解析高職院校檔案管理人員的心理表現(xiàn)及解決措施

■王鋒華/濰坊職業(yè)學院

一、前言

雖然我國高職教育的發(fā)展歷史較短，但其發(fā)展速度異常迅速。隨著高校的不斷擴招，高職院校的規(guī)模迅速擴大，檔案管理工作的重要性日益凸顯。高校檔案管理是對學生、教工、學校乃至社會都具有保存價值的文字、聲像以及圖標、實物等，是對高職院校的教育、發(fā)展全過程進行的原始記錄。檔案管理工作既有普通行政工作的素養(yǎng)要求，又有其特殊性。檔案管理工作者更多地是與檔案實物打交道。

二、高職院校檔案管理人員的心理表現(xiàn)

（一）缺乏對檔案工作的職業(yè)認同感

職業(yè)認同感是心理學專業(yè)術(shù)語，員工的積極性、責任感與守信度就是受職業(yè)認同感的影響而形成的。在實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高職院校的檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的職業(yè)認同感，覺得檔案工作可有可無，認為檔案工作沒有發(fā)展性，對自己的工作沒有成就感，對自己的未來感到惶惶然，在工作過程中就會尋找機會逃避工作任務，時刻關(guān)注各類人事調(diào)動信息，尋找機會調(diào)整自己的工作崗位。

（二）管理人員存在自卑心理

高職院校領導者重視教學類業(yè)務，對檔案管理工作不甚重視，或者將檔案管理工作全權(quán)交給檔案管理人員處理，導致檔案管理人員不受他人重視。檔案管理人員極少有機會去參與培訓和進修，專業(yè)能力得不到提升，薪酬待遇長期得不到改善。久而久之，檔案管理人員很容易產(chǎn)生自卑心理，覺得理想與現(xiàn)實之間存在很大的差距，在工作和生活中沒有自信，做事畏手畏腳，對集體生活沒有興趣。

（三）管理人員的情緒起伏較大

高職院校檔案管理人員在服務過程中需要面對形形色色的服務對象，面對那些彬彬有禮的服務對象，檔案管理人員可以根據(jù)他們提供的信息快速找到目標檔案，因為工作順利而感到心情舒暢、思路清晰；面對那些脾氣暴躁、素質(zhì)不高的服務對象，他們提供的信息可能會不全或者錯誤，需要檔案管理人員花費更多的時間和精力解決問題，找到目標檔案，在此過程中產(chǎn)生的消極情緒不僅會影響工作成效，還會轉(zhuǎn)移到他人身上，從而影響到同事關(guān)系。

三、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案需求者缺乏檔案意識

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高職院校畢業(yè)生存在離校未提走檔案的情況，這是因為部分畢業(yè)生根本不知道自己的檔案還遺留在學校，也就是說他們?nèi)狈σ欢ǖ臋n案意識，在因為工作晉升、考取職稱的過程中，根據(jù)相關(guān)部門的要求辦理檔案派遣，才花費一定的時間和精力打聽自己的檔案在何處，還有一些高職院校學生認為自己不會用到檔案，就擅自將自己的檔案遺留在院校中?？梢?，檔案需求者缺乏檔案意識，對自己人生發(fā)展至關(guān)重要的個人檔案遺留在外，甚至漠不關(guān)心。

（二）檔案需求者對檔案管理人員存在質(zhì)疑心理

高職院校畢業(yè)生年齡尚小，對查閱檔案事宜上，會尋求他人的幫助，如由院校教職工陪同辦理。檔案查閱工作是檔案管理人員的常規(guī)工作，即便沒有他人的陪同，檔案管理人員也會遵守規(guī)章制度和職業(yè)規(guī)范，嚴格按照規(guī)定提供檔案查閱服務。檔案需求者做出這種行為是懷有對檔案管理人員不信任的心理，認為由與檔案管理人員熟悉的人引薦，查檔過程會更加順利，檔案管理人員會認真對待他們的要求，對待他們會更加熱情，從心理上認為有保障。

