企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

顧茜

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化建設(shè)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)中。而企業(yè)的檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有不可忽視的重要作用，不僅能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，還能大大減少人為操作的工作失誤情況，不斷提高企業(yè)的現(xiàn)代化辦公水平。因此，本文針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)闡述，并針對(duì)具體情況提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以期對(duì)企業(yè)的檔案信息化管理提供更多借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題與對(duì)策;研究

當(dāng)前越來(lái)越多的企業(yè)跟緊信息化建設(shè)的步伐，在檔案管理上引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而達(dá)到整合企業(yè)信息資源的目的，提升了檔案管理的規(guī)范性，幫助企業(yè)不斷提高競(jìng)爭(zhēng)力。雖然信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)具有重要的優(yōu)勢(shì)作用，但也不可忽視企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)還存在一定問(wèn)題，因此必須具體問(wèn)題具體分析，提高企業(yè)檔案的服務(wù)能力。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。隨著時(shí)代的不斷飛速發(fā)展，相較于傳統(tǒng)的人工整理、歸檔方式，現(xiàn)代化信息技術(shù)更能滿足企業(yè)的需求，不僅能保證企業(yè)檔案管理的安全性和時(shí)效性，還能減少人工整理導(dǎo)致的檔案信息缺失、遺漏的風(fēng)險(xiǎn)，是符合時(shí)代發(fā)展的需要的新型管理方式。

2）有助于提高企業(yè)檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案整理工作程序復(fù)雜，工作量較大，需要耗費(fèi)大量的人力和物力，顯示出較大的弊端。利用信息化技術(shù)建立檔案信息庫(kù)能快速、高效的對(duì)檔案信息的變動(dòng)情況進(jìn)行記錄和調(diào)整，大大減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，有助于提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

3）便于企業(yè)檔案信息保存。如果對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，難度較大，且受多種影響因素的影響，不可避免地會(huì)出現(xiàn)丟失和損壞的情況。利用信息化技術(shù)建立電子檔案，能夠?qū)n案進(jìn)行分類歸檔保存，有助于加強(qiáng)檔案信息的安全性。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問(wèn)題

1）缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，基礎(chǔ)條件不足。企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展非常重要，不僅能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，還記錄著企業(yè)發(fā)展的優(yōu)秀成果。但是很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，沒(méi)有將檔案管理規(guī)劃到企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中。企業(yè)的大部分工作人員只把經(jīng)濟(jì)效益放在首要位置，在企業(yè)檔案管理方面存在缺陷，忽略了企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，信息化建設(shè)水平較低，存在資金投入嚴(yán)重不足、設(shè)備不完善等問(wèn)題。檔案管理工作形同虛設(shè)，檔案信息資源匱乏，使得工作人員無(wú)法開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的信息資源，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量較低，長(zhǎng)此以往，必定影響企業(yè)樹立良好的企業(yè)品牌形象，從而嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃。當(dāng)前我國(guó)多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層欠缺檔案管理意識(shí)，對(duì)企業(yè)的檔案管理還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃方案。若沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，不僅會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案的工作流程和環(huán)節(jié)難以形成標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化管理，而且使相關(guān)工作人員職責(zé)不明確，存在崗位缺乏針對(duì)性的問(wèn)題。同時(shí)，在我國(guó)企業(yè)內(nèi)部還缺乏完善的相關(guān)工作人員考核制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，檔案工作人員缺乏工作積極性，部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)的工作人員具有一定的隨意性，甚至有違規(guī)操作的行為。檔案信息化建設(shè)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不利于企業(yè)獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益，造成了企業(yè)檔案信息化管理質(zhì)量低下，影響企業(yè)檔案工作的效率。

