淺談中職《辦公軟件應(yīng)用》課程演示型PPT幻燈片結(jié)構(gòu)搭建和文案提煉的方法

李心田 黃春梅 羅燕梅 林穎

【摘 要】針對(duì)中職《辦公軟件應(yīng)用》課程中PPT制作教學(xué)模塊普遍存在“重操作、輕設(shè)計(jì)”的問題，合企業(yè)調(diào)研真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，試談演示型PPT（幻燈片）制作結(jié)構(gòu)搭建和文案提煉的方法。

【關(guān)鍵詞】中職;PPT;結(jié)構(gòu)搭建;文案提煉

【中圖分類號(hào)】G623.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2019）19-0-01

PPT制作模塊是中職《辦公軟件應(yīng)用》課程中的一個(gè)重要組成部分，該模塊的學(xué)習(xí)目的在于讓學(xué)習(xí)者能夠完成對(duì)應(yīng)專業(yè)真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。但是，在PPT制作模塊的實(shí)際教學(xué)過程中，普遍存在“重操作、輕設(shè)計(jì)”的問題，也就是教學(xué)過程偏重軟件功能和操作方法，對(duì)PPT（幻燈片）的邏輯結(jié)構(gòu)搭建、文案提煉、覺化表達(dá)設(shè)計(jì)方法幾乎不涉及或一帶而過，導(dǎo)致學(xué)習(xí)者完成這一模塊的學(xué)習(xí)之后，僅掌握了PPT制作軟件的操作方法，卻無法設(shè)計(jì)制作出一套完整可用PPT（幻燈片）。針對(duì)這樣的問題，筆者結(jié)合企業(yè)調(diào)研真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，試談演示型PPT（幻燈片）制作結(jié)構(gòu)搭建和文案提煉的方法，以期為同行提供參考。

一、PPT（幻燈片）制作流程

1.準(zhǔn)備——2.搭建結(jié)構(gòu)——3.提煉文案——4.確定風(fēng)格——5.制作——6.調(diào)試修改——7.定稿

二、根據(jù)上圖所示，環(huán)節(jié)1-4為設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，5-7為制作環(huán)節(jié)，但是在此前實(shí)際的教學(xué)過程中相當(dāng)多的授課者和學(xué)習(xí)者都忽視設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，將教學(xué)重心設(shè)定在軟件操作上，導(dǎo)致學(xué)習(xí)者無法達(dá)成學(xué)習(xí)目標(biāo)，即完成對(duì)應(yīng)專業(yè)真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。針對(duì)這樣的問題，本文結(jié)合案例就PPT制作的提煉文案、搭建結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)提供一些基本的方法

（一）準(zhǔn)備環(huán)節(jié)：

在制作PPT（幻燈片）的準(zhǔn)備階段需要知道5W即：做什么（WHAT）、為什么做（WHY）、呈現(xiàn)對(duì)象是誰（WHO）何時(shí)用（WHEN）在哪用（WHERE）。首先，做什么（WHAT）類型的PPT？制作演示型PPT還是閱讀型PPT？這里以演示型PPT為例，演示型PPT即演講輔助型PPT。此類PPT作為演講者的輔助展示，特點(diǎn)在于用僅呈現(xiàn)核心觀點(diǎn)和重要論據(jù)。這就決定了拿到演示文案之后需要對(duì)其進(jìn)行必要的提煉。其次，決定了做演示型PPT之后，還要明確為什么（WHY）來做這次演示？目的是為了什么？是為了闡釋觀點(diǎn)還是產(chǎn)品介紹？這與之后的PPT結(jié)構(gòu)搭建很有關(guān)系。

（二）演示型PPT結(jié)構(gòu)搭建的幾種方法：

準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中，我們明確了將要制作的PPT（幻燈片）的類型——演示型，明確了演示的目的和呈現(xiàn)的對(duì)象，就可以根據(jù)這些因素來搭建PPT（幻燈片）的整體結(jié)構(gòu)。

