解讀如何加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設

摘? 要：隨著經(jīng)濟水平的不斷提升，企業(yè)之間的競爭力在不斷的加大，進而就對企業(yè)的檔案數(shù)字化建設質量提出了更高的要求。而檔案作為企業(yè)信息的主要載體，其不僅在企業(yè)的生產質量以及管理方面發(fā)揮著至關重要的作用，而且還決定著企業(yè)的整體發(fā)展水平。因此，企業(yè)就應積極的開展檔案數(shù)字化建設，制定詳細的數(shù)字化建設方案，充分的利用現(xiàn)代科技技術，以此來有效的提高企業(yè)的核心發(fā)展競爭力。

關鍵詞：企業(yè);檔案;數(shù)字化建設

企業(yè)檔案數(shù)字化建設主要就是指：運用相應的計算機技術、掃描技術以及數(shù)據(jù)庫技術等將企業(yè)傳統(tǒng)紙質的檔案信息有效的轉換為數(shù)字信息，確保實現(xiàn)對其的高效管理。因此，為了充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案信息的作用，相關部門就應首先認識到企業(yè)檔案數(shù)字化建設的意義，促進企業(yè)檔案數(shù)字化建設活動的有序展開，以此來全面的提高企業(yè)的發(fā)展水平。本文就針對如何加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設展開具體的分析與討論。

一、檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

就針對傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理而言，往往采用紙質化的方式來實現(xiàn)對檔案信息的記錄和存儲，這樣不僅無法保證檔案信息的完整性和有效性，而且還會導致檔案在存儲的過程中易發(fā)生錯誤以及丟失的現(xiàn)象。而隨著科技技術的不斷創(chuàng)新，數(shù)字存檔逐漸成為了當前企業(yè)檔案管理采用的必要方式。通過數(shù)字化存檔，不僅可以節(jié)約大量的勞動力，而且還能節(jié)省空間，減少不必要的資源浪費，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約成本消耗。此外，通過數(shù)字化存檔，還能幫助企業(yè)員工及時的獲取到企業(yè)所需的信息資源，以此不僅可以提高工作效率，而且還能提高企業(yè)的決策效率，加大風險的防范意識，確保促進企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展的過程中，受到地域以及運營項目等因素的影響，其檔案數(shù)字化建設活動在實際的開展過程中還存在許多問題。倘若不及時的進行處理，就會給檔案信息的高效使用帶來影響。因此，企業(yè)就應結合自身的發(fā)展狀況，來及時的調整相應的檔案數(shù)字化管理和建設方案，確保充分的發(fā)揮出檔案信息的應用價值，以此來不斷的提高企業(yè)的經(jīng)濟利益和管理效率。

二、如何加強檔案數(shù)字化管理

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，均衡發(fā)展，實現(xiàn)資源共享

檔案信息存儲的主要目的就是為企業(yè)決策意見的提出提供數(shù)據(jù)支持和理論依據(jù)。因此，企業(yè)就應從自身的檔案需求出發(fā)，制定較為完善的檔案管理目標，并統(tǒng)籌企業(yè)內部的各個部門，確保為檔案數(shù)字化管理工作的展開奠定堅實的基礎。企業(yè)項目較多且業(yè)務較為復雜，這樣也就給檔案管理工作的展開帶來了難度。因此，在開展檔案數(shù)字化管理工作之前，就應做好必要的準備工作，即：第一，了解并記錄當前企業(yè)的館藏檔案情況，包括檔案的類型、檔案的信息狀態(tài)等。第二，根據(jù)館藏檔案的情況以及當前企業(yè)的發(fā)展形勢，來制定科學的數(shù)字化規(guī)劃目標。第三，對于復雜的檔案類型，應做好分類工作，并分門別類的做好數(shù)字化管理工作，加大硬件設施的配置，確保能夠提高整個檔案的數(shù)字化管理效率。

（二）有所選擇，突出重點，優(yōu)先分布進行

企業(yè)的檔案信息記載了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，而大量的檔案信息，就會給檔案數(shù)字化管理工作的展開帶來影響。因此，為了充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案信息的應用價值，企業(yè)就應有選擇的進行檔案信息的數(shù)字化建設，這樣不僅可以提高檔案管理效率，而且還能減輕工作人員的工作量。譬如：在開展檔案數(shù)字化管理活動時，企業(yè)就可首先了解檔案的館藏情況，并根據(jù)檔案信息內容和性質，將其主要分為：特色檔案、重點檔案以及利用率較高檔案等幾個不同的類型，這樣就能提高檔案數(shù)字化管理的效率，確保企業(yè)檔案工作的展開朝著更加科學化以及數(shù)字化的方向發(fā)展。此外，工作人員還應根據(jù)檔案類型，來判定哪些是需要進行數(shù)字化建設，哪些是不必需的，這樣就能減少不必要的成本消耗，確保能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（三）加強數(shù)字化技術培訓，培養(yǎng)數(shù)字化技術人才，加強檔案現(xiàn)代化隊伍建設

檔案管理人員作為檔案數(shù)字化管理活動展開的主要組織者和執(zhí)行者，其數(shù)字化技術的高低以及綜合素質都在一定程度上影響著整個檔案管理水平。而數(shù)字化檔案管理活動的展開需要管理人員具備較強的專業(yè)性，倘若依舊采用傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式，就無法滿足企業(yè)的實際發(fā)展需求。因此，企業(yè)就應制定相應的人才引進制度，制定相應的扶持政策，加大對高質量人才的引入，確保能夠建設一支高質量、高水平的人才隊伍。此外，企業(yè)還應有計劃、有目的的開展檔案信息管理培訓工作，確保管理人員的數(shù)字化技術能夠得到實時的更新，不斷的滿足企業(yè)生產、經(jīng)營等現(xiàn)代化發(fā)展的需求。企業(yè)還應制定相應的獎懲措施，提高管理人員的工作積極性，并加大對管理人員的關心力度，確保提高管理人員的工作凝聚力，以此就能為企業(yè)的發(fā)展提供更加充足的人力資源。

結論：

不斷的提高企業(yè)檔案的數(shù)字化建設水平，對于充分的發(fā)揮出數(shù)字化檔案信息的應用優(yōu)勢，提高企業(yè)的決策效率以及不斷的促進企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展都具有至關重要的作用。因此，我們應首先認識與了解檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義，進而從統(tǒng)籌規(guī)劃，均衡發(fā)展，實現(xiàn)資源共享、有所選擇，突出重點，優(yōu)先分布進行以及加強數(shù)字化技術培訓，培養(yǎng)數(shù)字化技術人才，加強檔案現(xiàn)代化隊伍建設三個方面來有效的提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設水平，提高各部門的工作效率，確保為企業(yè)的生產、經(jīng)營提供更多的信息依據(jù)，以此來不斷的提高企業(yè)的發(fā)展競爭力。

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作者簡介：

關媛瑞（1983-），性別：女;山西省太原市;職稱：中國輻射防護研究院;學歷：大學本科，副研究館員;研究方向：檔案管理。