理;信息化建設(shè)

信息化技術(shù)的發(fā)展，改變了人們的思維方式和工作方式，給傳統(tǒng)行業(yè)以及人類生活帶來(lái)巨大沖擊。在高校智慧校園背景下，以及信息化技術(shù)的應(yīng)用下，傳統(tǒng)管理模式必然受到?jīng)_擊。然而，信息化發(fā)展是人類社會(huì)發(fā)展的必然選擇，高職院校檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，不斷推進(jìn)信息化水平的應(yīng)用，不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)高職院校智慧校園的發(fā)展與建設(shè)。

一、智慧校園概念分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及新型科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們對(duì)智慧城市的關(guān)注度逐漸提升，智慧城市作為解決城市問(wèn)題的有效方法，是當(dāng)下城市發(fā)展首選的戰(zhàn)略決策。我國(guó)智慧城市建設(shè)自2010年開展至今，智慧城市建設(shè)以及規(guī)劃數(shù)量已經(jīng)超過(guò)500個(gè)^[1]。智慧校園要求校園建設(shè)、管理、規(guī)劃等具備智慧化、安全化、現(xiàn)代化等屬性，以適應(yīng)教師和學(xué)生的實(shí)際需求，更有利于社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。將信息化服務(wù)與智能化管理相結(jié)合，將校園服務(wù)以現(xiàn)代化信息技術(shù)的形式表現(xiàn)出來(lái)，結(jié)合師生的個(gè)性化需求，建設(shè)綜合智能的信息化平臺(tái)。將學(xué)校的服務(wù)職能與智能化平臺(tái)相結(jié)合，推進(jìn)學(xué)校的現(xiàn)代化發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息化以及智能化儼然成為社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，將其應(yīng)用于校園建設(shè)之中是社會(huì)發(fā)展的必然要求^[2]。智慧校園的建設(shè)覆蓋面廣、涉及內(nèi)容廣泛，其中包含基礎(chǔ)管理、宿舍管理、出入控制、考勤管理等內(nèi)容。而智慧校園的首要目標(biāo)，是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，連接校園網(wǎng)中的各個(gè)物件，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備開展校園建設(shè)^[3]。

二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及成因

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)以及生產(chǎn)力的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的弊端逐漸暴露。高職院校檔案管理工作為適應(yīng)社會(huì)需求，促進(jìn)高校發(fā)展，積極開展信息化管理，并取得一定成績(jī)。然而，與智慧校園的實(shí)際需求仍然存在一定差距。主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）檔案管理人員觀念陳舊

檔案管理人員觀念陳舊是檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高的直接因素，檔案管理體制不規(guī)范，檔案管理意識(shí)薄弱是當(dāng)下高職院校存在的普遍問(wèn)題。就現(xiàn)階段而言，高職院校檔案存放混亂、檔案管理難以形成較為系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理?；诖朔N形式展開的高職院校檔案管理，不利于高職院校檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升，不利于高職院校管理水平的提升，更不利于檔案資源的開發(fā)利用。檔案管理人員素質(zhì)是決定檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵，專職檔案管理人員較少、年齡偏大，專業(yè)分布不合理是當(dāng)下高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的普遍問(wèn)題。高職院校檔案管理人員難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，缺乏創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)阻礙重重。

（二）檔案管理信息化建設(shè)不規(guī)范

檔案管理信息化建設(shè)不規(guī)范，是學(xué)校以及管理人員不重視的直接體現(xiàn)。檔案管理信息化的強(qiáng)化與發(fā)展，需要相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行約束，將信息化建設(shè)引導(dǎo)到科學(xué)合理的發(fā)展過(guò)程中。檔案的規(guī)范化是當(dāng)下信息化技術(shù)發(fā)展和管理的前提基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化建設(shè)的必要條件。然而，在現(xiàn)代高職院校檔案創(chuàng)新管理過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理意識(shí)，檔案管理建設(shè)規(guī)范制度不完善，難以形成檔案現(xiàn)代化、安全化建設(shè)。高職院校檔案管理制度規(guī)范在制定過(guò)程中，沒(méi)有結(jié)合院校的實(shí)際情況，其缺乏現(xiàn)實(shí)性以及適用性，導(dǎo)致其不能發(fā)揮檔案管理資源化建設(shè)的真正作用，難以起到保障檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際效果。

