檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考研究

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展以及科技水平的進(jìn)步，我國已經(jīng)完全進(jìn)入到信息化時(shí)代之下，因此在這樣的環(huán)境之下，檔案管理工作應(yīng)將信息化技術(shù)有效地滲透到各項(xiàng)工作當(dāng)中，為原有檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)而使得檔案管理工作能夠在信息化體系的幫助之下實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展的要求。傳統(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展戲曲，因此必須要注重檔案信息化的建設(shè)，這是為檔案管理工作科學(xué)有序的開展提供基礎(chǔ)的重要環(huán)節(jié)。因此文章就針對(duì)檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點(diǎn)思考進(jìn)行探究，明確檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)，由此為檔案信息化堅(jiān)實(shí)和檔案管理工作的開展提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

一、檔案信息化建設(shè)和檔案管理概述以及建設(shè)特點(diǎn)分析

針對(duì)檔案信息化建設(shè)工作，其就是針對(duì)檔案管理的過程，將電子信息化技術(shù)有效地滲透掉其中，由此為檔案管理工作有效開展提供保障，由此為檔案管理科學(xué)化、便利化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)檔案管理水平的效果。而針對(duì)檔案信息化的建設(shè)中，應(yīng)注重檔案管理制度的優(yōu)化，結(jié)合不斷深入和創(chuàng)新的理念，滿足檔案資源的共享要求。對(duì)于檔案管理工作，通過有效手段來對(duì)檔案開展科學(xué)整理以及分析，由此確保檔案信息得到合理的利用。而針對(duì)當(dāng)前檔案信息化的建設(shè)工作中，主要注重檔案管理形式的信息化建設(shè)以及檔案資源的信息化。其前者是在檔案管理中，運(yùn)用信息化技術(shù)，由此滿足對(duì)檔案信息進(jìn)行分類整理，運(yùn)用該形式實(shí)現(xiàn)減少檢索時(shí)間的效果;而針對(duì)后者，就是講單位已有的紙質(zhì)資源，運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)變，由此為檔案信息化建設(shè)提供有利保障。

1.革新性的檔案信息化建設(shè)要求

針對(duì)以往辦公室中的檔案管理，其主要還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為重點(diǎn)，該工作模式不斷會(huì)降低工作效率，而且也比較容易出現(xiàn)失誤，例如，檔案在收集時(shí)存在遺漏問題，檔案保管時(shí)發(fā)生丟失損壞等問題。新信息化檔案管理中會(huì)在很大的程度上轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)象，而且能夠從根本角度轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理形式，通過新的、高效且簡(jiǎn)便地管理形式去彌補(bǔ)以往的管理不足以及缺失等問題，對(duì)增強(qiáng)整體管理效率以及優(yōu)化管理思維等有極大幫助，這一點(diǎn)是信息化檔案管理的主要特點(diǎn)，也是最為重要的優(yōu)勢(shì)。在一般情況下，其新形勢(shì)下的檔案管理形式，與傳統(tǒng)檔案管理形式進(jìn)行對(duì)比可以看出，信息化檔案管理具有一定的革新性優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)，主要能夠從以下幾點(diǎn)表現(xiàn)出來：首先，其信息化檔案管理形式能夠轉(zhuǎn)變以往模式，有效地簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，對(duì)增強(qiáng)管理檔案中的信息收集效率有極大幫助，能夠借助信息化形式減少在檔案管理中存在的錯(cuò)誤問題;其次，其構(gòu)建的信息化檔案管理形式，目的屬于建設(shè)檔案管理與建設(shè)信息自動(dòng)化的處理形式，可以實(shí)現(xiàn)自行針對(duì)檔案信息資料信息進(jìn)行真假分辨工作，而且也能針對(duì)資料類型以及收集的形式開展自動(dòng)分類等工作，由此能夠盡可能地增強(qiáng)信息內(nèi)容可靠性以及科學(xué)性。

2.時(shí)效性的檔案信息化建設(shè)要求

針對(duì)辦公室檔案管理工作，其自身屬于復(fù)雜且具有一定綜合性的管理工作形式。其在管理工作中所接觸的信息內(nèi)容是比較繁雜化的，可是其檔案管理工作會(huì)對(duì)檔案信息時(shí)效性有較高需求。因檔案內(nèi)容會(huì)針對(duì)時(shí)間推移而帶來一定轉(zhuǎn)變，因此就要求檔案管理者要開展實(shí)時(shí)改變。而針對(duì)以往管理工作形式，為確保檔案時(shí)效性，是非常困難的過程，而且也要有大量的人員以及工作時(shí)間來開展工作，而且整體效果也很難有效提升。而針對(duì)新形勢(shì)下的信息化檔案管理形式，就能夠極大地轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)象，其最大程度的增強(qiáng)了檔案管理工作的效率，對(duì)增強(qiáng)檔案信息時(shí)效性有極大意義。而構(gòu)建起的信息化檔案管理體系，能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行深入且細(xì)化的分化和消化。值得注意的一點(diǎn)就是，檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性不單單要對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新以及收集，也要對(duì)檔案的時(shí)間觀念進(jìn)行控制