1.PREP（觀點(diǎn)-理由-案例-觀點(diǎn)）即“總—分—總”結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)適合闡釋觀點(diǎn)。舉個(gè)例子，想要說服某公司購買一款A(yù)PP辦公軟件。我們可以這樣來搭建結(jié)構(gòu)：

（1）觀點(diǎn)（總）：作為一家員工數(shù)量超過15人的公司，協(xié)同辦公很有必要，因此，建議貴公司購買我們的APP辦公軟件產(chǎn)品。

（2）對(duì)方購買產(chǎn)品的理由（分）：我們的APP辦公軟件可以幫你解決很多問題，比如：網(wǎng)盤、資源共享，一對(duì)一通知并顯示已讀情況，在線文檔等。給出一些相關(guān)的案例：其它公司是如何利用我們的產(chǎn)品，進(jìn)行協(xié)同辦公的，取得了哪些效果。

A公司：①使用網(wǎng)盤、資源共享可以使……②使用一對(duì)一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

B公司：①使用網(wǎng)盤、資源共享可以使……②使用一對(duì)一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

C公司：①使用網(wǎng)盤、資源共享可以使……②使用一對(duì)一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

最終的觀點(diǎn)：基于以上理由，我們的APP辦公軟件可以提高協(xié)同辦公效率，再次建議貴公司購買我們的APP辦公軟件產(chǎn)品。

2.金字塔結(jié)構(gòu)

（1）序言結(jié)構(gòu)

S：situation（情景），從觀眾都熟悉的事物和場(chǎng)景引入，拉進(jìn)距離，增強(qiáng)帶入感。

C：complication（沖突），實(shí)際情況往往和我們的預(yù)期和要求有沖突。

Q：question（疑問），如何解決問題？

A：answer（解決方案），詳細(xì)闡述解決方案

這樣的結(jié)構(gòu)多用于說服他人接受解決方案，既可以有邏輯的把事件敘述完整，又能營造起伏的敘事氛圍，激發(fā)聽眾的興趣。

同樣是想要說服某公司購買一款A(yù)PP辦公軟件，我們可以采用標(biāo)準(zhǔn)的序言結(jié)構(gòu)——背景（S）-沖突（C）-疑問（Q）-解決方案（A）來搭建PPT結(jié)構(gòu)：

（2）橫向關(guān)系（疑問/回答式對(duì)話）

橫向關(guān)系的實(shí)質(zhì)就是建立一種疑問/回答式的對(duì)話，從而使聽眾帶著極大的興趣了解演示者的思維發(fā)展。

比如培訓(xùn)課件類的演示，現(xiàn)在到月底完成PPT制作，還有5天時(shí)間，只完成了50%的工作，即設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，剩下的50%該如何完成？

疑問提出后，相應(yīng)地給出答案，可以從選擇模板、排版、動(dòng)畫設(shè)計(jì)制作幾方面入手。

A.選擇模板：……B.排版：……C.動(dòng)畫設(shè)計(jì)制作：……

然后根據(jù)剩余時(shí)間，制定詳細(xì)的制作計(jì)劃。如何選擇選擇模板呢？如何排版呢？如何進(jìn)行動(dòng)畫設(shè)計(jì)制作呢？

演示都所做的每一個(gè)表述都應(yīng)當(dāng)引起聽眾的疑問，同時(shí)必須在這一表述以下的層次上橫向?qū)σ蓡栍枰曰卮稹?/p>

（3）縱向關(guān)系（演繹或歸納）

①演繹——演繹的思路就是從大前提加小前提最后推導(dǎo)出一個(gè)正確的結(jié)論。

比如，所有的職場(chǎng)人都要會(huì)做PPT（職場(chǎng)基本技能），而你如果是一名職場(chǎng)人，就能得出你也要會(huì)做PPT的結(jié)論了。

