關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

焦娜

摘 要：在如今的檔案管理工作中，檔案信息化將成為今后的發(fā)展趨勢，并且信息化的檔案在管理層面上更具優(yōu)勢，不但能夠保證檔案資料的長久保存，同時能夠?qū)n案資源進(jìn)行更好地融合與共享。不難看出，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作極為關(guān)鍵，而縱觀當(dāng)前現(xiàn)狀，其中還存在一定的問題，導(dǎo)致檔案管理水平提升受到制約。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 管理 對策

一、前言

檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)在于對檔案資料保存方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從過去的實(shí)體資料保存轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化保存模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長期保存的目的，并且能夠讓檔案資源產(chǎn)生更好的融合與共享效果，為檔案資料的查閱、開發(fā)、利用提供便利，進(jìn)而提高檔案管理水平?，F(xiàn)如今，大部分的檔案管理部門都已著手推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，然而尚處在摸索階段，所以在建設(shè)過程中會因為諸多因素的影響而導(dǎo)致存在一定問題，檔案管理能力也有所降低。所以，文章將主要結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理提出幾點(diǎn)思考，旨在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

二、檔案信息化建設(shè)的概念與意義

（一）概念

從廣義層面來講，檔案信息化是指將經(jīng)濟(jì)、政治、社會等各個領(lǐng)域的信息進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)信息的共享。而立足狹義層面來講，檔案信息化即是指對檔案資料的信息化處理。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案資料在豐富性、全面性方面更加顯著，所以通過信息化建設(shè)去實(shí)現(xiàn)檔案保管方式的轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化載體去替代過去的紙質(zhì)化實(shí)體，從而達(dá)到長期保存的目的，并且在檔案資源共享信息化平臺中實(shí)現(xiàn)更為便捷的查閱操作。

（二）意義

其一，檔案信息化建設(shè)能夠降低檔案管理工作難度。如上述所言，檔案信息化將紙質(zhì)化檔案資料轉(zhuǎn)為電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化保管，大大降低了保存管理工作的難度，同時也減小了環(huán)境對檔案管理工作帶來的影響，確保檔案完整性。其二，檔案信息化建設(shè)提高查閱便捷性。大量累積的檔案資料如果采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，在后續(xù)的查詢與借閱中便會經(jīng)歷漫長且復(fù)雜的程序，而信息化建設(shè)能夠為檔案查閱提供極大便利，從而提高檔案資料的開發(fā)利用效率。其三，促使檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。檔案信息化建設(shè)意味著檔案資料會以電子數(shù)據(jù)的方式保存與呈現(xiàn)，所以對這一載體的信息進(jìn)行存儲與管理則主要依托網(wǎng)絡(luò)平臺去完成，意味著檔案管理途徑發(fā)生本質(zhì)改變。

三、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

如上所述所言，檔案信息化建設(shè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，而推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中需要重視主要內(nèi)容的推進(jìn)。具體來講主要有以下幾個方面：①應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。保證所建設(shè)的軟件系統(tǒng)能夠與互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)互通，同時加大對檔案資源管理軟件的開發(fā)，推出兼容性、適用性更好的系統(tǒng)，從而滿足不同領(lǐng)域的檔案管理工作需求。②基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)屬于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)核心，承擔(dān)著檔案資源傳輸與共享的職能，所以在信息化建設(shè)中要做好對檔案管理網(wǎng)絡(luò)這一基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。③檔案信息資源建設(shè)。一方面，需要構(gòu)建綜合型的檔案目錄數(shù)據(jù)庫;另一方面，還應(yīng)建設(shè)檔案全文及多媒體數(shù)據(jù)庫。同時，對檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高檔案信息資源利用率。④人才隊伍建設(shè)。人才是檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行者，所以在檔案信息化建設(shè)中要正視人才的作用，做好人才隊伍建設(shè)工作且提供技術(shù)、理論等方面的培訓(xùn)，確保在信息化建設(shè)推進(jìn)中保持工作先進(jìn)性。⑤安全保障建設(shè)。由于部分檔案信息涉及機(jī)密，一旦泄露可能會帶來難以預(yù)估的后果，所以安全保障體系建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)中不可缺失的環(huán)節(jié)，具體來講包含安全管理機(jī)制、檔案信息安全保障框架等方面的建設(shè)。