二、檔案信息化管理中問題表現(xiàn)

首先，檔案管理中信息資源規(guī)劃欠缺長遠(yuǎn)性。對(duì)于一些單位中，是比較注重檔案資源信息化管理的，而信息化管理工作中，如果存在長期規(guī)劃不足的問題，會(huì)使得單位檔案信息化建設(shè)停留在基本層次上，未能繼續(xù)深入落實(shí)信息化建設(shè)工作，這樣將難以滿足檔案信息化的建設(shè)高層次化的需求。

其次，未能充分明確檔案信息化建設(shè)重要性要求。很多單位通過緊跟時(shí)代的步伐來開展檔案信息化的建設(shè)工作，但針對(duì)具體工作中，未能認(rèn)識(shí)到檔案信息化的管理工作重要性，這樣將會(huì)影響到檔案信息化建設(shè)水平的提升，這樣將難以展示出檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)以及重要性，不利于檔案信息化管理工作的科學(xué)開展。

三、增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的策略

1.建立檔案信息化建設(shè)長遠(yuǎn)規(guī)劃體系

在檔案信息化建設(shè)中，并不是一朝一夕就能完成的工作，要求單位在開展檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)有規(guī)劃，有目的的開展，首先，應(yīng)確保檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作的有效開展，例如，注重檔案資源信息化和信息化管理設(shè)備的建設(shè)。其次，應(yīng)建立檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，保障檔案信息化建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行。

2.注重檔案信息化建設(shè)宣傳工作的開展

通過增強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行宣傳，該工作能夠?yàn)槿藗兏玫卣J(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)工作提供保障，而且在具體工作中，也能更加熟練地借助檔案信息化知識(shí)來增強(qiáng)檔案管理的水平，為檔案信息化建設(shè)工作有序進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.重視增強(qiáng)檔案管理者綜合素質(zhì)

針對(duì)檔案管理者，是檔案管理信息化建設(shè)的重要執(zhí)行者，所以必須要注重提升檔案管理者的綜合素質(zhì)以及全方面能力，這樣是確保檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作有序開展的重要過程。首先，應(yīng)對(duì)檔案管理者開展培訓(xùn)工作，使的其能夠在實(shí)際工作中不但的學(xué)習(xí)檔案信息化知識(shí)，進(jìn)而增強(qiáng)自身專業(yè)水平，為后期工作有序開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，應(yīng)通過開展檔案信息化的知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，以競(jìng)賽的形式來強(qiáng)化工作人員綜合能力，這樣能夠更為有效地強(qiáng)化檔案管理工作，而且也能加強(qiáng)其檔案信息化水平，真正轉(zhuǎn)變以往的檔案管理形式，提升整體工作質(zhì)量和效率。

4.注重電子文件管理，提升電子檔案安全性

電子檔案管理工作，屬于檔案信息化建設(shè)的重要工作，要注重電子檔案管理工作的開展，并保障檔案安全性以及可靠性。首先，應(yīng)持續(xù)增強(qiáng)信息化硬件設(shè)備的建設(shè)，增強(qiáng)檔案電子化的效果。其次，應(yīng)注重電子檔案的查閱制度，以完善的制度體系來優(yōu)化電子檔案的安全性。而且也要增強(qiáng)檔案管理者的檔案信息安全意識(shí)以及思想，這樣才能降低電子檔案信息的丟失率，為電子檔案安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.創(chuàng)新和優(yōu)化檔案信息的服務(wù)手段

首先，應(yīng)建立檔案查閱的平臺(tái)，以建設(shè)該平臺(tái)來為人們的隨時(shí)隨地查閱提供保障，進(jìn)而滿足檔案資源共享的要求。其次，應(yīng)注重持續(xù)增強(qiáng)檔案資源信息化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)那些能夠發(fā)揮貢獻(xiàn)優(yōu)勢(shì)的檔案資源進(jìn)行及時(shí)的發(fā)布，由此能夠更好地滿足人們的要求，通過科學(xué)有效地檔案信息服務(wù)手段來提升人們的滿意度，為檔案管理工作良好開展能夠提供保障。

四、結(jié)束語

對(duì)于當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，很多各行業(yè)中的檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，這是促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)步發(fā)展的必然需求，因此人們必須要充分的明確和注重檔案信息化建設(shè)以及檔案管理信息化工作的開展，要積極針對(duì)檔案管理中存在的問題，制定明確的應(yīng)對(duì)策略和解決對(duì)策，由此能夠滿足優(yōu)化檔案信息化建設(shè)要求，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案信息化的管理水平以及效果。

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作者簡(jiǎn)介：

吳艷紅（1984--）女，新疆烏魯木齊人，新疆烏魯木齊市第66中學(xué)檔案員，大學(xué)本科，中學(xué)二級(jí)教師，研究方向：檔案管理。