“大數(shù)據(jù)”背景下檔案信息服務(wù)模式變革的思考

摘 要：大數(shù)據(jù)給檔案信息服務(wù)工作帶來機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展需求，準確解讀大數(shù)據(jù)概念，深刻認識大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變更的必要性，從思想意識、制度建設(shè)、服務(wù)手段、隊伍建設(shè)等方面入手，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段和方式，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案信息;服務(wù);變革

大數(shù)據(jù)伴隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)形成和發(fā)展，為檔案工作的發(fā)展開辟了一條全新的道路，同時也給檔案信息服務(wù)工作帶來新的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，在新一輪的信息技術(shù)革命浪潮中立于不敗之地，檔案部門應(yīng)積極響應(yīng)習(xí)近平總書記提出的“要把學(xué)習(xí)作為一種追求”，“一定要善于學(xué)習(xí)，善于重新學(xué)習(xí)，依靠學(xué)習(xí)走向未來”的號召，在學(xué)習(xí)和工作實踐中，針對大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來巨大和深刻的影響，認真思考和探索信息服務(wù)模式變革的手段與方法，優(yōu)化檔案信息服務(wù)，全面提升服務(wù)質(zhì)量和水平，推進未來檔案事業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)概念解讀和大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變革的必要性

大數(shù)據(jù)又被人們稱為“巨量資料”，通常定義為記錄人類社會活動的、具有規(guī)模效應(yīng)的信息數(shù)據(jù)的集合，是無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。麥肯錫公司認為，數(shù)據(jù)規(guī)模超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理軟件的獲取、存儲、管理以及分析能力的數(shù)據(jù)集就是大數(shù)據(jù)。維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時代》中定義的大數(shù)據(jù)是基于海量數(shù)據(jù)分析從而產(chǎn)生巨大價值的產(chǎn)品和服務(wù)，大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測。

大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)深入發(fā)展的產(chǎn)物。它顛覆了人們的傳統(tǒng)思維和管理模式，大大加快了社會創(chuàng)新發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)的進程。隨著大數(shù)據(jù)逐漸滲透到各行各業(yè)，其特性和優(yōu)勢日益凸顯，檔案信息服務(wù)模式的變革勢在必行。

1.尋求和依托大數(shù)據(jù)智能化管理，是實現(xiàn)檔案信息服務(wù)能力跨越式拓展的需要

檔案信息服務(wù)水平取決于檔案信息管理的現(xiàn)代化程度，取決于檔案信息管理工作的水平和效率。在大數(shù)據(jù)的影響下，作為社會信息資源重要聚集地的檔案館，“檔案全數(shù)據(jù)”將取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成為管理對象，并在數(shù)量、速率與種類上急劇且持續(xù)擴大，遠遠超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理軟件和技術(shù)的能力范疇。大數(shù)據(jù)技術(shù)以其獨特的技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案全部業(yè)務(wù)的科學(xué)、高效、智能管理，使精準深入的數(shù)據(jù)處理成為檔案利用服務(wù)的重要內(nèi)容。

大數(shù)據(jù)能有效確保資源最優(yōu)化配置，并可輕松地實現(xiàn)檔案信息保存和利用的分離，減少重要的原始紙質(zhì)材料的磨損，延長保存壽命;另一方面通過數(shù)據(jù)備份，使得重要的檔案信息得以安全和永久保存，大大降低系統(tǒng)的投資及維護成本。

大數(shù)據(jù)還可以利用當前的電子政務(wù)、新聞、活動的大數(shù)據(jù)環(huán)境，對“準檔案”進行智能分析，為其價值的“預(yù)鑒定”提供重要的參考，以最大可能完善歸檔范圍，保證未來檔案的完整有效。還可將檔案管理人員在長期工作過程中形成的檔案庫存以外的知識進行采集和積累，作為檔案資源的補充知識，為檔案信息提供必要的歷史背景，使其更真實地反映歷史史實，為后人的研究提供可靠的依據(jù)。

2.突破和變革傳統(tǒng)單一的服務(wù)模式，是實現(xiàn)檔案信息多元化、個性化服務(wù)的需要

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式是基于紙質(zhì)檔案考慮的，服務(wù)手段和對象都比較單一。偏向于“重藏輕用”“有求必應(yīng)”“自給自足”的被動式服務(wù)，使檔案的價值無法充分挖掘和體現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)用戶的逐漸進入和增多，檔案用戶的涉及面越來越廣，檔案信息資源的重要性和蘊含的潛在價值受到越來越多人的關(guān)注。用戶最關(guān)心的不是可見信息量的多少，而是能否從這分散和無序的不確定性、龐大繁雜的信息數(shù)據(jù)中挖掘出真實的價值。因此，為滿足用戶多元化、個性化、精品化的需求，成為檔案信息服務(wù)的方向。這就要求檔案管理人員不僅要對用戶利用檔案數(shù)據(jù)，包括調(diào)卷數(shù)量、利用次數(shù)、復(fù)制數(shù)量、制發(fā)證明數(shù)量等進行深度挖掘，還要對用戶訪問記錄，包括網(wǎng)頁采用的關(guān)鍵字、檢索詞、下載記錄、利用網(wǎng)頁時間和頻度等信息進行深度挖掘。深度挖掘的信息十分繁雜，用傳統(tǒng)的處理方法難以完成，只有通過數(shù)據(jù)分析，才能快速“提純”出多元化、有針對性、有價值的數(shù)據(jù)集。比如，能順暢、準確地定位用戶習(xí)慣偏好、興趣關(guān)注點等需求，并預(yù)測其未來趨向，從而越來越廣泛地吸引用戶，提升用戶的滿意度和支持度。