四、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)因素

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識

檔案管理工作中通過信息化是對傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變，同時也需要檔案管理服務(wù)理念有所改變，然而部分檔案管理人員對此并未有正確認(rèn)識，尤其是不了解信息技術(shù)給檔案管理帶來的影響以及檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，從而對檔案管理工作改革形成阻礙，導(dǎo)致檔案管理水平及工作效率有所降低。所以，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識是目前制約檔案管理效率提升的關(guān)鍵因素之一。

（二）對信息資源的利用存在片面看法

在影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作效率的眾多因素當(dāng)中，對信息資源利用存在片面看法屬于其中關(guān)鍵一點(diǎn)。在過去檔案管理傳統(tǒng)工作理念中，檔案管理工作的主要目標(biāo)便是保證檔案資料順利入館且長期保存下來，方便今后的查詢與翻閱。但現(xiàn)代化、信息化的檔案管理工作重心實(shí)際上轉(zhuǎn)移到了如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享方面，也即是從存放向開放利用的改變，終極目標(biāo)在于服務(wù)大眾，更好地利用檔案信息和提高其利用效率，確保檔案信息價值的最大化發(fā)揮。然而，部分檔案管理人員的思想觀念較為傳統(tǒng)且片面，僅僅將目光聚焦于檔案保存，而對開發(fā)利用視而不見，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率難以提升。

（三）檔案管理信息化水平各有差異

各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，所以檔案部門在信息化建設(shè)以及管理人員綜合素質(zhì)方面也會有明顯的不同，進(jìn)而在發(fā)展中體現(xiàn)出了檔案信息化水平的差距逐步拉大，對檔案管理工作效率形成嚴(yán)重影響。有的檔案部門很早便已啟用計算機(jī)對檔案管理工作予以輔助，有著較高的檔案管理信息化水平。也有的檔案部門目前依舊是單機(jī)操作，資源共享依舊無法實(shí)現(xiàn)，許多網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理效率的提高效果難以發(fā)揮出來，也就形成了差異化的檔案信息化管理現(xiàn)狀。

五、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的相關(guān)對策

（一）健全檔案信息化工作體系

檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作都需要健全的工作體系提供支持，所以首要工作便需要對檔案信息化工作體系進(jìn)行健全。具體來講，筆者認(rèn)為要從以下兩點(diǎn)入手：一是明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制。基于《電子文件管理暫行辦法》去構(gòu)建部門聯(lián)動的管理機(jī)制，從而做好對各類電子文件的全方位管理。此外，按照我國《檔案法》的相關(guān)命定，檔案局擁有一定的行政管理職能，所以在檔案信息化建設(shè)工作中需要加大協(xié)調(diào)力度，盡快形成協(xié)同聯(lián)動的工作體系。同時，在電子政務(wù)建設(shè)過程中要提高對檔案信息化建設(shè)工作的重視度，確保此舉與電子政府能夠同步開展;二是完善法規(guī)制度，規(guī)范工作行為。需要對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行明確的任務(wù)劃分，將任務(wù)完成總量、時限及責(zé)任單位予以明晰，并且還要構(gòu)建完善的績效評估體系，目的在于通過評價的方式去促進(jìn)信息化建設(shè)，提高檔案管理水平?；诖?，筆者認(rèn)為還需在現(xiàn)有的法律法規(guī)基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善規(guī)章制度，做好監(jiān)督與執(zhí)法工作，確保檔案信息化建設(shè)工作能步入正軌。

（二）助推檔案數(shù)字化與資源共享

檔案資源的建設(shè)是信息化建設(shè)的重點(diǎn)，各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作都需始終圍繞這一核心開展。所以，在如今的新形勢下要重視做好檔案數(shù)字化和資源共享工作。一是逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行工作計劃的編制，加強(qiáng)檢查，保證檔案數(shù)字化進(jìn)程順利。同時，檔案數(shù)字化需要以滿足用戶需求為根本，通過加大人力、財力方面的投入力度形成所有部門協(xié)同合作的良好局面。當(dāng)然，檔案數(shù)字化不代表紙質(zhì)資料完全作廢，還應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)與電子文件的同步歸檔方案，并且對部分文本及圖形文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)性的保存，更好地進(jìn)行檔案全文檢索;二是推進(jìn)檔案信息資源共享。結(jié)合國家出臺的標(biāo)準(zhǔn)要求去建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，與現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)進(jìn)行融合，從而保證檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中全程生成、整理與歸檔，這種純網(wǎng)絡(luò)化的操作能夠保證工作效率的提升，并且通過制定檔案信息資源共享目錄，進(jìn)一步提高檔案信息的開發(fā)利用實(shí)效，促進(jìn)信息化建設(shè)。

