信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新

李紅光

[摘 ? ?要] 首先分析了信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理過程中的一些問題，相應(yīng)地提出了一些創(chuàng)新性的解決辦法。

[關(guān)鍵詞] 信息化時(shí)代;財(cái)務(wù)檔案;管理創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 021

[中圖分類號(hào)] G271 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2019）19- 0048- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

在過去處理各種各樣財(cái)務(wù)檔案的過程中，總會(huì)出現(xiàn)一些問題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式已經(jīng)逐漸被淘汰，而信息化時(shí)代要利用高科技技術(shù)，這樣才能夠更好地解決存在的實(shí)際問題。本文沿著信息化時(shí)代發(fā)展的主流方向，分析了現(xiàn)階段高校財(cái)務(wù)檔案管理的一些創(chuàng)新性辦法。

1 ? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

1.1 ? 管理方式較為單一

既然是高校的財(cái)務(wù)檔案管理，那么就要和普通的檔案進(jìn)行區(qū)分來看，不同的檔案往往記錄著不同的信息，而財(cái)務(wù)檔案記錄著學(xué)校的每一筆收入和每一筆支出，以及國(guó)家所投入的一些資金，又或者是在日常生活中的一些開銷。這些財(cái)務(wù)檔案的每一步都十分重要，如果出現(xiàn)了數(shù)據(jù)混亂，則很難在后來的發(fā)展過程中更好地分析以前的數(shù)據(jù)，也沒辦法總結(jié)出更多的經(jīng)驗(yàn)，這樣自然而然會(huì)導(dǎo)致一些問題的發(fā)生。不僅僅會(huì)對(duì)現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生一定的破壞，還會(huì)對(duì)未來的財(cái)務(wù)檔案管理帶來更多的影響。所以說牢牢抓住高校財(cái)務(wù)檔案管理的一些特點(diǎn)，這樣才能夠更好地分析一些實(shí)際問題，避免分析問題過于理論化。分析實(shí)際問題時(shí)本文選取高校財(cái)務(wù)檔案管理過程中的一些典型缺陷進(jìn)行主要分析。首先就是管理方式比較單一，這也是大多數(shù)學(xué)校在財(cái)務(wù)檔案管理過程中的通病。因?yàn)楣芾硎侄伪容^單一，就導(dǎo)致了效率比較低下。在信息化時(shí)代，很多時(shí)候都通過電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。很多人也能夠認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代的重要性，但是卻很難將計(jì)算機(jī)技術(shù)和傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理有效地結(jié)合起來，依舊通過一些人工計(jì)算的方式來解決一些實(shí)際問題，這樣不僅容易出錯(cuò)，而且還效率低下。檔案的保存方式也比較單一，這就容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，會(huì)給一些人帶來嚴(yán)重的影響，還會(huì)給學(xué)校的財(cái)務(wù)處理工作帶來嚴(yán)重的麻煩。管理方式較為單一已經(jīng)是常見的問題，長(zhǎng)期困擾了各大高校的財(cái)務(wù)管理部門和其他工作人員，要想短時(shí)間內(nèi)解決，還需要從多方面進(jìn)行處理。包括對(duì)工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，給學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行一定的更新等等，這些問題都需要重點(diǎn)考慮。解決管理方式單一不應(yīng)該僅從其自身出發(fā)，還要考慮到一些細(xì)節(jié)的問題。如何了解高校財(cái)務(wù)檔案管理一些特性，如何了解信息化時(shí)代的主要發(fā)展方向，這都是需要重點(diǎn)考慮的問題。