3）缺乏檔案管理的專業(yè)化隊(duì)伍。企業(yè)檔案管理的隊(duì)伍水平的高低直接決定了企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容具有特殊性，其工作范圍廣泛，但是企業(yè)高層對(duì)檔案管理工作重視不夠，崗位設(shè)置具有一定的隨意性，缺乏對(duì)檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍的相關(guān)培訓(xùn)和管理，因此，企業(yè)的檔案工作人員的綜合素質(zhì)較低且檔案管理人才隊(duì)伍力量相對(duì)薄弱。為數(shù)不多的企業(yè)檔案工作人員也受制于傳統(tǒng)思想的影響，只重視經(jīng)濟(jì)效益，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，僅僅做到了維護(hù)企業(yè)檔案信息的安全性，檔案信息的透明性和公開(kāi)性較低，無(wú)法增強(qiáng)企業(yè)檔案信息的公開(kāi)性，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作沒(méi)有精準(zhǔn)和系統(tǒng)的理解。企業(yè)也對(duì)檔案管理的員工缺乏管理和統(tǒng)一培訓(xùn)，無(wú)法保證檔案管理信息化建設(shè)的深入落實(shí)和開(kāi)展。這在一定的程度上會(huì)影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1）企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的安全管理體制和管理標(biāo)準(zhǔn)，而且相關(guān)的資金投入、設(shè)備、新型技術(shù)都比較落后，這與企業(yè)的管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視有很大的關(guān)系。因此，企業(yè)首先要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的重視，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息化管理，制定科學(xué)有效的統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，要重視并不斷強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任感，落實(shí)工作人員的具體職責(zé)，獎(jiǎng)懲分明，充分發(fā)揮施工人員的積極能動(dòng)性。最后，企業(yè)要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，做好基礎(chǔ)性工作，為檔案的信息化建設(shè)提供充分的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2）建立完善的企業(yè)檔案信息化安全管理制度。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)內(nèi)部完善的安全管理制度，安全保障體系的完善與否直接決定了檔案信息化建設(shè)的有效性。因此，完善安全管理制度，一方面要在企業(yè)內(nèi)部建立相應(yīng)的檔案安全預(yù)防部門，任命認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員，明確其工作職責(zé)和范圍，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，制定一定的監(jiān)督制度和措施，做好檔案的歸檔工作，保證檔案信息的安全性。另一方面，檔案工作人員要做好保密工作，對(duì)于一些重大的檔案信息和密級(jí)較強(qiáng)的信息應(yīng)用信息化管理體系，優(yōu)化安全監(jiān)管技術(shù)，建立檔案信息資料庫(kù)，對(duì)檔案整理過(guò)程中的操作要進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，排除安全隱患，做好安全監(jiān)督工作。對(duì)一些違法違規(guī)、影響安全性的行為要制定懲罰措施，適當(dāng)加大懲處力度，從而保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效性。

3）培養(yǎng)更多的檔案信息化建設(shè)人才。為保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，必須培養(yǎng)一批符合時(shí)代背景，信息化意識(shí)強(qiáng)且能熟練掌握先進(jìn)技術(shù)的人才。電力企業(yè)要積極引進(jìn)檔案信息化管理技術(shù)方面的人才，學(xué)習(xí)西方先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)相關(guān)檔案人員定期安排職業(yè)培訓(xùn)。鼓勵(lì)檔案人員積極參與經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，在已有的隊(duì)伍中有計(jì)劃、有目標(biāo)的擴(kuò)大具有很強(qiáng)專業(yè)水平能力的隊(duì)伍，增加新鮮血液，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。保障檔案人員的福利待遇水平，建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高其工作積極性，從而達(dá)到加強(qiáng)人才培養(yǎng)的目的。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)也取得了十足的進(jìn)展，不斷地優(yōu)化和完善企業(yè)檔案信息化管理于推動(dòng)提高檔案信息利用率具有不可忽視的重要作用。本文通過(guò)從企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問(wèn)題以及優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策進(jìn)行分析，提出應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、建立完善的企業(yè)檔案信息化安全管理制度和培養(yǎng)更多的檔案信息化建設(shè)人才等舉措，從而更好地提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

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