事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的思路研究

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吉林省林業(yè)勘察設計研究院

事業(yè)單位干部人事檔案工作，是在培養(yǎng)、任用干部等工作中逐漸形成的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件信息。是全面、有效考核相關干部的工作狀況的指標，對整個事業(yè)單位的管理工作具有重要的意義。因此，在實際管理過程中，相關人員應對其建立正確的認識。而信息化時代背景下，新型檔案管理模式的產(chǎn)生，使得管理流程、工作人員的工作形態(tài)都發(fā)生了較大的變化?；谛畔⒒ぷ髌脚_的建立，各事業(yè)單位干部人事檔案實施信息化管理模式。在實際運行過程中，應不斷完善工作流程，將其工作優(yōu)勢最大化發(fā)揮，從而不斷提升檔案管理工作的效率。

一、事業(yè)單位干部人事檔案實施信息化管理的必要性

基于當前社會經(jīng)濟的高速發(fā)展、以及互聯(lián)綱、計算機等技術的推廣使用，令各行各業(yè)的管理手段逐漸趨于智能化、信息化。而事業(yè)單位中人事干部檔案實現(xiàn)信息化管理，也具有一定的必要性。首先，利于檔案查詢。對事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理，將相關信息整合到信息化系統(tǒng)中，可令檔案管理人員在日常的查詢時更方便，在一定程度上可提高其工作質(zhì)量與工作效率。同時，還可將需檢索的信息快速、有效的報送給相關管理人員，使他們的管理工作更能順利開展。相較于紙質(zhì)檔案管理模式，信息化管理可節(jié)省工作運行時間，還可避免投入過多的人力資源。同時，還可有效改善傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的查詢信息不精準的問題。而借助信息化管理平臺，對事業(yè)單位干部人事檔案進行管理，可有效提高檔案的管理水平，促進檔案管理工作更順利、高效的完成，并可有效節(jié)約資源。其次，促進檔案管理更具規(guī)范性。檔案管理人員在開展相關工作過程中，可通過對干部信息進行整理并有效輸入到信息化平臺上，可使檔案管理更具規(guī)范性、科學性。檔案管理人員借助計算機等設備輸入檔案信息過程中，可選用同樣的字體、格式等進行錄入，可有效改善紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)字跡模糊、書寫錯誤等問題，從而不斷完善干部人事檔案管理手段。最后，檔案保存更安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因各種因素，會出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。特別是在管理年限不斷增加時，檔案會越來越多，需要更多的空間進行存放。而在整理或搬運的過程中，都會造成檔案遺失等風險發(fā)生。而實施信息化管理，檔案管理人員只需運用計算機及信息化平臺，就可對信息進行輸入、調(diào)取、保存等工作，不受時間與空間的限制。同時，還可對檔案進行加密、備份等管理，大大提高檔案管理工作的有效性、安全性。

二、當前事業(yè)單位干部檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理人員信息化工作意識不強

現(xiàn)階段，我國科技水平不斷提高，互聯(lián)綱等技術被滲透到各個領域。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都在積極創(chuàng)建信息化工作平臺，確保工作效率能不斷提升。但在實際工作開展過程中，部分工作人員缺乏一定的信息化管理意識，他們長期基于傳統(tǒng)固化的工作模式，心態(tài)上對信息化工作模式尚未形成正確的認知。甚至部分檔案管理人員認為運用計算機等技術去工作，會影響他們的工作效果。出現(xiàn)這樣的工作思想，追其原因是他們不能熟練的使用計算機等設備。并對信息化工作原理與流程缺乏正確的認知，導致他們對信息化管理形成較為片面的理解。

(二)檔案管理模式單一、缺乏創(chuàng)新

當前事業(yè)單位干部檔案管理工作，大多是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理流程展開工作的。即使部分事業(yè)單位已建立相應的信息化工作平臺，但相關工作人員也只是簡單的運用計算機進行一些數(shù)據(jù)的錄入。并未全面有效的發(fā)揮其功用，仍舊采用傳統(tǒng)的工作模式進行檔案管理。而針對于信息量較大的檔案管理工作，他們的工作效率較低，大量的時間都花費在檔案信息的書寫與校對的工作環(huán)節(jié)中，使得在查詢與輸出時并不能形成更高效的工作狀態(tài)。這樣的工作現(xiàn)狀，不僅會給檔案信息管理工作帶來一定的阻礙，還會影響事業(yè)單位檔案管理的健康發(fā)展。