1.2 ? 管理技術(shù)水平不高

接下來就具體分析一下管理技術(shù)水平包括哪些方面，依然要回到問題本身，明確高校財(cái)務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)了哪些問題，而信息化時(shí)代有哪些特征，有哪些技術(shù)又是能夠幫助人們進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。高校的財(cái)務(wù)檔案管理往往是多方面的，一方面包括國(guó)家投入的資金，而另外一方面還包括學(xué)校的收入支出以及學(xué)費(fèi)的管理，學(xué)生們的日常支出，科研費(fèi)用等等。學(xué)校的日常建設(shè)這些都需要投入大量的資金，財(cái)務(wù)檔案管理無非就是通過記錄的方式將這些財(cái)務(wù)支出財(cái)務(wù)收入進(jìn)行明確的數(shù)據(jù)處理，并且分析其內(nèi)在的規(guī)律，探索出一定的數(shù)據(jù)模型，這樣才能給未來的發(fā)展提供一定的經(jīng)驗(yàn)，這樣也是科學(xué)的發(fā)展道路。因?yàn)楣芾砑夹g(shù)不足，才導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析出現(xiàn)了一定的錯(cuò)誤，僅僅能夠獲得一些數(shù)據(jù)或者是數(shù)據(jù)獲取的都不夠全面，記錄下來之后就將檔案封存起來，無法分析其內(nèi)在的一些規(guī)律，無法通過現(xiàn)代化的一些計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行高效率處理，已經(jīng)成為各大高校的通病。在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容是比較多的，而且每一步都是比較重要的，不能出現(xiàn)一點(diǎn)偏差，管理技術(shù)水平不足則成為主要問題。說到具體的技術(shù)問題，主要探討的就是一些財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)，因?yàn)閷W(xué)校要建設(shè)一個(gè)單獨(dú)的財(cái)務(wù)檔案管理，就有專門的系統(tǒng)為學(xué)校服務(wù)，不能夠用社會(huì)上的一些軟件，否則很容易導(dǎo)致隱私泄露，也會(huì)導(dǎo)致學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理受到一定的限制。在開發(fā)系統(tǒng)的過程中，很多學(xué)校是無法獨(dú)立完成的，要外包給一些科技公司，但是在處理的過程中或許受到資金的限制或者是受到技術(shù)水平的限制，財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)往往比較落后，在后期維護(hù)的過程中也缺乏一定得更新，導(dǎo)致一些問題發(fā)生。又或者是在檔案管理過程中技術(shù)人員對(duì)于辦公軟件的應(yīng)用不夠深刻，很多問題處理的不夠明確，而且也不夠高效率化，對(duì)于未來的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。這些問題都嚴(yán)重地困擾著諸多的高校，管理技術(shù)水平不足屬于核心問題，落實(shí)到根本上還是要不斷地進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，不斷地進(jìn)行硬件升級(jí)，這樣才是解決實(shí)際問題的根本途徑。

1.3 ? 管理意識(shí)淡薄

另外管理意識(shí)淡薄給信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展造成一定的阻礙，因?yàn)楹芏嗍虑樾枰藶樘幚恚绻麑?duì)這方面出現(xiàn)了忽視，基礎(chǔ)設(shè)施再先進(jìn)，管理設(shè)備再全面也都是沒有任何意義的。如果人不去主動(dòng)的處理這些問題，那么就會(huì)將財(cái)務(wù)檔案管理忽視，也會(huì)把一些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)給忽視，就會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問題。這點(diǎn)可以分析生活中的一些問題，比如說想解決一些實(shí)際的問題，生活中的煩惱，又或是學(xué)習(xí)的過程中的一些困難，如果自身都不想主動(dòng)地去處理這些問題，那么就會(huì)產(chǎn)生一定的消極態(tài)度，而且效率也不會(huì)太高。在學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，很多工作人員認(rèn)為這項(xiàng)工作并不重要，又或者是在處理問題的過程中，僅僅通過一些簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄，認(rèn)為只要留存下來就是根本目的。但是卻忽視了其中一個(gè)關(guān)鍵的問題，要把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成有用的信息，這樣才能供人們參考，并不是所有人都能夠從海量的數(shù)據(jù)中得到有用的內(nèi)容，需要有專業(yè)的人員在其中發(fā)揮重要的作用，如果說連專業(yè)的人員管理意識(shí)都比較淡薄，那么這項(xiàng)工作是很難做好的。

2 ? ? ?信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新方法

2.1 ? 有效地利用信息化技術(shù)

所有的問題落實(shí)到最后還是要考慮如何提升一些自身的技術(shù)手段，這樣才能夠進(jìn)行創(chuàng)新性的管理方法，給高校財(cái)務(wù)檔案管理帶來更多的幫助，迎合新時(shí)代的發(fā)展，做出更多的成就。首先就是有效地利用信息化技術(shù)。信息化技術(shù)無非就是通過電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)處理，能夠進(jìn)行高效率的工作方式，能夠利用辦公軟件，通過一些高效率的數(shù)據(jù)收集方式給人們帶來更多的幫助，擺脫傳統(tǒng)的調(diào)查和人工手寫方式，這樣就改變了檔案保存方法。有效地利用信息化技術(shù)，首先要保證學(xué)校的信息化系統(tǒng)足夠完善，這樣在財(cái)務(wù)檔案管理處理的過程中能夠高效快速的收集數(shù)據(jù)，僅僅以個(gè)人為主體就能夠?qū)?shù)據(jù)上傳，這樣便減少了數(shù)據(jù)收集的時(shí)間，也能夠保證數(shù)據(jù)的安全性。這種方式在人們的生活中也深有體會(huì)，無論做什么工作或者是學(xué)習(xí)，用一些信息化數(shù)據(jù)就可以有效地調(diào)查到相關(guān)內(nèi)容，而且也能夠通過辦公軟件快速地處理數(shù)據(jù)，從海量的數(shù)據(jù)中迅速地畫出曲線，以此來分析財(cái)務(wù)檔案管理過程中的問題，并能夠有效地解決財(cái)務(wù)問題。對(duì)于每一筆收入每一筆支出都能夠準(zhǔn)確地記錄下來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，還會(huì)受到各種各樣的破壞，而存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中則可以通過云服務(wù)來實(shí)現(xiàn)高效率的工作方式，即使存儲(chǔ)幾十年都不會(huì)丟失?？偠灾?，有效地利用信息化技術(shù)已經(jīng)成為時(shí)代的發(fā)展方向，也是高校財(cái)務(wù)檔案管理過程中的創(chuàng)新方法之一。