（三）完善技術(shù)支持與資金保障體系

檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作需要技術(shù)的支持，并且各種基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要投入大量資金才得以完成。所以，唯有健全技術(shù)支持，保證資金充足，才能夠讓檔案管理信息化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，保證檔案資料的安全可靠。具體來講，要做好以下幾點(diǎn)：一是完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在財政預(yù)算中加入檔案信息化建設(shè)的資金投入規(guī)劃，同時在基建與運(yùn)維預(yù)算劃撥中要制定年度計劃。當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)可以選擇合作開發(fā)及服務(wù)外包的方式，從而形成對各級檔案部門技術(shù)攻關(guān)的激勵;二是加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。檔案信息化建設(shè)除了要求配置必要的設(shè)備設(shè)施之外，還需要對現(xiàn)有設(shè)備及時更新，確保檔案信息化管理工作能夠擁有更好的環(huán)境。而檔案信息化管理所用的軟件需要保證全國范圍內(nèi)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，同時為了確保檔案資料數(shù)據(jù)的可讀性，對產(chǎn)品讀寫標(biāo)準(zhǔn)要有所明確，保證后代產(chǎn)品也能實(shí)現(xiàn)上一代兼容;三是加強(qiáng)安全建設(shè)。對各類殺毒軟件予以升級，選用身份識別及網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等新技術(shù)去做好對訪問權(quán)限的限制，對機(jī)房與技術(shù)條件作出更高更明確的規(guī)定，確保所有檔案信息資料的安全性;四是推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)進(jìn)程。借助目前省際專用網(wǎng)絡(luò)和地方政府資源網(wǎng)，達(dá)到各級檔案管理部門互聯(lián)效果，打造檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作效率很大程度上會受到檔案管理人員綜合素質(zhì)的影響，所以保證檔案管理人員擁有較高素質(zhì)則顯得極為重要。具體來講，需要從如下幾點(diǎn)做起：一是優(yōu)選專業(yè)能力過硬的檔案管理人員。對于檔案管理人員來講，其工作并非簡單地進(jìn)行檔案存放，尤其是在檔案信息化建設(shè)中，還需在網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進(jìn)行儲存、發(fā)送、接收以及對相關(guān)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化等工作，因此需要具備一定的計算機(jī)理論知識與操作能力的檔案管理人員;二是加強(qiáng)對在崗人員的培訓(xùn)。技術(shù)的高速發(fā)展也需要檔案管理人員不斷進(jìn)行知識更新，所以需要通過定期開展培訓(xùn)教育去保證管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高;三是提高人員服務(wù)意識。需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想觀念，使其認(rèn)識到自身工作的重要性，并且通過系統(tǒng)的服務(wù)知識培訓(xùn)去不斷提供管理人員服務(wù)意識，并且輔以獎懲制度去激勵管理人員做好服務(wù)工作;四是完善競爭機(jī)制。對崗位進(jìn)行合理設(shè)置，確保人盡其才，以績效考核去刺激檔案管理人員工作積極性。

六、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是如今檔案管理工作改革及發(fā)展的必然趨勢，所以檔案管理部門一定要提高對檔案信息化建設(shè)的重視度，尤其要對檔案工作方式及業(yè)務(wù)處理步驟進(jìn)行改革，做好對檔案信息資源的開發(fā)利用工作，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、高效化方向發(fā)展。由于檔案信息化建設(shè)與檔案管理涉及眾多方面，所以需要科學(xué)規(guī)劃、有序推進(jìn)、嚴(yán)格監(jiān)督，才能夠以更高的信息化建設(shè)效果去體現(xiàn)檔案資源價值，為推動社會發(fā)展提供支持。

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