3.推動和深化數(shù)據(jù)共享，是實現(xiàn)檔案利用效益最大化的需要

大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)的高度發(fā)展，是社會創(chuàng)新進步的驅(qū)動力，這一切都取決于大數(shù)據(jù)的特性，即數(shù)據(jù)信息的廣泛集成和共享。大數(shù)據(jù)充分利用云計算、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案信息管理密切結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息開放、傳輸、共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的優(yōu)化配置，使檔案數(shù)據(jù)利用效益最大化。大數(shù)據(jù)推進信息交換與共享，促使檔案館服務(wù)的范圍從傳統(tǒng)的檔案服務(wù)擴展到以檔案數(shù)據(jù)為核心、同時囊括行業(yè)相關(guān)的各種同構(gòu)、異構(gòu)數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)跨館檢索、精確檢索、全文檢索的“一站式”信息服務(wù)成為可能。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務(wù)模式變革的主要對策

國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于促進大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動綱要》（以下簡稱《行動綱要》）標志著大數(shù)據(jù)在我國的發(fā)展與應(yīng)用已上升到國家戰(zhàn)略層面。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的特點，檔案管理部門要積極應(yīng)對新時期的任務(wù)和挑戰(zhàn)，從思想意識、制度建設(shè)、服務(wù)手段、隊伍建設(shè)等方面入手，勇于創(chuàng)新，大膽嘗試，解決好存在的問題，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)新的跨越。

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立大數(shù)據(jù)意識

伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)已逐漸納入檔案管理理論和思維模式，賦予檔案信息服務(wù)全新的定義。圍繞大數(shù)據(jù)服務(wù)，必須樹立需求意識、創(chuàng)新和前瞻意識，將“死數(shù)據(jù)”通過龐大的檔案大數(shù)據(jù)庫快速轉(zhuǎn)化為“活服務(wù)”，變傳統(tǒng)的“被動服務(wù)”為“主動服務(wù)”，變“事后服務(wù)”為“事前服務(wù)”。

檔案部門應(yīng)增強使命感，調(diào)整工作思路和工作重心，盡快完成檔案信息服務(wù)角色由傳統(tǒng)信息存儲者向大數(shù)據(jù)處理者轉(zhuǎn)變，由被動接受者向主動選擇者轉(zhuǎn)變，由因果關(guān)系型服務(wù)思維向相互關(guān)系型服務(wù)思維轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的“出現(xiàn)問題——邏輯分析——找出因果關(guān)系——解決方案”這種逆向思維模式向“用戶提出要求——數(shù)據(jù)收集——量化分析——找出相互關(guān)系——提出優(yōu)化方案”的正向思維模式轉(zhuǎn)變。

還應(yīng)加強檔案工作的宣傳力度，讓更多的人了解大數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)給檔案信息服務(wù)帶來的便捷性、共享性、智能性，讓更多的人參與到檔案信息的開發(fā)和利用中來，讓智能化檔案信息真正成為政府、企業(yè)等決策的主要依據(jù)，成為用戶所需的高價值信息產(chǎn)品。

2.統(tǒng)一標準，堅持走規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息管理之路

檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化管理是檔案信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)具有的數(shù)量龐大、類型多樣、載體特殊、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特性，在一定程度上增加了數(shù)據(jù)信息管理的難度和風(fēng)險。因此，在大數(shù)據(jù)與檔案信息管理融合，推進檔案信息服務(wù)模式變革的過程中，需要構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度和標準化體系，從數(shù)據(jù)采集、管理、安全維護等方面予以約束和規(guī)制，這是檔案信息服務(wù)模式變革向縱深推進的基本保障和必需條件。