2.2 ? 建立完善的信息服務(wù)體系

同樣建立完善的信息服務(wù)體系也是十分重要的，不能夠僅僅考慮一些人類因素的影響和外界環(huán)境因素的影響。在財(cái)務(wù)管理過程中，雖然說會(huì)受到實(shí)際情況的一些破壞，但是如果有一個(gè)完善的信息服務(wù)體系，這樣在財(cái)務(wù)檔案處理過程每個(gè)人都能做出貢獻(xiàn)，每個(gè)人都能夠?qū)⒆约合嚓P(guān)的數(shù)據(jù)上傳到學(xué)校的信息服務(wù)系統(tǒng)，這樣財(cái)務(wù)檔案管理過程中會(huì)節(jié)省很多的時(shí)間，也能夠給工作人員帶來更加高效的方式。以個(gè)人為主體上傳數(shù)據(jù)則顯得較為安全也較為便捷。而且在信息化時(shí)代所倡導(dǎo)的是人人都可以通過一個(gè)電子設(shè)備就能更好地去解決實(shí)際問題，而不是說僅僅由一個(gè)部門去收集調(diào)查，這樣不僅僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，拖慢時(shí)間就相當(dāng)于浪費(fèi)成本，就相當(dāng)于給學(xué)校帶來了更多的麻煩。完善的信息服務(wù)體系還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析，還希望能夠有利于廣大的師生。在財(cái)務(wù)檔案管理過程中分析出更多的問題，能夠?qū)①Y金合理分配。

2.3 ? 建立有效的反饋機(jī)制

另外有效的反饋機(jī)制也是十分重要的，財(cái)務(wù)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)問題，如果說不能夠聽取廣大師生的意見，往往建立的模型是有一定的偏差的，而且信息服務(wù)系統(tǒng)也是有一定的錯(cuò)誤的，如果還按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，那么就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。檔案是記錄信息的重要方式，雖然說現(xiàn)代是信息化時(shí)代，人們?cè)敢馔ㄟ^計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理信息，開放的服務(wù)系統(tǒng)也能讓更多人參與其中，但是如果沒有一個(gè)很好的反饋機(jī)制，人們還是不能夠聽到更多的聲音，也聽不到師生的意見，那也是沒有任何現(xiàn)實(shí)意義的。建立一個(gè)完善的信息檔案管理系統(tǒng)，是為了給財(cái)務(wù)管理帶來更多的幫助，而財(cái)務(wù)管理又是希望給師生的正常生活帶來一定的幫助。無論是學(xué)校的科研還是學(xué)校的投資建設(shè)等等都要用到一定的資金。資金要進(jìn)行合理的分配，就需要根據(jù)檔案中記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的分析，這樣才能夠有效地預(yù)測(cè)未來的一些情況。完善的反饋機(jī)制是實(shí)現(xiàn)學(xué)校公平化的重要手段，也是財(cái)務(wù)檔案管理的有效提升措施。

2.4 ? 強(qiáng)化信息檔案處理流程

做什么事情都要優(yōu)化流程，在強(qiáng)化信息檔案處理過程中要明白一個(gè)問題，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行充分的優(yōu)化，這樣能夠避免意外因素，同時(shí)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理也能夠有著更多的幫助。在高校發(fā)展的過程，信息化技術(shù)可以說是走在前沿，很多學(xué)校都有足夠的資金，在完善檔案處理流程的過程中要明白數(shù)據(jù)的收集來源是如何，數(shù)據(jù)處理又通過怎樣的模型，數(shù)據(jù)后期使用的過程中要有什么樣的規(guī)矩，這樣才能夠解決實(shí)際問題，也能夠保證每一個(gè)步驟都足夠安全。

3 ? ? ?結(jié) ? ?語

總而言之，財(cái)務(wù)檔案管理因?yàn)槠渥陨淼奶厥庑孕枰仃P(guān)注，更需要一些高素質(zhì)的人才利用信息化時(shí)代的技術(shù)進(jìn)行充分處理，才能給學(xué)校的財(cái)務(wù)帶來更多的幫助。

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