②歸納——對(duì)相互關(guān)聯(lián)且為同一屬性的內(nèi)容進(jìn)行判斷，并往上推論出一個(gè)總結(jié)性的結(jié)論。

例如：小張做PPT的時(shí)候，可以快速提煉文案、搭建結(jié)構(gòu)，輕松確定風(fēng)格，玩轉(zhuǎn)排版，做出專業(yè)的配色。

通過以上幾個(gè)內(nèi)容可以歸納得出，小張是一個(gè)PPT達(dá)人。

無論是采用演繹法還是歸納法，都是為了更好的服務(wù)于主題，在選擇上也會(huì)有所側(cè)重。如果演示目的更偏向于傳達(dá)觀點(diǎn)或者思想，說服觀眾，使用演繹法比較合適;如果呈現(xiàn)解決方案是演示重點(diǎn)，那么采用歸納法會(huì)更合適。

（三）提煉文案的方法：

演示文案的整體結(jié)構(gòu)搭建完成之后，接下來就要對(duì)具體的文案進(jìn)行提煉，如何對(duì)演示文案進(jìn)行必要的內(nèi)容提煉呢？一般需要提煉兩類信息：核心觀點(diǎn)（論點(diǎn)）、證明核心觀點(diǎn)的關(guān)鍵信息（論據(jù)）。從文案中總結(jié)出核心觀點(diǎn)（論點(diǎn)），篩選出證明核心觀點(diǎn)的關(guān)鍵信息（論據(jù)）。

1.篩選出證明核心觀點(diǎn)的關(guān)鍵信息（論據(jù)）：

比如從下面一段文字中篩選出論據(jù)。

篩選后我們找到這些關(guān)于“大數(shù)據(jù)”的關(guān)鍵信息：

2.總結(jié)出核心觀點(diǎn)（論點(diǎn)）的方法：

描述共同點(diǎn)——從不同內(nèi)容中總結(jié)出共同點(diǎn)，作為結(jié)論，有兩種常見的描述類型。

（1）描述行為本身。

舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子：

7月份A產(chǎn)品門店銷售增長(zhǎng)700套。8月份A產(chǎn)品網(wǎng)店銷售增長(zhǎng)800套。9月份A產(chǎn)品APP銷售增長(zhǎng)1000套。

以上數(shù)據(jù)的共同點(diǎn)有哪些呢？

時(shí)間：都是在第三季度。行為：都是在實(shí)現(xiàn)銷售增長(zhǎng)。于是得出結(jié)論：

第三季度，通過三種銷售渠道實(shí)現(xiàn)了A產(chǎn)品銷售增長(zhǎng)2500套。

（2）描述推論結(jié)果。

也來舉個(gè)例子：

截至11月份，公司已完成以下人員招聘：實(shí)習(xí)生100人;基層員工50人;中層管理10人;高層領(lǐng)導(dǎo)3人;那么，我們可以推論出什么結(jié)果呢？

公司已建立完善的人才梯隊(duì)，有效保障公司良性發(fā)展。

三、總結(jié)

PPT制作模塊是中職《辦公軟件應(yīng)用》課程中的一個(gè)重要組成部分，為了達(dá)成該模塊的學(xué)習(xí)目標(biāo)——能夠完成對(duì)應(yīng)專業(yè)真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。筆者結(jié)合企業(yè)調(diào)研真實(shí)工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)以往的教學(xué)過程中忽視的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，提供了文案提煉的方法——篩選法提煉論據(jù)、總結(jié)法提煉論點(diǎn)，結(jié)構(gòu)搭建的方法——金字塔結(jié)構(gòu)的三種子結(jié)構(gòu)，以上方法較為簡(jiǎn)單和直觀，便于中職學(xué)生理解和掌握，在PPT模塊教學(xué)實(shí)踐中如何開展以上內(nèi)容的教學(xué)實(shí)踐并取得一定成效，值得進(jìn)一步探索和研究。

參考文獻(xiàn)

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