一是統(tǒng)一檔案信息資源管理技術(shù)標準。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)信息資源充分體現(xiàn)海量、多樣、復(fù)雜的特性。如何科學(xué)統(tǒng)一管理各類異構(gòu)的數(shù)據(jù)，是檔案數(shù)據(jù)有效整合、共享等的可靠保證。從宏觀上，國家應(yīng)制定信息化發(fā)展戰(zhàn)略，特別是電子政務(wù)、電子商務(wù)及大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等發(fā)展規(guī)劃，建立健全大數(shù)據(jù)管理相關(guān)政策法規(guī)，通過科學(xué)的運作方式、有條不紊的推進各地區(qū)檔案數(shù)據(jù)信息資源的整合與共享工作。從微觀上，應(yīng)建立檔案信息化管理統(tǒng)一機構(gòu)，認真探討與之對接的法規(guī)政策、標準規(guī)范，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資源整合標準體系。如，規(guī)范數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的術(shù)語標準、各類檔案資源單位的標識與識別、數(shù)字檔案存儲格式以及元數(shù)據(jù)格式。制定電子文件歸檔管理、元數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)議標準、各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲格式、交換格式等標準和規(guī)范，將不同種類、不同格式、不同來源、不同形式的數(shù)據(jù)進行有效的融通整合和集成梳理。

二是樹立風(fēng)險防控意識，構(gòu)建檔案信息資源的安全防護體系。大數(shù)據(jù)不同于紙質(zhì)材料的特性，極易產(chǎn)生管理方面的問題和信息安全漏洞，其涉及檔案的開放與不開放、公開與不公開，以及國家秘密、知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、個人隱私等問題。因此，有必要建立一套完整、可靠的大數(shù)據(jù)安全管理制度。明確數(shù)據(jù)開放規(guī)劃，適度適時開放數(shù)據(jù)。對于涉密的檔案數(shù)據(jù)，按照國家相關(guān)法律法規(guī)嚴格管理。在數(shù)據(jù)分析平臺中嵌入CA認證系統(tǒng)，對傳輸中的檔案數(shù)據(jù)信息進行加密，確保安全。明確用戶訪問權(quán)限，建立相關(guān)的數(shù)字資源組織、存儲、管理、發(fā)布的格式規(guī)范與標準。

3.充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建檔案數(shù)據(jù)共享服務(wù)平臺

大數(shù)據(jù)為創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式提供了重要的技術(shù)支持，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)計、構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源管理平臺，要對各類檔案信息實施分類管理、綜合管理和層次管理，降低IT系統(tǒng)的存儲及維護成本，實現(xiàn)跨系統(tǒng)應(yīng)用的快速支撐和豐富的數(shù)據(jù)服務(wù)。建設(shè)數(shù)據(jù)共享平臺應(yīng)進行有效的總體規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)。設(shè)置共享平臺交換接口，對內(nèi)有效聯(lián)結(jié)、整合獨立、異構(gòu)、涵蓋各自業(yè)務(wù)內(nèi)容的信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與共享平臺之間的互聯(lián)互通。對外基于電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，逐步實現(xiàn)由政務(wù)信息的互通到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通，再到檔案數(shù)據(jù)的互通，實現(xiàn)對包括政務(wù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、分類處理、在線利用，完成以檔案館為中心，數(shù)據(jù)信息資源全覆蓋。

隨著信息化的推進，應(yīng)探索和嘗試構(gòu)建適應(yīng)實際工作需求的新型檔案管理服務(wù)平臺模式。比如，建設(shè)智慧檔案館，通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算和自動控制技術(shù)，采用射頻識別等設(shè)備，連接互聯(lián)網(wǎng)和實體檔案，以電子標簽化管理實體檔案，提供方便及時的檔案信息服務(wù)。還可將檔案信息服務(wù)領(lǐng)域延伸到手機及手持終端領(lǐng)域，利用手機應(yīng)用App、微信、微博等新媒體手段構(gòu)建移動式的智能服務(wù)系統(tǒng)，用戶可以通過客戶端與檔案館實現(xiàn)虛擬鏈接，實現(xiàn)需求定制服務(wù)與離線瀏覽個性化界面服務(wù)。據(jù)報道，國外一家自然歷史博物館就推出APP定制服務(wù)，依靠Personal GPS個人定位系統(tǒng)，用戶可自行預(yù)訂參觀行程。

4.加強素質(zhì)建設(shè)，打造專業(yè)技術(shù)團隊

人才是發(fā)展的關(guān)鍵因素，大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展同樣需要人才的支持。大數(shù)據(jù)帶來了技術(shù)革新，對人員的綜合素質(zhì)也提出了全新的要求。為適應(yīng)新形勢，要下決心、花氣力打造一支秉持以人為本，堅持人性化、個性化創(chuàng)新服務(wù)理念，以扎實的的檔案專業(yè)理論知識和技能為支撐，熟練掌握一定的計算機和網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)安全維護等技術(shù)知識的復(fù)合型檔案人才隊伍。要加大對檔案管理人員多層次、多渠道的專業(yè)培訓(xùn)和知識培訓(xùn)的力度，不斷提升自身專業(yè)技能和綜合文化素質(zhì)。檔案部門還應(yīng)根據(jù)本單位實際，適時加強同兄弟單位及國內(nèi)外檔案管理單位在大數(shù)據(jù)技術(shù)方面的交流與合作，爭取信息化專業(yè)技術(shù)人員支持，充實技術(shù)力量，全方位地提升檔案管理服務(wù)水平。

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作者簡介：陳穎（1976—），女，福建福州人，本科，研究方向：檔案管理。