四、調(diào)適高職院校檔案管理人員心理表現(xiàn)的措施

（一）加強心理暗示，改善檔案管理人員的職業(yè)倦怠

心理暗示是一種最簡單的條件反射，暗示在潛移默化中影響著人的生活，合理地運用心理暗示能夠提高高職院校檔案人員的職業(yè)認同感，能夠有效改善檔案人員的職業(yè)倦怠心理。高職院校領導者應該帶頭增強檔案意識，定期組織管理層面干部會議對提高檔案工作質(zhì)量開展研討，要在公眾場合突出檔案管理工作的重要性，提升整個單位的檔案管理意識，提高檔案管理人員的自主地位和職業(yè)認同感。由于個體之間存在差異，在具體工作中呈現(xiàn)出的工作能力也有所不同。高職院校檔案管理工作中行使權(quán)變管理模式，根據(jù)個體差異采取不同的管理方式，這對檔案管理工作具有指導作用。高職院校領導使用科學、合理的人力資源管理模式，務必做到人盡其才，根據(jù)年齡、工齡合理分配檔案管理具體事務。高職院校檔案部門需要樹立良好的服務理念，具體從以下四點彰顯人性化理念：第一，增強檔案管理人員的服務意識，能夠做到以禮待人，言行舉止需要端莊大方；第二，管理人員需要做到以己度人，需要耐心傾聽他人的訴求，針對性地找到所需資料；第三，完善檔案服務流程，讓檔案人員有章可依，提高檔案管理工作的服務質(zhì)量和效率；第四，創(chuàng)新思想，拓寬服務渠道，檔案管理人員可以利用信息技術(shù)提供檔案查閱服務。第五，部門領導、分管領導應定期了解檔案管理工作情況，關(guān)注工作人員情緒心理，耐心傾聽，為其提供傾訴的途徑。

（二）營造良好氛圍，促進檔案管理人員之間的交流

高職院校檔案管理枯燥單一，管理人員很容易滋生不健康的心理情緒，為此，高職院校領導者需要為檔案管理工作人員營造一個寬松、怡人的工作氛圍，創(chuàng)設良好的高職院校檔案工作氛圍可以從以下六個方面進行：第一，檔案管理部門需要開展黨的群眾路線教育實踐活動，讓全體檔案管理人員從思想上認同檔案管理工作，提高對檔案工作的重視程度，并付出實踐，認真踐行檔案服務工作；第二，檔案部門管理者應該協(xié)同員工創(chuàng)建品牌檔案文化，根據(jù)管理人員的性格特點，結(jié)合檔案工作自身性質(zhì)樹立正確的檔案工作價值理念；第三，檔案管理人員需要樹立全心全意為人民服務的意識，打造熱情周到的服務形象，從本質(zhì)上提升檔案管理工作的社會影響力。

（三）秉持人本理念，增加檔案管理人員的綜合素質(zhì)

新時期的高職院校檔案管理人員，需要掌握扎實的檔案專業(yè)技術(shù)，還需要不斷地積累檔案管理實踐經(jīng)驗，熟悉本單位不同部門的業(yè)務工作，利用碎片時間學習計算機、英語、心理學等學科的知識，需要達到一專多能的綜合素質(zhì)。首先，高職院校檔案管理人員需要樹立終身學習意識，加強檔案業(yè)務學習，有效利用現(xiàn)有圖書館資源，下載并學習最新期刊，掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢，積極參加交流活動，將所得的理論成果應用于實踐工作中。同時，檔案人員需要提升自己的心理素質(zhì)，能夠客觀地評價他人和事物，在工作中能夠保持不以物喜、不以己悲。面對脾氣暴躁的檔案需求者，以慢制動，循循善誘，有條不紊地提供檔案管理服務。同時，做好本職工作需要擁有一個健康身體，擁有強健體魄才有時間和精力研究檔案工作的改革與創(chuàng)新。因此，高職檔案管理人員需要重視自身的身體健康狀態(tài)，可以借助院校特有的體育鍛煉資源，利用業(yè)余時間進行適當?shù)腻憻挘却龠M了與同事的交流，還能提高身體素質(zhì)。

（四）提升重視程度，提高檔案需求者的檔案意識

提升全社會的檔案意識是做好檔案管理工作的重要前提。全社會檔案意識的提高可以為檔案管理工作提供良好的工作環(huán)境和氛圍，同時提高全社會的檔案意識也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。值得注意的是，提升全社會的檔案意識并非一朝一夕之事，需要全社會的共同努力。首先，高職院校領導者需要重視檔案管理工作，檔案管理部門以及檔案業(yè)務部門需要尋求高職院校領導者的幫助，加強檔案意識的宣傳力度，通過在公共場合演講宣傳、咨詢、專題講座、有獎競猜等方式讓社會大眾注意檔案，為社會人士了解檔案提供支持。同時，院校檔案業(yè)務部門需要以檔案業(yè)務工作為依托，積極做檔案宣傳工作，用自己的實際工作成效樹立良好的檔案服務形象，用熱情、負責、熟練的工作風格換取檔案需求者的了解、信息與支持。

五、結(jié)語

總之，高職院校檔案管理人員的心理問題不容小覷，但也不是無法解決。從心理管理學角度去分析事物，需要是檔案管理人員具備強健的體魄、良好的服務意識，引導其形成良好的工作態(tài)度，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。