三、事業(yè)單位干部人事檔案實施信息化管理的有效思路

事業(yè)單位干部人事檔案若想有效實現(xiàn)信息化管理，應對其建設內(nèi)容建立正確的認知。檔案信息化建設是將傳統(tǒng)檔案管理引入信息化管理，運用現(xiàn)代信息技術等作為有效輔助手段，將事業(yè)單位干部人事檔案信息進行整理輸入到信息化平臺中。并借助一定的數(shù)據(jù)處理手段，將文字、圖片等文書轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資源，從而基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理基礎上，有效融入數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)信息化管理。這樣的管理手段，更方便查閱。具體而言，事業(yè)單位對干部人事檔案實施信息化管理，應有效運用計算機等技術，積極建立并不斷完善干部人事檔案數(shù)據(jù)的整理、分析、收集、處理等，實現(xiàn)對檔案信息的動態(tài)化管理，從而確保其數(shù)據(jù)的完整性、精準性。同時，在實施信息化管理工作過程中，應對當前檔案管理工作中存在的問題形成有效認知，并能有效運用現(xiàn)代管理手段以及信息化平臺，不斷完善管理模式。

(一)強化檔案管理人員管理理念

根據(jù)事業(yè)單位的實際管理條件，對參與檔案管理的相關人員，應進行一定的培訓，從而不斷強化其管理理念。使他們在思想上形成積極的工作態(tài)度，明確了解事業(yè)單位干部檔案信息化管理工作的重要性。并積極引進外部高端人才，并結合內(nèi)部原有人員的有效培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

同時，對檔案管理人員的知識結構、認知水平、工作理念等應進行調(diào)查與分析，并對他們的綜合素質(zhì)等進行評價。基于此，根據(jù)工作人員的實際工作能力制定更具有針對性的培訓方案。特別是對事業(yè)單位的老員工，他們對傳統(tǒng)檔案工作中的接收、保管等工作形成固定思維，缺乏一定的創(chuàng)新精神。甚至有些員工對信息化管理模式產(chǎn)生抵觸心理，不能積極的投入到學習中。因此事業(yè)單位相關部門的領導者，應加強檔案管理人員的培訓工作。使他們不斷提升信息化管理能力，幫助他們建立正確的工作態(tài)度，并能有效運用信息化管理平臺、計算及等技術，逐漸將傳統(tǒng)紙質(zhì)管理手段有效過渡到信息化管理模式上。這樣，不僅有效提高工作質(zhì)量、工作效率。還在一定程度上幫助事業(yè)單位節(jié)省人力成本，促進其綜合管理水平的提高。

(二)勇于創(chuàng)新、完善檔案管理工作模式

基于當前社會的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位干部人事檔案施行信息化管理已然成為大勢所趨。而相關管理人員應與時俱進，在實際管理工作過程中，應勇于創(chuàng)新，大膽運用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等前沿技術，并對檔案信息化管理模式實時進行完善與創(chuàng)新，不斷優(yōu)化其管理模式。從而不斷健全當前干部人事檔案管理機制，使信息化管理手段最大化發(fā)揮其優(yōu)勢，令檔案管理水平實現(xiàn)質(zhì)的提升。具體而言，事業(yè)單位管理人員、以及檔案管理參與者，在實際工作開展過程中，應根據(jù)工作過程中出現(xiàn)的問題不斷進行反思與研究，并探尋更加合理的應對措施。大膽創(chuàng)新，使事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理模式不斷進行完善。如針對于較為復雜的工作環(huán)節(jié)可進行一定的簡化，減少相應的管理流程，從而不斷提升工作效率。同時，在施行信息化管理過程中，對于干部信息的輸入、檢索、輸出等環(huán)節(jié)，相關工作人員應對其建立深刻的信息化工作認識。特別是獲取、整理、分析、輸送信息時，檔案管理人員應有效運用現(xiàn)代先進的信息處理手段，不斷優(yōu)化信息處理模式。針對于大量、復雜的信息應有效進行分析與校對，從而確保其信息的完整性、精準度。譬如，在信息化管理工作中，通過融入信息化技術，可利用條形碼等對檔案進行識別與檢索，這樣不僅有效避免錯誤信息的產(chǎn)生，還可提高查閱效率，更可在一定程度上保障檔案管理的安全性。而事業(yè)單位在實施信息化管理過程中，管理人員應不斷完善自我管理能力，在實際工作過程中，逐漸提高信息化管理意識，并不斷運用新的技術簡化工作流程，使檔案管理工作更具規(guī)范性、科學性、高效性。不僅使管理流程更簡化，還可為工作人員建立更輕松的工作環(huán)境，從而切實提高檔案管理工作的質(zhì)量與管理效果。

四、結語

總之，事業(yè)單位在管理過程中，針對于干部人事檔案信息化管理環(huán)節(jié)，若想使相關工作開展的更為順利與高效，應對其管理人員的工作能力建立正確的認知。這些檔案管理人員是貫穿實施信息化管理手段的一線人員，他們的工作理念、工作能力等對其工作的完成程度具有重要的影響。因此，事業(yè)單位管理人員應對檔案管理工作人員的任用與培訓等工作給予足夠的關注與重視，并大膽改革，不斷完善工作模式。