（三）檔案管理信息化建設(shè)不重視

院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的不重視，對(duì)信息化建設(shè)的資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)不完善。隨著信息化技術(shù)的逐漸成熟，為高職院校檔案管理信息化提供發(fā)展平臺(tái)，然而從目前高職院校檔案管理信息化的功能性分析，離真正的信息化平臺(tái)還存在一定距離。許多高校設(shè)置檔案信息化管理系統(tǒng)的作用在于應(yīng)付上級(jí)檢查，并沒(méi)有結(jié)合實(shí)際檔案管理的需求建立信息化平臺(tái)。其所建立的檔案管理信息化平臺(tái)，僅是簡(jiǎn)單的網(wǎng)頁(yè)，沒(méi)有完善的數(shù)據(jù)庫(kù)做支撐，進(jìn)而導(dǎo)致平臺(tái)利用率低下的狀況。

三、智慧校園背景下高職院校檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立信息化標(biāo)準(zhǔn)

高職院校檔案管理工作作為我國(guó)檔案管理中的一部分，其管理水平從側(cè)面展現(xiàn)我國(guó)的文明程度。然而，高校管理人員以及相關(guān)工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，外界人員認(rèn)為檔案管理工作的主要工作內(nèi)容僅是文件管理工作，檔案管理工作中重保管輕利用的意識(shí)根深蒂固與人們心中，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，甚至不知道檔案中包含什么，更不了解檔案對(duì)自己今后的發(fā)展有什么影響。因此，高職院校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，給予檔案管理建設(shè)足夠的經(jīng)費(fèi)，保障檔案工作的平穩(wěn)運(yùn)行。加強(qiáng)員工對(duì)檔案工作管理的熱情，將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為檔案管理工作的重點(diǎn)。與此同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，糾正現(xiàn)階段檔案管理中的混亂局面，讓檔案管理工作按照相關(guān)規(guī)章制度開展。結(jié)合自身實(shí)際情況開展檔案管理信息化制度，規(guī)范檔案信息化建設(shè)的過(guò)程，要求檔案管理、操作以及運(yùn)用按相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。建立健全檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（二）充實(shí)平臺(tái)數(shù)據(jù)，提升平臺(tái)利用率

高校所設(shè)立的信息化管理平臺(tái)數(shù)據(jù)文件不全面，導(dǎo)致平臺(tái)利用率低下。就我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理中包含的內(nèi)容來(lái)看，并不能通過(guò)檔案文件動(dòng)態(tài)反應(yīng)人們的基本情況?；A(chǔ)與此種情況展開的檔案信息化建設(shè)，工作人員很難對(duì)信息加以利用，難以提取較為有用的信息，因此應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷豐富檔案的內(nèi)容，使檔案永遠(yuǎn)處于更新的狀態(tài)，在最大程度上滿足人們的需求，使平臺(tái)“活”起來(lái)，進(jìn)而提升平臺(tái)的利用率。結(jié)合高職院校自身優(yōu)勢(shì)，以可持續(xù)性發(fā)展為目標(biāo)，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，建立更好為學(xué)校服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的信息化管理平臺(tái)，強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，為高職院校檔案信息化管理健康、有序的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

高職院校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化，管理人員專業(yè)化知識(shí)和信息化知識(shí)必不可少。所以高職院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的信息化意識(shí)和檔案管理意識(shí)，更新管理人員原本知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提升工作人員的綜合素質(zhì)和信息化能力。對(duì)管理人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心和事業(yè)心。定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，將工作人員信息技術(shù)能力與檔案管理相結(jié)合。工作人員應(yīng)該樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，對(duì)工作始終保持高度熱情，不斷強(qiáng)化自身能力，使學(xué)校信息管理更適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求。

四、結(jié)語(yǔ)

在高校大力建設(shè)智慧校園的背景下，檔案管理工作應(yīng)積極配合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，與實(shí)際情況相結(jié)合，積極做出改變。應(yīng)對(duì)智慧校園的實(shí)際需求，強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)職能，促進(jìn)高職院校的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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